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图书馆业务外包的优缺点及其管理策略

来源:学术堂 作者:周老师
发布于:2015-01-14 共2067字
论文摘要

  图书馆业务外包,主要是图书馆采取合约方式委托书商,提供所需的业务功能。对于图书馆而言,其业务外包过程中主要考虑两个方面的内容:第一,基于组织高效率调整、岗位重组之要求,将重点集中在读者服务上;第二,基于总体资金考虑,应对做好图书馆成本核算工作。

  1.图书馆业务外包利弊分析

  1.1 图书馆业务外包的优点

  优点一:可以有效节约经费业务外包的主要优势在于可以有效节约经费,一般而言,外包书商都是规模性经营,而且专业技术要求比较强,通过优质的提供服务可享有折扣优惠,节约人事应用和管理方面的费用。比如,以某图书馆为例,采访业务外包时接受了书商免费采访数据,而且有效地解决了以往输入采访信息数据的繁重任务;而且只需一名采访人员即可完成任务,不仅有效地节省了编制,而且还节省了支付工资。

  优点二:可以有效节约劳动力对于多数图书馆而言,基本上都存在着人力资源与经济负担相矛盾的问题,甚至缺乏专业人员。当图书馆采用业务外包方式以后,可以有效解决这一问题。以某图书馆的编目为例,在未采取外包之前,每年需购书大约 5 万册,至少有 4 名馆员才能完成编目任务;采用编目外包以后,到馆的新书只需检错、验收,图书馆馆员每天可完成大约 60 种、120 册图书的分检,大大提高了工作效率,只需 2 名馆员即可完成每年大约 5 万册图书的编目。

  优点三:可以有效提升服务质量和效率图书馆服务水平的提升,主要是采用先进的技术手段、高素质人才。图书馆业务外包,可充分利用社会优质和先进资源,增强服务服务能力。在此过程中,可将图书馆的优质资源有效地集中到读者服务层面,尤其是在文献采编、系统维护方面,也可以采用外包方式。通过业务外包方式,可以使二线专业人员有更多的时间和精力服务广大读者和用户,从而使图书馆工作重心从馆藏向读者服务转移,大大提升图书馆读者服务水平。

  1.2 图书馆业务外包弊端分析

  图书馆采取业务外包是一把双刃剑,既有应用优点,又存在着应用弊端,具有包括以下几个方面:

  第一,图书馆馆员难以有效适应新的角色转换。随着图书馆业务外包事业的快速发展,原有事务性工作快速向专业性方向推进,馆员从事采访和编目等技术性要求比较高的工作,原本引以自豪的资本被严重冲击。业务外包后不再需要这些馆员进行上述工作,而是要进入基层服务广大用户,新角色转换会影响他们的工作热情。

  第二,业务外包尺度难以拿捏。图书馆实行业务外包以后,外包湿度很难准确控制,以致于图书馆的功能、性质以及服务理念等,都发生了改变。对于图书馆而言,应当结合自身特点,有效控制业务外包范围,以免盲目追赶潮流,使图书馆业务外包走向极端,图书馆功能、性质因此和丧失,尤其是整馆外包最为典型。

  2.图书馆业务外包及管理策略

  业务外包透过与外包商合作,有效改善图书馆业务流程和服务质量,同时也有效提高了工作质量和效率。虽然图书馆采取了外包模式,但仍需承担目前制定、规划、监督、执行以及评估和相关修正工作。从某种意义上来讲,图书馆业务外包服务质量优劣,主要责任仍在图书馆,因此业务外包过程中,应当认真做好以下几个方面的工作。

  第一,业务外包时需充分考虑的相关因素。在图书馆业务外包前,应当根据本馆的人力资源、任务等因素,对其进行具体的分析和研究,对外包成本效益进行评估,多听取各方的意见和建议;同时,还要明确核心业务,确定本馆难以提供的资源,或是完成成本相对高、效率低,均是图书馆业务外包过程中需要充分考虑的问题。

  第二,外包商选择非常重要,需签定相应的合作协议。在图书馆业务外包商选择过程中,应当选择有信誉、技术条件好的商家,这在很大程度上关系着图书馆的外包业务能否成功。在此过程中,图书馆应当全面考虑外包商的人力、财务、信誉以及服务质量和管控能力等,同时还要考虑是否熟悉相关业务以及相应的价格水平等。确定外包商以后,签订业务外包合同,以此作为双方的义务依据。一般而言,合约的主要内容应当包括工作目标、预期效益、运作方式、合作范畴、责任划分、合约修整、所有权归属以及付款和索赔方式等。

  第三,强化对外包商的有效管控。图书馆业务外包以后,不代表万事大吉,而是应当密切关注、配合外包商的各项活动开展。在合同执行过程中,作为发包商的图书馆,应当对外包商的工作进行监督和督促,强化过程管理,特别是技术层面的管控。同时,还要建立一套科学完善的反馈机制,比如意见箱、留言板以及电子公告栏等。

  第四,建立和完善沟通交流平台。在业务外包过程中,图书馆、外包商之间是互相依靠、互惠互利的关系,因此双方需要进行沟通和交流,这是加强写作,确保业务流程得意顺利进行的关键。图书馆业务外包对部分工作人员的利益会产生影响,比如编目外包会导致相关人员转变角色,从台后走向前台。因此,应当做好员工沟通,确保业务外包工作的全面开展。

  参考文献:

  [1]程敏,沈引,万国珍.高校图书馆编目业务外包之 SWOT分析[J].图书馆理论与实践,2010(09).

  [2]闫静怡,季瑞光,陈新洁.高校图书馆外包模式与方法[J].图书馆学刊,2012(03).

  [3]陈新洁.图书馆编目外包质量控制与绩效评价研究[J].图书馆论坛,2011(08).

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