信息化时代保障高校档案管理安全性的措施

　　高校档案真实的记录了学生的信息和学校发展的历史轨迹，客观地反映着高校的发展进程。高校档案管理是学校管理工作的重要组成部分，但随着信息化时代的到来，高校档案管理也面临着巨大的挑战。

　　一、高校档案进行信息化管理的必然性

　　（一）计算机广泛的应用于高校档案管理之中

　　为了更好地对档案进行管理，高校普遍采用了计算机进行管理，创建了很多数字信息档案。档案部门在信息知识获取的过程中，对高校的发展有着很大的影响，因此要求信息化技术被广泛应用于高校档案管理中，这也旨在促使高校实现信息化发展。计算机运作的范围包括自动检索、自动编目、自动转档等，其功能不断的发生着变化，逐步变成了一种信息环境。由于信息化技术被广泛应用，其逐步变成了一种工作方式，为高校档案管理带来了新的机遇和挑战。

　　（二）高校档案信息化管理是社会发展的需要

　　随着体制改革的深入，高校对外交流活动变得更加的频繁，致使档案的数量过多。再加上新档案不断的出现，数量增长过快，使档案的内容变得越来越复杂。此外，电子商务的逐步发展，办公室的自动化程度得到了快速的提高，档案的载体也从以前的纸张，转变成现在的图片和光盘等，从而使信息的容量不断增大。

　　二、信息化时代高校档案管理存在的问题

　　（一）档案管理工作人员的整体素质偏低

　　信息化时代，高校档案管理人员必须是高素质人才，他们不能只拥有关于档案管理的知识，还需要会操作各种不同的计算机管理软件，学会维护系统，并不断地提高自身的安全意识。但是，我国当前的高校档案管理人员现状是整体素质偏低，不能有效地适应信息时代的档案管理需要。有些高校已经拥有了建设档案管理信息化的条件，但档案管理人员的各方面都有所欠缺，专业化程度不高，精通档案管理又会操作计算机的人才严重缺乏。

　　（二）档案管理意识比较差

　　高校档案信息化管理是高校信息化管理的基础，但有很多的档案管理工作人员对档案管理的重要性，缺乏系统的认识。有些人认为档案管理就是整理资料，不出错就可以；还有些人认为档案管理是附加工作，无所谓好坏，这些错误的认识都直接影响着档案信息化管理。

　　（三）资金不足，管理手段落后

　　在档案信息化管理中，所有的技术、设备都需要配套，需要足够的硬件投入，对于系统的维护、更新也需要大量资金，而资金的缺乏，直接制约着高校档案管理的信息化发展。有些学校已经建成了档案数据库，各部门之间不配合；有些学校和软件公司合理开发软件，但由于知识面涉及的不同，开发的软件对档案管理不太实用；还有就是设计的软件太过复杂，本来工作人员的素质就比较低，导致数据库的使用率较低。

　　（四）信息安全需要加强

　　社会信息化程度还在不断的加深，档案的数量急剧增加，内容也越来越丰富。随着各种不同的网络技术的推广，使得档案的载体增多，但是档案具有一定的保密性，我们必须处理好保密和开发的关系。档案的信息化管理，使其与校内外的联系加强，出现了诸如非法访问、电脑病毒以及黑客攻击等问题。

　　三、信息化时代保证高校档案管理安全性的措施

　　（一）有效提高工作人员的素质水平

　　只有把工作人员的素质水平有效提高，档案管理信息化才可以更好的发展。随着社会的不断发展进步，信息化技术将会占据着未来社会的主导地位，高校必须利用各种方法对档案管理人员进行高效的培训工作。必须有效的加强档案管理人员的计算机应用知识、网络技术等，有效地提高档案管理人员的整体素质。对档案管理人员进行新技术、新方法的培训，提高领导干部的信息化水平，培养出熟悉档案业务，又精通计算机技术的高素质人才。此外，在招收职工时，必须充分了解应聘人员的计算机水平和档案管理基本知识，从根本上解决工作人员素质偏低的问题。

　　（二）针对性的强化档案管理意识

　　有效地推动高校档案管理的信息化建设，必须改变管理人员错误的档案管理信息化意识。必须充分的认识到高校档案管理信息化的必要性和重要性。各级的档案管理人员对信息化建设必须充分重视。真正的认识到档案信息化管理对于高校教育发展和档案管理事业进步的重要意义。档案管理工作人员必须有效的宣传，根据现实状况制定可行的建设计划，有效推动高校档案信息化管理的快速进步。

　　（三）加大资金的投入力度

　　有效地增加资金的投入量，让高校采用现代化的技术、建立信息化的档案管理，有效的加快高校档案管理的信息化水平。为了更好地保证高校档案管理信息化的运行，就必须改变现在的管理局面，有效增加对资金和设备的投入力度。特别是必须加强硬件设施，主要是各种设备，满足信息化管理的硬件条件。与此同时，还需要积极地在高校网站上建立数字化档案馆，促使档案管理的信息化水平有效提升。

　　（四）加强监督，确保信息的安全

　　档案管理的信息化必须有效的处理好文件保密和开放之间的关系、知识产权保护和档案使用之间的关系，随着信息化的推进，档案管理既要维持好和内外部的关系，又必须解决好档案管理信息化建设的安全问题。高校的档案管理部门，必须有效的提高安全意识，对计算机的档案管理进行有效加强，有效的保证档案数据的安全性。与此同时必须确保归档的电子文件真实有效。档案管理部门的局域网一定要确保信息能够安全传输，必须遵守相关的保密安全制度，正确的处理开放和保密的尺度问题。

　　总而言之，高校档案管理信息化是社会发展的必然结果，所以我们现阶段的任务就是处理好信息化时代如何保证高校档案管理的安全性问题。这是时代给我们的挑战，我们必须有效地解决该问题。

　　参考文献：
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