人力资源和社会保障部门的档案管理现状与完善措施

　　0 引言

　　档案是国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录，具有凭证和参考作用。

　　1 档案管理工作的重要性

　　档案来源于人们的社会活动，具有一定的法律效用，是机关工作的有效工具、经济建设的重要依据、政治斗争的有力武器、科学研究的必要条件、宣传教育的生动素材等。档案能够对相关单位部门的工作和管理情况进行科学合理的评价，能够记录下某个单位部门的“成长”，并且完整反映出变化发展的过程。档案管理所服务的对象包括了学生、工人、农民、公务员、企业职员等各类人群，所以档案管理工作影响到学生的升学与就业、农民工的工作与社保、公务员与企业职员的晋升与发展等。目前，我国档案管理逐步走向信息化、数字化，档案管理类型也呈现出多样化，所以对于档案管理工作的要求就更高，而如何更好地完成好档案管理工作，发挥档案的价值就成为各部门要解决的问题。

　　2 人力资源和社会保障部门中档案管理工作的现状

　　我国人力资源和社会保障部门 2008 年才正式组建，是统筹机关企事业单位人员管理和统筹城乡就业和社会保障政策的国家权力机构。档案管理的信息资源管理项目繁多、管理时间长，对于组建成立不久的人力资源和社会保障部门来说，管理工作的开展存在诸多挑战。

　　2.1 档案管理部门间未实现统一 目前，人力资源和社会保障部门的档案管理工作未实现有效规划统一，两个部门间缺乏必要的联系，导致资源共享困难，所建立的档案管理系统基本上也只是针对部门的专门问题，且造成了档案管理比例严重失调的状态。比如就业管理处档案室内，因为我国目前就业压力大，所以就业管理处档案室内的档案数量占了所有档案的一大半，而社会劳动保险管理处档案室里，也只是保管着退休职工的档案。因为各档案室是独立的，所以其管理制度、管理方式都不太一样，各管理系统之间的兼容性极差，达不到资源共享的效果，这样也容易造成大量的重复管理，浪费本来就紧张的人力、财力。

　　2.2 基本设施设备落后 因为人力资源和劳动保障档案管理的数量大，所以工作量也比较大。在工作量大的前提之下，相关的设施设备也没有跟上，明显硬件投入不足，使得很多工作环节出现问题，出现了归档不及时、归档混乱，甚至归档错误或丢失的现象。再加上因为档案管理室的分散，使得档案管理工作也没办法集中。每个档案室都配备同样的设施设备，所以出现重复投资、重复建设的问题，严重浪费了资源。还有一部分的部门因为没有专门的档案存放室，就直接把档案放在了日常办公的办公室内，档案未得到合理管理，则易被损坏或是污染，从而造成档案失去其原有的价值。

　　2.3 数据库缺乏统一规范标准 随着信息技术的发展，档案管理工作也由手工信息检索转变为了计算机辅助检索，但是人力资源和社会保障部门的档案管理工作中的数据库由于各种原因，至今还没有一个统一规范的标准，所以研发的软件通用性极差，人为地增加了系统间联网困难。而且，人力资源和社会保障部门的档案管理系统并没有实现数字信息化，所以每次调档时都需要经过计算机对档案目录进行检索后，然后才能去库房调档给使用者，这样不利于调档工作的开展。

　　2.4 档案管理机构和制度不健全 人力资源和社会保障部门具有公共服务性，其工作核心是为人民服务，因此，档案管理工作极其重要，档案管理人员也应具备相当高的综合素质。而目前我国人力资源和社会保障部门中档案管理人员呈现出人手不足、工作量大、专业性不强的特点，给档案管理工作带来了极大的不便。档案管理工作本身就需要细心，而人手不足加上工作量庞大使得工作人员相当疲劳，在疲劳的状态下工作会使出错率增加。专业性不强，使得档案归档工作准确性不高，从而导致档案归档质量得不到保证。另外，档案管理工作也没有系统完善的档案管理制度相配合，所以导致部门之间沟通成问题、档案归档不及时等问题，给档案管理工作加重了负担，进而造成人力资源和社会保障部门表现出混乱的局面。

　　3 完善人力资源和社会保障部门档案管理工作的措施

　　3.1 制定统一的档案管理发展规划 档案管理工作必须克服各自为政的分散局面，研究出统一的档案管理工作管理方法，人力资源和社会保障部门的档案管理工作应与其他部门的档案管理工作联合开展，以保证档案信息资源有一个合理的、科学的系统布局。统一档案管理发展规划还需要领导的高度重视，所以要加大对人力资源和社会保障部门的宣传和建设，从而加强公众对人力资源和社会保障部门的关注和支持，争取领导对人力资源和社会保障部门档案管理的重视，并且能够给予一定的资金和人力资源，进而解决档案管理工作中人手不足、资金匮乏等问题。

　　3.2 完善档案管理的物质条件 完善档案管理工作首先要从改善环境，配备必要的设备入手。首先，可以实行办公、档案库、阅览室分开设置的方式，在档案存放库放置空调、抽湿器、温湿度测试仪等仪器，同时，采取防火、防潮、防虫等措施，使档案存放环境满足档案管理的基本要求。

　　3.3 档案管理工作标准化 人力资源和社会保障部门的档案是一类较为特殊的信息资源，是社会各方面实践活动的历史记录，其内容涉及到科技、经济、教学、实验、生产等各领域，因此，对档案管理工作实行集中统一管理制，能显着提高档案管理的效率，档案管理工作标准化就也显得尤为重要。主要从三个方面入手：①应归档的电子文档或者文本文档要对其生成方式、传递方式、保管方式进行研究；②档案管理系统内部的各项工作要标准化；③档案管理中的数据处理、存贮结构要标准化。

　　3.4 完善档案管理机构和制度建设 档案管理机构是做好目标管理的基础。首先，要做的就是解决人手不足的问题，在人员的调配上，一定要配备充足的专职档案管理人员，不外聘兼职人员，不实行一员多用，档案管理人员专门负责档案管理工作，且要明确岗位职责。其次，完善档案制度建设，这是做好档案管理的保证。制度的建设并不能一次性解决，需要根据发展与自己部门的现状不断修改完善。另外，建立奖惩机制也是对档案管理工作完善的途径之一，能够在监督管理人员的同时促进其工作的积极性，进而提高档案管理工作的效率。

　　4 结束语

　　人力资源和社会保障部门中的档案管理在我国社会市场经济中发挥着重要的作用，对档案实施高效管理，不仅保证档案的使用寿命，还能最大程度发挥档案的功能作用，人力资源和社会保障部门的档案管理工作要实现各部门之间档案管理信息的资源共享，优化档案管理的设施设备，建立档案管理数据库体系，并健全档案管理的机制，综合以上工作，才能实现档案管理工作高效稳定的开展。

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