项目和职能管理在公共图书馆中应用的冲突及解决办法(2)

　　2.5 考评机制的争议。
　　
　　在矩阵式组织结构中，图书馆对员工大都采用职能与项目相结合的考核方式，即项目与职能综合计分的方式，但是分数不直接兑现为奖金或晋升等激励。比如，佛山市图书馆个人计分由四大块构成：资历分、科研成果分、荣誉分、项目分。但是，馆员分数高低不能完全反映馆员工作实际付出的差异；部门间分数差异源于部门职能和业务性质；项目间分数差异不能完全体现项目难度、强度和时长差异；如果对项目团队人数缺乏相应的控制，可能会出现“搭便车”现象。
　　
　　2.6 部门协作的问题。
　　
　　项目活动往往涉及多个部门甚至整个组织，因此，项目管理更强调部门与组织间的合作与协作精神，需要保证最大限度的信息畅通。而在传统图书馆中，职能分工不同容易导致各部门形成壁垒，加上项目工作与职能工作的差异性，项目团队与职能部门在信息沟通上会存在无形的阻碍，可能会出现信息不对称、信息滞后、信息不明确等问题。
　　
　　3 对策。
　　
　　图书馆职能管理与项目管理冲突的根本问题在于如何对常态工作与项目工作进行区分与结合，项目工作来源于常态工作，是对常态工作的升华和改进。本文结合佛山市图书馆近几年的项目管理实践，提出以下几点对策：
　　
　　3.1 消除疑虑，获得信任。
　　
　　为有效化解员工初期的抵触心理，佛山市图书馆在项目管理初期作了以下尝试：在管理变革之初，为全馆职工提供了沟通交流的环境。一方面，通过举办座谈会、交流会、培训等形式，在“项目立馆”初期针对馆内对管理变革的态度，结合馆员提出的合理化建议，先后颁布相关文件，如 《佛山市图书馆项目实施步骤》《佛山市图书馆项目答疑》，以缓解管理变革给员工带来的疑虑和不安的心理。另一方面，鼓励全馆员工开展项目。2011 年佛山市图书馆引入项目管理理念，当年立项 14 个，开了个好头。在项目管理初期，为了推动馆员积极开展项目活动，佛山市图书馆在立项时并没有作过多严格的界定。通过2011 年的项目管理初探，馆内员工切身体会到了项目管理手段所带来的工作成效，于是积极参与项目，至 2015 年底共立项 339 个，员工项目参与率 100%.如今项目管理深入人心，成为佛山市图书馆工作的常态手段。
　　
　　3.2 优化组织结构。
　　
　　引入项目管理模式后，佛山市图书馆的组织结构优化着眼于两个方面：一是减少职能部门责任交叉。实施项目管理以来，佛山市图书馆为提升组织效率，减少部门责任交叉，适时调整部门设置。2011 年成立数字资源部，负责数字资源建设、管理和服务工作；2013 年成立公共活动部，专门负责全馆活动策划、组织和统筹，2014年将负责讲座的南风讲坛部并入公共活动部，进一步明晰了各部门职责。目前佛山市图书馆共设置部门 14 个，各部门职能清晰、权责到位。二是充分发挥项目管理领导小组及其常设机构的项目监管职能。2011 年 7 月，佛山市图书馆设立业务管理部，是图书馆业务管理、协调和规划部门，兼行项目管理办公室（PMO）职能，是推进项目管理的核心部门和管理项目的常设机构。业务管理部辅助对项目全面管理和监控项目的运作，制定各项管理程序、标准、表格，管理项目文件，立项评估和结项验收，定期项目汇报，协调和解决职能部门和项目小组以及项目小组间因资源、人员等方面原因而产生的矛盾，并为项目团队和项目负责人提供及时的支持和指导。
　　
　　3.3 完善项目管理制度。
　　
　　构建科学、公平、合理的项目管理制度是图书馆项目化进程的基本保证。完善项目管理制度须从项目活动的全过程入手。首先，构建公开透明的项目立项制度[3].佛山市图书馆成立项目管理小组，由馆领导、业务管理部、项目咨询团队、职工代表等联合把控项目立项的原则与标准，依据项目活动的具体内容并结合图书馆的整体发展战略等对所征集的项目进行划分与定级，经馆领导班子审批，最后全馆公示三天，无异议则立项。其次，在项目活动开展过程中，制定科学合理的项目进度和成本管理制度。佛山市图书馆采用项目负责制，项目负责人对项目活动全过程负全责，并定期在项目管理系统中反馈项目进度。为控制项目成本，项目负责人需填写项目经费申请表，经业务管理部、馆领导审批，然后提交财务。最后，构建严格的项目成果评估验收制度。由项目管理小组对已完结项目对比项目交付成果与项目预期成果，对项目活动成果进行评估验收，经馆领导班子审批，进行结项公示，无异议方可结项。
　　
　　3.4 合理配置资源。
　　
　　（1）制定资源优先级别。图书馆在制定资源优先级别时，首先应保证图书馆日常业务工作及活动的正常开展；其次可按照项目的重要程度和涉及范围等来划分。项目活动具有临时性、创新性等特点，制定资源优先级别时应具有灵活性，应具体问题具体分析。
　　
　　（2）多项目并行的资源配置。可结合馆内项目分级分类的制度，将并行的多项目进行组合管理。同一类型的项目活动由于结构类似、内容相近，其所需的资源可以共享，因此，可将同一等级下的同一类型或不同等级下的同一类型的项目活动进行组合管理，按实际所需合理配置资源，并科学引导同类型项目活动的资源共享[4].
　　
　　（3）探索项目固化为职责后的资源配置。在项目管理的后期出现项目职能化的趋势。面对这些“多出来”的工作，图书馆首先应识别资源需求，即需明确各项目固化为职责后，这部分新增职责的资源需求，分析各职责在人力、物力、财力等各方面的资源诉求；其次分析资源约束，即分析馆内资源现状，对紧缺资源、保障性资源等进行分析，明确馆内资源配置的动态信息；最后制定资源计划，在资源需求和资源约束中寻求最佳平衡点，制定资源计划时兼顾馆内各项工作的顺利实施。