项目和职能管理在公共图书馆中应用的冲突及解决办法(3)

　　3.5 优化考评方式。
　　
　　在职能管理与项目管理并行的环境下，绩效考核与项目计分，只采用其中任何一种考评方式都是不公平不科学的。最好的方法是根据本馆具体情况，两种或多种考评方式并行，并赋予相应的比重，尽可能做到公平科学。同时辅以其他奖励手段，物质奖励与精神奖励相结合，以充分调动员工的工作热情。佛山市图书馆根据近几年的实践，不断探索更为合理的考评机制，主要做了以下探索：
　　
　　（1）优化项目等级划分。2015 年修订 《佛山市图书馆项目管理标准》，在原有的 A、B、C 三个项目等级的基础上增加 D 级，适用于一些创新性强、项目工期短、难度不大的微型、小型项目。制定了在项目分类下再分级的原则，按照业务属性、内容、对象、成果形式不同，将图书馆项目分为读者活动类、学术类、业务提升类、技术研发类、其他等五个类别。这些调整既有利于激发全馆的创新意识，又有利于丰富图书馆项目的内容，激发馆员参与项目的热情与激情。
　　
　　（2）变动调整项目分值。2015 年佛山市图书馆项目管理新政策对原有的项目分值作出适当调整，增加 D 级项目的分值，将 B 级项目一般成员的分值从 10 分调整到 15 分，B 级项目参与成员的分值由 3 分调整到 5 分。一方面调动馆员参与项目活动的积极性；另一方面全面协调、保证公平，构建团结和谐的组织氛围。
　　
　　（3）调整项目计分规则。项目计分沿用按结项计分的方法，即项目结项公示后，相关人员获得相应的分数。2015 年对项目计分规则进行了完善，主要集中在对跨年度重大项目采取分段计分的方法，这样的变动在一定程度上调动了员工参与大项目的积极性，使得项目计分的细则更为完善和公平。
　　
　　（4）平衡不同岗位间、部门间项目。针对一些项目参与热门岗位，如宣传、后勤、电工、多媒体资料收集与整理等岗位，特制定文件严格界定其项目参与程度，避免出现某些岗位人员项目分过高。针对一些业务工作占比例较大的部门，比如采编部，在项目申报时适当放宽审核标准，以平衡部门间项目量。此外，对借调人员不能参与项目，规定在借调期间的项目分值以当年全馆结项项目平均分为基础，根据借调时间进行分值计算。
　　
　　佛山市图书馆的以上探索取得了明显成效，得到员工认可。为进一步建立科学合理的考评机制，建议佛山市图书馆划分职能与项目分值权重，具体而言，可以表现为两种方案：一是三级区分。即在图书馆中根据职称（高级职称-中级职称-初级职称）分级，在考评中对项目工作和基础工作的侧重点有所区别。比如，高级职称的绩效与项目考评比重为 3∶7,高级职称的馆员在知识、阅历、经验等方面都较为全面，这部分人员可能对项目活动的贡献更多，因此，其考评导向应更注重项目考核。中级职称的绩效与项目考评比重为 4∶6,中级职称是图书馆业务工作的中坚力量，在考评导向中，一方面应保证绩效考评的比重，另一方面还要调动这部分人员参与项目活动的积极性。初级职称的绩效与项目考评比重为 5∶5,在于保证基础人员坚持职能工作与项目工作两不误的标准。二是两级分层，即部室主任和普通员工，部室主任的绩效与项目考评比重为 4∶6;普通员工的绩效与项目考评比重为5∶5.
　　
　　3.6 利用项目管理平台沟通协作。
　　
　　项目管理全过程贯穿着各种各样的项目表单，如立项表、项目变更表、结项表、评估表，表单过于繁杂一方面会遏制组织成员参与项目活动的积极性，另一方面也不利于项目的管理，在一定程度上也阻碍了项目信息的传递[5].因此，有必要在项目信息沟通这一环节进行探索。佛山市图书馆就在这一方面作出了有益尝试，根据本馆实际，与第三方合作建立项目管理平台，并于2015 年 1 月 26 日起试运行。该系统集项目申报、项目审批、项目进度管理、项目结项、项目公示、分值查询等功能于一体。馆员可自主在系统上进行项目申报、提交项目进度、管理项目成员、提交项目变更、查看项目公示、结项等各项操作。项目管理小组、馆领导班子将在系统上进行在线审批，不再使用原有的表格文档。该系统使得项目活动全过程中的沟通和协调更为高效和便捷，也有利于项目管理部门对项目活动进行系统的管理和控制，同时使项目信息公开透明，加深部门间、项目小组间的相互了解，很好地解决了信息沟通和部门协作的问题。
　　
　　通过以上论述，可以看出，项目管理和职能管理在并行中虽然会出现各种各样的难点和问题，但公共图书馆内部如果能够加以协调和引导，这两种管理模式会在并行环境下不断发挥自身的优势，并进行有效互补。随着项目管理的不断深入，二者在磨合中可能会出现新的问题，但只要图书馆管理者和工作人员能够不断创新和求变，这些新问题会被一一化解，同时更多更有效的管理理念也会不断融入到公共图书馆的管理中去。
　　
　　参考文献：
　　
　　[1] 岳鹏，黄解宇。 职能管理体制与流程管理体制的比较分析[J].经济管理，2006 （3）：39-41.　　
　　[2] 王春娟。 科层制的涵义及结构特征分析---兼评韦伯的科层制理论[J].经济管理，2006 （5）：56-60.　　
　　[3] 胡芳。 我国公立高校科层制管理困境研究---基于资源依赖理论的分析[D].成都：西南交通大学，2009.　　
　　[4] 王海英。 图书馆应用项目管理时应注意的几个问题[J].图书馆学研究，2014 （14）：26-28.　　
　　[5] 戚安邦。 项目管理学[M]. 北京：科学出版社，2007:24.