基层事业单位档案管理信息化工作存在的问题及对策

　　基层事业单位所形成的档案是在长期实践工作、管理和学习等活动中形成的具有保存价值的文件材料，记载着事业单位的发展历程。目前，基层事业单位档案工作还存在着不少薄弱环节，特别是随着信息社会的发展，基层事业单位档案工作远不能适应现代信息化发展的需要。

　　一、基层事业单位档案管理信息化工作存在的问题

　　1.档案信息化意识不强。长期以来，有些事业单位领导片面地认为事业单位的主要工作是专业技术人才管理、教学、科研，以培养技能型、实用型人才为主，从而忽视档案工作，档案信息化工作更是处于"说起来重要，做起来次要，忙起来不要"的不利位置。特别是定编定岗时，对档案人员的编制过分压缩，或不设岗，造成人手过分紧张。事业单位各部门也常因归档立卷不及时而造成文件材料的缺失。

　　2.信息化管理体制老化，缺乏竞争激励机制。从总体上看，事业单位档案管理模式仍然是手工作业，极大地限制了档案的发展速度，致使档案管理人员没有时间钻研和科学开发管理，不能积极开发与主动提供利用档案。管理方式落后，部门之间没有网络连接，致使检索速度慢，查准率、查全率低。虽然一些事业单位档案室配置了现代化管理设备，实现了信息化管理，但从利用计算机技术完善档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面的情况看，还缺乏综合处理技术能力。

　　3.档案信息化利用率低。目前，大多数事业单位运行机制老化，服务方式和手段落后，使得档案管理工作长期处于利用率低、消耗高的低效运转状态。资源浪费严重，社会满足率低；而信息时代由于产业信息高速发展，社会灵活运转，服务多样，资源信息开发充足，因此利用率高的各类信息机构，在为社会提供的信息服务中，将显示出旺盛的生命力。传统档案管理的体制管理必须改革，否则就不能在激烈的市场信息上有所作为，甚至会被挤出信息市场。

　　二、基层事业单位档案信息化管理工作应采取的对策

　　1.强化单位档案机构建设。档案工作首先要得到事业单位领导的高度重视，把档案工作列入事业单位管理工作的议事日程，深入持久地组织好 《档案法》 学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人。建立健全的管理机构和管理网络，成立以事业单位一把手为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职懂计算机的档案员，事业单位各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。

　　2.规范信息化管理、健全制度。建立完善的档案信息化管理工作制度，是档案工作逐步实现信息规范化管理的可靠保证和有力措施。各科（处）室做到职责明确，部门之间全部连接网络，使归档有标准，立卷有范围，借阅有条例，保密有规定，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》《档案人员工作职责》《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案利用制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案室管理制度》等各项制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使档案工作保质保量限期完成。

　　3.强化计算机业务管理，提高能力。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任事业单位专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使事业单位的档案工作跟上办公自动化步伐，为事业单位教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。

　　4.提供信息化服务及开发利用。事业单位档案信息资源开发与利用，我们坚持按规章制度办事，注重服务态度改善，服务质量提高，强化事业单位档案室的功能服务，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以利用开发为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映事业单位特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使档案工作标准化、管理方法科学化、管理机构高效化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为科研、教学和其他工作服务。