大数据下医院档案管理SWOT分析及发展趋势

　　摘    要：　医院在日常的经营和管理活动中会形成一系列档案，具体包括医疗、科研、教学、行政管理档案等。档案的内容形式较为丰富，文字、图像、音频等都是其主要形式。在新时期，医院档案管理工作面临着全新的发展前景，医疗卫生体制的改革也对医院档案管理工作提出了更高的要求。作为医院档案管理人员，应积极的对科学的管理模式进行探讨，SWOT分析法就有助于医院档案管理人员了解大数据环境下档案管理工作的现实情境，从而能够为医院档案管理工作提供更加清晰的发展思路。本文在对医院档案管理工作进行分析时，结合大数据发展背景，对医院档案管理工作进行了详细的SWOT分析，并提出帮助医院档案管理人员实现科学、高效管理的具体措施。

　　关键词：　大数据; 医院档案管理; SWOT; 应对策略;

　　Abstract：　The hospital will form a series of files in its daily operation and management activities, including medical, scientific research, teaching, and administrative files. The content of the file is relatively rich, with text, images, and audio as its main forms. In the new period, hospital archives management is facing a new development prospect, and the reform of the medical and health system has also put forward higher requirements for hospital archives management. As a hospital archives manager, a scientific management model should be actively explored. The SWOT analysis method helps hospital archives managers understand the real situation of archives management in a big data environment, which can provide hospitals with clearer archives management Development ideas. In the analysis of hospital archives management, this article combined with the development background of big data, carried out a detailed SWOT analysis of hospital archives management, and proposed specific measures to help hospital archives management staff to achieve scientific and efficient management.

　　Keyword：　big data; hospital file management; SWOT; coping strategies;

　　在医院档案管理过程中，管理人员需要意识到大数据时代带来的机遇与挑战，要积极的应用SWOT分析法对发展现状进行分析，以掌握医院档案管理工作当前具备的优势与劣势以及面临的机遇和挑战，在此基础上，才能够奠定医院档案管理工作的创新与科学发展根基，为医院档案管理人员提供一种清晰、精准的发展路径。

　　1 、大数据环境下医院档案管理的发展趋势

　　信息技术的不断发展为各个行业的发展提供了全新的发展契机，并形成特色鲜明的大数据时代。在大数据时代，主要的技术为大数据技术，大数据作为一种容量巨大的数据集合，在对其进行处理时，需要使用专门的分析工具。但是基于大数据本身具有的强大的应用优势，数据处理人员则需要善于寻求新的处理模式，以彰显出大数据在信息决策、流程优化等方面的优势。对于医疗卫生行业而言，形成的医疗大数据也较为庞大，并最终表现成医院档案的形式，因而在对医院档案进行管理时，就需要重视对大数据技术的应用。传统的管理手段已经不能适应当前医院档案管理的需求，且在大数据背景下，医院档案管理活动将更加注重对数据资源的高效收集与整理，构建医院档案数据库也已经成为必然趋势，对各种信息技术的应用频率也显着增加，具体包括云存储和云计算、摄影技术等。随着数字化的不断纵深发展，医院档案管理将逐渐朝着高智能、高安全、高关联度的方向发展，医院档案管理人员也将不断提升数据洞察与分析能力，医院档案的自身价值将得到有效彰显。

　　2 、大数据环境下医院档案管理的SWOT分析

　　结合医院档案管理活动可知，在对其进行SWOT分析时，则S、W、O、T分别指代大数据背景下医院档案管理活动所具备的优势与劣势以及所面临的机遇和威胁。医院在进行档案管理活动的SWOT分析时，可以采用不同的调查方法，具体可采用问卷调查、对比法和市场调研法等。
 

　　2.1 、S（strengths)优势分析

　　2.1.1 、医院网络趋于成熟

　　在信息化网络建设不断完善的背景下，大部分医院都具备自身较为成熟的网络环境。在该网络环境下，医院在进行档案管理活动时则能够支持计算机设备以及相关移动终端设备的网络连接需求，因而用户可以在相关设备上稳定的登陆设备端，及时的对共享信息进行查找。且在当前的医院体系中，部分医院已经配备了专门的信息建设部门，且针对医院档案管理也有专人负责信息化建设，可以实现对档案信息的云存储与云利用，且能够有效的抵御外部非法入侵。

　　2.1.2、 电子档案逐步完善

　　传统的医院档案管理活动对纸质档案的依赖程度较高，在大数据环境下，在整理医院档案资料时，则一般将其转化成电子档案形式。且在当前数据规模不断扩大的情形下，医院各部门与科室也开始产生大量的文件，并形成对应的医疗、科研等材料。基于提高档案处理效率的要求，医院档案管理人员都开始积极的对档案管理系统进行信息化建设，并构建了越来越完善的电子档案数据库。电子档案是一种信息化的档案处理方式，在该方式下，能够避免出现传统纸质档案管理过程中的档案损坏现象，且能够精准和及时的对档案信息进行自动化修改，与此同时，在文件归档、分类整理和检索等方面，电子档案也表现出较多优势。在上述数字化管理的基础上，医院档案信息的连续性与档案的利用率将得到明显提升，再加上数字化技术以及信息化软件的应用，能够较大程度上促进医院档案管理活动质量的提升。

　　2.2、 W（weakness）劣势分析

　　2.2.1 、对档案建设工作缺乏重视

　　对现今的医院档案管理工作的整体情况进行调研和分析可知，当前大部分医院对医院档案管理信息化系统的建设较为缺乏重视，因而在构建档案管理系统以及执行档案管理工作方面都存在诸多问题。由于缺乏对档案管理工作的重视，导致对档案管理工作缺乏经费投入，在管理流程以及管理制度方面都缺乏规范性。在淡薄的医院档案管理意识下，大部分医院都出现了档案管理分散现象严重的问题，对于档案信息的完整性会产生不良影响，也会导致出现大量的人力、物力等资源浪费。且医院整体呈现出档案管理工作不积极的氛围，导致医院档案管理工作无法获得长足发展。对于当前的医院档案管理工作而言，虽然部分医院已经开始重视对专业人才进行培养，但是大部分医院还是存在人员整体能力较差的问题，尤其对于医疗建设水平落后的地区，在医院档案管理人员方面更是存在较为严重的问题，将直接导致医院档案管理工作缺乏专业支撑。大部分医院的档案管理人才的主要问题在于年龄结构不合理、学历水平低、知识结构不合理等。且在人员培养方面，也存在培训体系不健全、培训结构不合理的问题，无法发挥出人才培养的真正作用。

　　2.2.2、 基础设施建设不足

　　医院档案管理的现代化发展需要信息技术的支撑，在对医院档案进行管理时，则要积极的构建信息化管理系统，由此需要完备的信息化基础设施的支撑。而在实际的医院档案管理活动中，针对信息化建设的基础设施，其呈现出的主要问题在于基础设施投入不足，医院档案查询和利用设施配备较少，直接导致医院档案的服务水平受限。分析医院档案管理活动存在的劣势，需要从管理制度出发，找出管理制度的劣势，才能为规范管理流程提供保障。针对当前的医院档案管理活动可知，在管理制度方面，存在较多漏洞，主要体现在归档制度、利用制度以及管理工作的考核制度等方面，确保具体性和规范化的指导文件是导致管理工作成效地下的重要原因。

　　2.3 O、（opportunity）机遇

　　数字化时代本身就是一个关键的发展机遇，在数字化时代下，医疗卫生事业的发展开始被赋予了更多的智能化特征，同时也给医院档案管理工作带来了全新的希望。医院档案管理活动在医院发展建设过程中可以被看作是一种封闭性较高的管理活动，而随着数字化时代的来临，医院档案管理活动开始具有了更高的共享特征，并开始逐步推行数字化管理模式，采用一系列的数字化技术，大大提高了医院档案管理效率，同时也提高了对医院档案的利用率。

　　我国针对档案管理工作颁布了专门的档案发展法案，其中包括《中华人民共和国档案法》、《医疗卫生档案管理暂行办法》以及《全国档案信息化建设实施纲要》等。在上述法律文件的支撑下，医院档案管理活动开始变得越来越规范。近年来，国家提出要积极进行医疗改革，推进智慧医疗发展新模式，在该政策环境下，医院也开始针对档案管理活动不断完善管理制度。对于患者而言，其在进行疾病治疗时，不会一直在某一家医院进行治疗，因而各个医院应对患者病情进行及时和精准的记录，并且要提高信息共享度，以便于患者的信息能够在所需要的范围内流通。医院应注重对患者的入院、出院、转院以及就诊等具体情况进行完整与真实的记录，以方便患者就医，提高医院诊治效率。

　　2.4 、T（threats）威胁

　　在分析医院档案管理活动当前面临的威胁与挑战时，应将重点放在档案信息安全这一问题上。在大数据环境下，数据信息的共享程度得到一定程度提升，但与此同时也指向更高的数据安全风险指数。对于医院的档案信息管理系统而言，独立性较高的档案信息管理系统更加容易受到黑客的攻击，档案信息也更加容易丢失。医院档案数据安全问题主要体现在两个方面，一是存储时的安全问题，二是管理过程中的安全问题。对于档案数据存储环节而言，管理人员应关注危险系数较高的存储方式，要合理的分配纸质档案与电子档案占比，同时要关注计算机等存储设备的安全性能。对于管理过程中的数据安全问题，则主要指向患者的就医隐私，数字化时代信息的高度共享很容易导致患者隐私泄露，究其原因则主要在于访问控制以及数据加密处理不到位。

　　3 、基于SWOT分析的医院档案管理的信息化发展路径

　　3.1、 系统升级，注重创新

　　在对医院档案管理系统进行创建时，需要关注对系统的信息化构建，并且要注重对现有的医院档案管理系统的升级维护，确保做到对系统的每一个分支包括档案收集、归档等进行优化，简化系统操作流程，提高系统反应敏捷度。在医院档案管理工作中，文书处理工作是重要的组成部分，管理人员需要关注文书处置的精密程度。在信息化的管理系统中，医院档案管理人员在处理文书时，则要在计算机中注册文书内容，并在局域网中按照标准流程进行流转，文书档案的循环周期与集合时间要合理的进行安排。在对文件进行发行时，则要做到对网络的充分利用，以缩减文档处理工作量，提高工作效率。在医疗行业的发展过程中，疾病谱的扩展速度不断加快，基于用户对档案的快速查阅的要求，在对医院档案进行管理时，尤其要做好对病历档案的数字化管理。要积极的对新技术和新项目进行应用，科学的对手术名称进行编码并输入到计算机管理平台中，计算机设备的综合查找和分析功能则能够对每种手术疗效进行编列，且在局域网支持下，各个科室都可以与计算机设备相对接，并获得所需信息。计算机设备会自动化的对病历内容进行分析，并向临床部门直接反馈资料，临床部门则可以及时的总结经验和解决问题，从而能够进一步提高医疗服务质量。医院的日常运营离不开资金的支持，此时就涉及到财务档案。在进行医院档案管理时，管理人员也应注重对财务档案进行规范管理。在具体管理时，管理人员要对传统的纸质财务档案进行转换，形成完善的电子财务档案体系。在进行财务档案管理时，管理人员还要善于运用数学逻辑分析思维，对财务方案进行有机分类，并设计专门的财务档案误差识别系统，提高财务方案数据精准度。

　　3.2、 安全防护，加强保密

　　在对医院档案进行管理时，管理人员应将档案数据安全管理作为管理的重中之重。基于此，医院档案管理人员要在分析常见的数据安全问题的基础上不断完善安全防护体系，构建一套完整的信息泄露应急预案。具体应从以下方面出发加强安全防护：

　　数据备份是保障医院电子档案数据安全的关键措施之一，医院档案管理人员应具备较强的数据备份概念。在进行具体的数据备份管理时，应从差分备份、增量备份、完全备份三种方式出发，可以选择在线备份或离线备份。在进行电子档案数据备份时，可以使用专用软件，常用的为Verutas Backup Exec备份软件。在进行具体的本地备份或异地备份时，则要采用合理的存储介质，包括磁盘阵列、磁带库、光盘库等。在对电子档案数据安全进行管理时，最常使用的方法之一即对用户访问进行控制，具体要设置电子档案数据的用户访问级别。在加强用户访问控制方面，医院档案管理技术人员应设置身份验证防火墙，切断电子档案数据可能受到的人为破坏与非法利用的路径。在该模式下，用户在登录档案信息系统时，必须要进行身份验证。系统会自动化的对用户身份进行识别，并比对设定标准，判断其是否符合访问许可要求。在严格的访问授权控制下，医院电子档案的数据安全将得到较大程度的保障。

　　数据加密技术也是能够有效保障电子档案数据安全的技术形式之一。通过应用数据加密技术，电子档案的数据资料将变得更加完整和安全。在进行具体的数据加密处理时，档案管理人员应主要加密数据的传输过程，一般采用公钥和密钥相结合的加密方式，由此可以提高机密文件的保密性。对于共享程度较高的电子档案数据，医院档案管理人员应做好对电子档案数据的防病毒处理，并及时的安装补丁。在此概念下，医院档案管理技术人员应把好网关这一关口，确保医院内部网络信息资源安全。在进行防病毒处理时，则要完善部署医院防病毒网关防御系统，对非法的拨号程序与间谍软件侵入内网的行为进行截获和有效阻止。而针对补丁的安装而言，医院档案管理技术人员则要注重对电子档案信息化管理系统进行补丁修复，实现对木马病毒等的有效阻滞。

　　针对电子档案，在对其进行保存时，也要关注其存储环境的安全性，要加强对电子档案的存储安全保护。具体可以采取物理隔离的方式，即在进行档案管理时，使用的计算机需要与外网进行隔离，同时要做到专机专用。与此同时，针对计算机设备，不能安装盗版软件，严格控制木马病毒出现的概率。最后，在传递电子档案时，应注意避免使用U盘进行传输，尤其在不同的计算机设备上，若使用U盘进行传输，很可能导致病毒的交叉传播。而作为医院档案管理人员，应具备强烈的安全防护意识，不能随意打开陌生文件，以严密隔离其中可能捆绑的病毒。

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