浅析高校档案工作的重要性

　　档案工作论文（精编8篇范文）之第六篇

　　摘要：档案,肩负着“存凭、留史、资政、育人”的工作使命,是学校党群行政工作的查考凭据,是社会实践活动的参考依据,是教学科研的可靠资料,是宣传教育的生动素材,是文化传承的珍贵见证,因此,加强档案工作,对于保存历史记忆、传承传统文化,开发特色档案资源,增强全校档案意识、扩大档案的社会影响,对于服务高校创新发展、推动校园文化都具有重要意义。

　　关键词：档案工作,档案管理,档案宣传,校史征集,年鉴编撰

　　档案工作,随着现代文明社会的发展,早已成了人们耳熟能详的名词,肩负着“存凭、留史、资政、育人”的工作使命。它出现在人们生活、学习、工作中,贯穿于日常生活各个方面,人人都会与它打交道。可以说,档案记录了社会及个人整个生命的一切活动。

　　1.高校档案的重要作用

　　档案的重要作用是指档案价值的内在与外在和具体表现形式。档案产生于丰富的社会实践中,能够广泛地满足社会需求,因此,它的作用是显而易见的。

　　1.1 党群行政工作的查考凭据

　　档案是高校各类党群行政单位工作的参考证据,是机关、单位历史活动的真实记录,是连续工作必须查考的凭据。为了有效地实行管理,必须切实地掌握材料。档案可以为高校各部门的领导工作和业务管理提供证据和咨询资料,借以熟悉情况、总结经验、制定计划、进行决策、处理各种问题。

　　1.2 社会实践活动的参考依据

　　档案脱胎于社会实践,在记载学校史实情况的同时,还会有反映学校发展的当时环境、各种条件、发展主题、实践经验等方面的内容,起到为进行当前各类实践活动参考、参谋、溯源的作用。

　　1.3 教学科研的可靠资料

　　任何一种教学和研究都必须以广泛占有资料为基础,以资料的真实可靠性为前提。在教学和科研活动中,档案不但能通过原始的记录提供直接的借鉴,而且可以通过分析、概括、总结、实验等手段获得间接的参考,为各类教学科研活动提供可靠、详实的资料。

　　1.4 宣传教育的生动素材

　　档案是历史的“纪录片”。和其他宣传材料相比, 档案以其原始性、直观性、具体性和生动性等特点见长。利用档案着书立说、报告演讲、进行文艺创作、举办各种展览、实施学生思想教育等将具有更强烈的说服力和感染力。

　　1.5 文化传承的珍贵见证

　　学史明志,鉴往知今。档案承载着高校的发展历史文化,是文化建设的历史借鉴,是文化传承的穿越阶梯,使得学校文化的血脉、灵魂与精髓得以贮存与延续,统一和完整,在数年的岁月中随着时间推移、发展积淀,成为不可再生的宝贵资源,越显其厚重性与重要性。没有丰富的档案资源,文化传承也无从谈起。

　　2.高校档案的价值实现规律

　　档案价值的实现,有一定的规律,其作用范围由本单位向社会呈逐渐递增,保密程度却随时间逐渐递减;档案的文化作用随时间递增,行政作用却逐渐递减。

　　2.1 作用范围的递增性

　　档案对高校党群行政机关的作用一般称为高校档案的第一价值,对社会的作用则称为高校档案的第二价值。档案形成以后,在相当长时期内是作为高校各项工作必不可少的查考依据,档案发挥作用的对象和范围主要是高校档案形成者自身。这一阶段,档案的利用频率往往比较高,是发挥档案现实作用的重要时期。

　　档案的第一价值实现到一定的程度后,形成院校对这些档案利用的现实需要会逐渐淡化。档案在本校保管若干年后,其作用便冲破原有的形成单位而扩展到国家和社会,过渡到第二价值。

　　2.2 保密程度的递减性

　　档案随着社会活动而产生,因某些活动会涉及学校、部门或个人的利益、安全及隐私,在一定时期或范围内不能公开,档案是有一定的保密性的。档案的保密性要求将档案的阅读和了解控制在一定的时间或范围内。档案的保密程度在确定之后并非一成不变的,从总体上讲,随着时间的推移,档案的保密程度将会越来越小,密级程度呈现递减趋势。

　　2.3 作用的转移性

　　档案在高校党群行政领域内发挥的作用称为行政作用,在科学文化教育领域内发挥的作用称为科学文化教育作用。随着时间的推移,档案的行政作用会不断减弱而科学文化教育作用会不断增强。档案的前身——文件是以处理现行事务为目的的,文件转化为档案之初,档案主要面向立档单位服务并主要作为查考凭据和业务活动的参考依据而指导工作、参与学校管理活动,发挥行政参谋作用。随着时间的推移,保存时间较长的档案与现行事务的联系越来越少,档案发挥作用的范围和主要方面都会逐渐发生变化,其作用范围会逐渐扩大到面向社会,由主要工作的查考凭据和业务活动的参考依据逐渐转变到主要作为教育科学研究的可靠资料和宣传教育的生动素材以及历史实际的查考凭据,从而使档案的科学文化教育及查考作用跃居首位。

　　2.4 发挥作用的条件性

　　档案价值的实现,受到一定的环境和条件的制约和影响。综合起来,影响档案价值实现的环境一是社会环境,主要包括法律法规、国家方针、政策等环境。二是经济文化环境,包括国家和地区的经济和文化的发展水平。一般经济文化发达地区社会文明程度较高,档案事业就比较先进,档案意识也就较高,社会对档案的利用要求较多。三是档案工作局部环境,包括高校内部档案管理水平、档案学理论研究水平、档案工作者素质等,所有这些都在一定程度上影响着档案价值作用的发挥。

　　3.高校档案工作的思路创新

　　***总书记曾经指示:“档案工作是一项非常重要的工作……经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案,在全面建设小康社会进程中,档案工作显得越来越重要。”高校档案工作其实也就是承担着为校管档,为校守史,为师生服务的责任。档案工作面对的两个方面,一是档案收集整理,一是档案服务利用。档案收集整理是面对档案人员的管理,要求的是加强专、兼职档案队伍的建设,提高整档、管档、守档技能;档案服务,是面对全校师生和社会的管理,要求的是利用所有档案为师生服务,传承校园文化精神,发挥以档助教、资政育人的独特作用。因此,高等学校的档案部门,应该努力适应新常态、服务新发展,创新新格局,广开思路,多管齐下,使档案工作更好的服务学校,服务教学,服务师生。

　　3.1 “三抓一推”,促进档案管理逐步提升

　　抓依法制档,完善管理制度。档案部门的工作性质与特点决定了它是各项档案法律法规、规章制度的具体执行者,必须将法治思维融入档案管理,在统一执行国家档案法律法规和高等学校档案管理通用制度的基础上,要进一步完善各项规章制度体系建设,在档案工作中促进各项规章制度的贯彻落实。

　　抓工作部署,促进基础设施建设。根据学校的年度重点和阶段分解计划,结合档案馆建设实际,制定年度档案工作分节点进程,将档案工作年度计划列入学校工作整体安排、统一部署。

　　抓定期督查,时时紧盯工作进展。与党群行政机关,教学科研机构,基建、资产部门,各二级学院,研究院、所等部门的兼职档案员保持密切联系,紧密跟进档案业务项目的进度,发现问题及时沟通,尽快解决。

　　推进兼职档案员培训,提升基层档案管理规范化。按照《档案工作规范化管理办法》的要求,将基层兼职档案员培训纳入培训计划,使各立档部门能够重视档案的收集,明确档案整理的规则,做到规范化的建档和立档,持续推进基层单位档案规范化管理工作。

　　3.2 多头并举,增强档案宣传服务功能

　　深度挖掘档案,推进校史溯源。积极筹备开展“口述校史”专项工作,通过抢救式和顺藤模瓜式等方式,采访相关老校友,将学校发展史上的重要人物和重要事件通过口述的方式记录下来,同时注重搜集各种校史资料,借此大力丰富馆藏。

　　整体新建展陈,凸显校史个性。借助校史馆建设契机,充分发挥档案育人阵地和宣传平台功能,展现档案的历史执行力和担当精神。作为追溯校史的整体新建展陈,向全体教职员工和广大校友征集实物和校史资料。利用校史档案,开展师生知校、爱校、荣校教育活动;利用校史档案,开展师生校风、教风、学风教育活动;利用校史档案,开展师生树立正确人生观、价值观教育活动;利用校史档案,开展师生爱国、爱校,传播校园红色基因文化工程活动。

　　组织编发年鉴,传播校史故事。建立学校年鉴编辑常态化机制。定期组织编撰稿人进行培训,稳步推进校史征集工作,逐步取得阶段性成效。多方采访老校友、老教授、老领导,完善校史的编写工作。开通校史官方微信平台,开启口述校史等系列视频的制作工作,在重要时间节点传播学校的历史形象,通过新媒体等多渠道传播校史,达到“从档案中洞观历史,在档案中品味艺术”。

　　丰富品牌活动,增进爱校情感。可以开展组织新进校师生集体参观校史展活动,策划毕业季母校情类似“时光封”的珍藏活动,并作为品牌活动宣扬传承。例如让毕业生在毕业季领取一纸“时光记忆”封,写一笺给十年后自己的信,封存其中,并保存在档案馆,以备后念。既可以见证校友曾经的校园生活和毕业时的感想同时也可增进校友对母校的情怀和溯源,真正体现“档案中有他人智慧,用起来可以照亮自己;档案中有自己心血,传下去可以滋养他人”。

　　3.3多管齐下,尽快实现“三个转变”

　　开发档案资源,打造文化精品,积极融入学校文化建设。使档案管理尽快实现“三个转变”:即从物化空间的校史展览部门向开放式校史文化建设中心的转变;从单一化的档案管理服务机构向集成化的档案资源开发利用中心转变;从传统的纸质档案管理模式向信息化资源管理模式转变。

　　首先要夯实资源基础,不断充实馆藏。扎实开展档案资源建设,深入推进档案分层管理和部门立件工作。对全校兼职档案员进行档案管理专题培训,克服档案收集归档困难,加强对各项重大活动、专项工作档案的收集、整理,确保学校的重要档案有档必归,有归必齐。

　　其次是服务工作大局,彰显档案价值。积极配合校史馆建设、各部门文化建设、编史修志、学校评估工作、学生考研等需求,挖掘、集中、整理、组织各类档案,多维度提供档案利用服务。

　　第三要广泛调研论证,有序推进建设。在引进管理系统的基础上,认真做好学校数字化档案建设方案及分期建设任务计划。争取以较低成本、逐步分解、阶梯式建设数字化档案集群,为馆藏档案数字化夯下坚实的基础。

　　第四是积极主动参与校园信息化统筹规划。在学校OA系统改造升级时建立电子文档自动归档和数据无缝对接模式,全力实现OA办公系统电子档案正常归档,实现新增档案电子化,达到档案管理系统与业务系统顺利对接。

　　第五是立足创新、协调、绿色、开放、共享发展理念。以档案工作规范化管理为基础,以信息化管理为手段,以开放和共享为服务,提升档案工作水平和服务能力,建设与“让党和人民感到满意、让教师和学生感到自豪”的高校目标相适应的、有效服务和支撑学校事业及文化发展的档案事业。

　　参考文献
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