财务共享模式实施后会计档案管理现状和对策

　　摘    要：　实施财务共享是当前企业一个卓有成效的财务管理模式，也是企业业财融合的一个突破口。做好这个工作，需要企业从各个流程和各种管理方式上进行努力，其中在转换成财务共享模式时，进行有效的会计档案管理，是一个重要的基础工作，目前转换过程中，会计档案管理中存在着诸多问题有待解决，本文拟进行这方面的探讨。

　　关键词 :     财务共享;会计档案管理;大数据;探讨;

　　随着我国经济的高质量发展和信息化时代应用深入，财务管理理论与实务已有了很大的创新，财务工作的专业化程度和精细化程度进一步提高，财务信息化工作已逐步开展，内控管理建设又提到一个新台阶，传统财务管理工作已经不能满足当前企业管理的需要，运用现代管理会计方法，进行财务管理模式创新，以企业战略为主要任务，以提升企业价值和运行效率，开展以风险防范为中心目标的财务管理活动正在如火如荼地展开，财务转型已成为当今财务管理工作的一个热点话题，财务共享服务这个新时代的财务管理手段对财务组织结构进行深度的变革，将各种财务资源信息更好地汇集起来，已成为财务转型中一个卓有成效的财务管理模式。随着财务共享服务在国内大中型企业的蓬勃发展，会计档案管理工作是应用财务共享模式时不可忽略的基础性工作，无论是用友、金蝶、SAP软件、久其软件平台的会计程序类档案，还是银行回单、税务发票、行程单、车票、采购单、合同等数据类档案，会计档案资料的管理工作组织形式和方法都有了很大变化。

　　一、实施财务共享模式对会计档案管理的促进作用

　　这个促进作用主要表现在：

　　(一)会计档案集中化程度逐步上升

　　以前会计档案分散在包括各个分公司、子公司等的会计业务实体中，现在实施财务共享服务，由财务共享中心集中进行会计计量、记录和报告，原由以前会计业务实体产生的记账凭证、会计凭证等会计档案，现在全部由财务共享中心集中、统一生成，因此，生成的会计档案数量巨大，形成一个庞大的会计数据库，需要进行集中统一管理。

　　(二)会计档案电子化程度逐步上升

　　虽然自2016年1月1日，我国就实施了《会计档案管理方法》,肯定了电子会计档案的法律效力，但电子会计档案在实际工作中用得还不算多，许多单位还是宁愿采用纸质会计档案，也不愿意用电子文档，而实施财务共享模式就要求把财务管理的效率进一步提高，如果不采用智能影像扫描、移动报销、双屏审核、凭证自动生成、银企直连、税企直连等现代化技术，再加上简化流程，尽量减少不必要的环节等方法，财务共享中心人员会无法完成财务共享工作，更谈不上实现财务共享工作提升效率，加强管理的职能。因此，这种模式倒逼企业会计档案尽量采用OCR识别，RFID技术、影像技术以及集成技术来实现电子化。如果实现电子化后，不仅仅节约了纸张，减少了打印机的损耗，而且包括凭证的获取、报销以及入账等流程，都实现电子化后，会计档案的取得、报销等事项都可以通过网上进行办理，不需要相关人员来现场办理，在会计档案的储存和查阅方面也更方便，会计档案管理从传统的纸质档案到电子会计档案的转变，突破了时间和空间的限制，更新速度也比以前快，加快了财务工作效率。

　　(三)会计档案可利用程度逐步上升

　　以前由于会计核算的特点，会计档案分散分布于公司总部和子分公司中，现在实施财务共享模式后，将这些分散的档案数据集中起来，克服了以往跨部门、跨地区、跨行业整合财务信息的难点，形成的数据比以前的数据体量更大，对企业整体的财务状况掌握得更清楚，可以利用相关的财务和其他软件以及数据挖掘技术，对会计档案数据进行有效的汇集、整理、汇总以及分析，找到数据之间联系，结果做到定量化、精准化、及时化、有效化，甚至可以将数据进行可视化展示，便于了解企业发展现状，找出企业发展规律，为领导提供决策支持。

　　二、实施财务共享模式后会计档案管理中的问题

　　在实施财务共享模式后，由于财务管理中心职能从经营实体转向了财务共享中心履行，会计档案管理工作的链条产生了改变，也产生了一些问题：

　　(一)会计档案制度和人员问题

　　实施财务共享模式后，会计档案如何管理，很多单位是按领导直接要求来进行，而领导又不太重视档案管理这一块，只是简单地把会计档案进行“位置平移”,以前是在分子公司，现在是放在财务共享中心；至于实施财务共享模式中有关会计档案管理方面的人员，大部分情况就是以前的会计档案管理人员，也有临时指派，做这个会计档案管理工作的，只是简单地将会计档案进行分类。目前企业很少注重对会计档案管理人员的培养。

　　(二)会计档案衔接问题

　　在实施财务共享模式后，财务共享应用上线后，会计档案的保管从分散保管到集中保管，存在着保管地点变化的问题，也存在着保管方式同时存在纸质和电子方式的问题，实施财务共享模式后，用电子方式保管会计档案的情况增多。此时，从分子公司等共享单位分散保管到财务共享中心集中保管的过程中，以及电子档案和纸质档案两种方式并存过程中，可能存在会计档案数据的采集和加工衔接不当，如共享单位纳入财务共享后，原有会计档案管理人员和后来会计档案管理人员不同，总有部分会计档案资料需要转到财务共享中心，原有的会计档案资料转过来后，出现装订顺序打乱，会计档案不大好找，甚至丢失等多种情况。特别是存在从分子公司把档案寄到财务共享中心的时候，会出现分子公司已经寄出，财务共享中心尚未扫描登记的情况，即会计档案的空档期，有可能出现这个期间，两边查资料都不方便，也有丢失档案的可能性。

　　(三)会计档案存储空间问题

　　无论是纸质档案，还是电子档案，都会占用一定的空间，纸质版的档案占用物理空间，电子版的档案占用系统的存储空间。采用财务共享模式时，会扫描大量的图片，如报销单据，银行回单，存入影像系统中，扫入的图片越清晰，一般情况下占用的空间越大。纸质版的档案也会累积起来，占用很大的空间。

　　(四)会计档案存储分类问题

　　在实施财务共享模式时，集中了大量的会计档案，需要分门别类地进行合理分类，比如分成资金管理类、预算管理类、费用报销类等，资料来自各共享单位，收集和管理难度比以前更大，如果不加以合理分类，会造成档案堆放混乱，造成管理无序的局面，出现档案不大好找，甚至丢失的现象。以前采用人工形式对会计档案进行规范整理得较多，现在运用电子形式处理不当，也会造成档案资料零散的情况。

　　(五)企业软件融合问题

　　在实施财务共享模式之前，往往企业已经装了各种管理软件，包括财务软件，比如OA办公系统，集中采购平台、ERP管理系统、资金管理系统、资产管理系统、安全管理系统等，实施财务共享模式后，企业需要专门建立一个财务共享管理系统，也可能重新整合企业的各种管理系统，将财务共享管理功能整合到原有的系统中，如果整合得不好，也有可能产生档案不好找，甚至丢失的现象。

　　(六)会计档案网络安全问题

　　无论是纸质版会计档案，还是电子版会计档案，这些信息和数据都是企业内部机密，不得外泄，实施财务共享模式时，虽然处理流程趋于专业化、标准化，减少了分散风险，但如果不重视会计档案管理问题，纸质版会计档案仍会泄露或丢失的风险；如果不重视电子版会计档案系统，则可能会遭到外界的侵入，从而蒙受损失。

　　三、实施财务共享模式后加强会计档案管理的措施

　　基于以上问题，为了更好地开展财务共享工作，提升企业的财务共享中心财务管理运行效率，可以从以下几个方面出发，加强会计档案管理工作：

　　(一)做好会计档案制度建设

　　企业做好财务共享管理，是一个较复杂的系统工程，需要考虑到财务共享工作的方方面面，首先应该做好实现财务共享的总体设计，这些设计应该通过规范的制度设计表现出来，其中包括会计档案方面的制度设计，这个制度设计，应该根据国家为档案管理制定的一系列法律法规，如《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》《版式电子文件长期保存格式需求》等，考虑到会计档案集中到财务共享中心的具体流程和执行过程中出现的问题。

　　(二)做好会计档案管理人员培训工作

　　做好会计档案管理工作，需要懂会计方面和档案管理两方面的专业知识，对于从事会计档案管理方面的财务人员来说，要认真学习档案管理法和会计档案管理法等相关法规，学习档案管理的基本知识和操作方法，充分了解会计档案管理工作的重要性，同时也要具有优良的职业道德品质，严格保密，遵纪守法，工作认真负责，一丝不苟，强化会计档案管理责任意识，按质按量及时地完成会计档案管理工作，防止人为操作造成会计系统出现毁损和会计档案资料丢失的问题。另外，企业要支持和重视相关人员参加会计档案管理工作方面的培训。

　　(三)解决好会计档案衔接问题

　　对于财务共享服务刚上线时存在的会计档案衔接问题，可以以某个月初为财务共享中心会计档案保管和收集期间，以某年初为财务共享中心会计档案保管和收集期间的更好，尽量避免财务共享中心从中途某一天开始进行保管和收集工作，造成企业某一个月会计核算的资料分散于不同的地方，特别是有些是电子会计档案资料，有些是纸质版会计档案资料的，如果分散到多地，更是不利于档案的管理。对于会计档案转到财务共享中心，财务共享中心可按以前凭证号进行排序编号，若财务共享中心按新的编号开始处理，可以将转过来的会计档案资料编制新旧编号对应表，因为财务共享中心业务一般都有业务申请单，也可以建立衔接期间转过来的会计档案，领附于在财务共享中心业务中某一业务申请单，特别是原始凭证和其他会计信息间要建立相应的联系；对于会计档案可能出现空档期的问题，这种情况是纸质版需要寄到财务共享中心时产生，可以在设计时尽量让分子公司寄时，就有复印件或电子资料，可以先给财务共享中心发电子资料，等纸质版资料寄到后，用来核对和保存即可，避免这种空档期资料缺失的问题。

　　(四)解决好会计档案存储空间问题

　　对于会计档案存储空间过大问题，可以在保证质量的情况下，运用适当的压缩软件来压缩扫描的图像或视频，或在定制财务共享软件平台时对软件平台供应商进行要求，能将上传的文件压缩到合适的大小，适当利用云技术，运用先进的存储架构，研究如何利用云存储来解决存储空间的问题，同时对企业工作人员进行要求，禁止上传不必要用的图像或视频，特别是一些重复的图像或视频。还有会计档案信息备份，尽量采用合理备份方式和减少不必要的备份，如不一定选择下载全部数据，可按实际需要选择备份，也是解决好会计档案存储空间占用过多的途径之一。

　　(五)解决好会计档案存储分类问题

　　对于会计档案存储分类问题，目前支持多种数据存储格式，应选择国家标准归档的一种格式，并事先有个包括存储保管期限和编号规则管理等内容的存储分类方案，分门别类，构建科学有效的会计档案管理体系，标注好档案资料的相应时间以及具体内容，通过平台事先设置的信息采集系统，自动识别发票、车票以及其他单据，自动生成连续性编号，自动进行分类，以便于查找和进一步整理利用。另外，也要满足各类财务信息之间的相互关联和实时更新的要求，使其构成了一个完整严谨的会计档案管理体系，同时，也节约了会计档案管理人员大量的时间和精力。

　　(六)解决好企业软件融合问题

　　实施财务共享模式前，先想好解决财务共享服务问题，应采用何种软件平台，是在常见的财务软件，如用友、金蝶中设置企业财务共享功能，还是单独设置一个财务共享服务平台，或是和其他企业软件重新整合成一个大的综合服务平台。不管使用哪种方式，这个平台软件能适应会计档案的规定要求，要有较强的处理档案信息的能力，一定要使用便捷，会计档案资料方便接收和传送、标识、储存、保管、授权信息共享，查找容易，达到企业财务管理效率提高的目的。

　　(七)解决好会计档案安全问题

　　要实施财务共享模式时，要充分考虑到企业的网络安全问题，要加强企业整体信息系统建设，并提高企业的会计档案系统的安全性，并加强纸质档案管理。会计档案管理人员要注重档案日常管理和维护，防止病毒和木马的侵蚀，防范档案管理中的突发和紧急情况，过滤掉档案管理中的潜在风险，如采用电子发票稍有不慎，易造成重复报销的问题，维持会计档案管理的有序进行。

　　财务共享服务是当前企业财务管理创新的一个热点，是财务管理工作发展的一个重要趋势，很多企业已陆续开始实行财务共享服务，但这种财务管理模式毕竟属于新生事物，在发展过程中，会碰到来自财务会计档案管理在内的各个方面的管理问题，只有正视这些管理问题，逐步加以解决，才能真正发挥财务共享服务运行效果。

　　参考文献

　　[1]宋媛媛基于财务共享模式的电子会计档案管理研究[J].中国管理信息化, 2019,22(2)-53-54.

　　[2]孙一田浅析互联网时代电子会计档案在财务共享模式中的应用[J].商场现代化, 2021,935(2):179-181.

　　[3]赵先艳大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理思考[J].现代经济信息。2019(10):280.

　　[4]何孝容,李德庆财务共享模式下大型企业电子会计档案管理系统探讨[J]现代商贸工业, 2020,41(24):117-118.

　　[5]杨玮芳财务共享上线前后会计档案的衔接方案研究[J]今日财富，2020.7(13):151-152.