新时期水利工程档案管理工作探析

　　档案收集工作是档案管理的首要环节，只有收集工作做好了，才能有效地开展档案整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。水利工程档案（ 以下简称“工程档案”） 的收集是工程档案管理工作的起点，是一项非常重要的基础性工作。完整、准确、系统的工程档案能全面反映工程的历史全貌，并能为今后工程管理提供凭证和依据。工程档案收集工作质量高低，将关系到整个工程档案的完整性，也将直接影响到今后工程档案资源的开发和利用。因此，加强工程档案的收集工作，在简化档案整理、强化档案利用、提高档案服务的今天，已经变得越来越重要，是每一个水利工作者义不容辞的责任，更是每一个水利档案工作者的重任。

　　笔者根据档案规范管理相关要求，针对水利工程档案管理特点，结合从事水利工程档案管理工作的体会，从强化档案意识、加强前端控制、加强同步管理、创新收集形式、加强电子文件材料归档等几个方面，阐述了如何做好并不断加强工程档案的收集工作。

　　1 强化档案意识

　　1. 1 加强组织领导

　　做好水利工程档案收集工作不仅是档案部门的职责，更是水利部门乃至全社会的职责，所以水利建设单位要强化档案意识，高度重视档案收集工作，加强水利工程档案收集工作的制度化、规范化建设。

　　应明确档案工作分管领导、工作部门和档案管理人员，主要领导应专门听取和解决档案收集工作中的具体问题和困难； 档案工作部门负责档案工作的具体落实； 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档等具体工作，形成职责分明、相互配合、整体联动的档案管理体系，把工程档案收集工作纳入单位日常工作之中，统一部署、整体规划、同步实施，并加大投入，确保工程档案资料收集工作的开展[1].

　　1. 2 搞好建章立制

　　应依据《档案法》、《档案法实施办法》、《水利工程建设项目档案管理规定》等相关档案法律法规和制度规定，结合各单位实际，搞好建章立制。不仅要制定综合性的档案管理工作制度，包括档案管理工作目标、档案管理人员工作职责、档案收集等各个环节相关要求，以及考核奖惩等，还要制定详尽、科学的工程档案管理细则，将工程档案按分类方案、归档范围、保管期限等进行整理、归档和移交。要树立依法归档、全员归档的意识，使档案收集工作有法必依，有章可循，促进全员将依法依规收集归档变成自觉意识和自觉行为，杜绝不归档、漏归档等现象的发生。
　　
　　1. 3 开展全员培训

　　每一个工作人员既是水利业务员，同时又是水利工程技术档案资料的形成者、收集者、利用者，因此开展档案业务知识全员培训非常必要。应有计划、有措施、多形式地进行全员档案专业知识培训，增强全员档案意识，提高档案收集工作业务水平和能力，全面提升全员档案工作素质，强化档案业务管理，以适应新时期工程档案管理工作的需要。

　　2 加强前端控制

　　2. 1 强化源头控制

　　超前介入，使工程档案由原来“工程建设期间抓工程，工程结束以后抓档案”的事后控制变成事前控制，保证工程档案资料收集的完整性和系统性。

　　坚持从工程档案材料形成的源头抓起，提早介入，及时收集接收工程建设前期文件材料（ 工程建设前期文件是指项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工准备阶段等建设前期形成的文件材料） .项目建议书、可行性研究报告等基本都是行业主管部门委托编制，加上参与人员较少且不固定，很容易造成文件资料的流失，所以及时收集前期文件材料至关重要。应在签订前期文件编制协议时，明确由编制单位负责统一收集、整理相关文件材料，项目法人单位一经成立，就需立即明确档案管理人员，并按照协议办理前期文件材料的移交工作。

　　2. 2 注重前期参与

　　加强前端控制还要求档案管理人员全程参与工程项目的划分。工程项目的划分对档案管理完整性和系统性具有十分重要的作用。由于项目划分一般在档案整编分类方案确定之前进行，档案管理人员参与项目划分，有利于检查和保证档案资料是否完整规范，前后是否系统齐全，否则容易影响工程档案整编分类，造成档案资料被强行分离或跨档等，进而影响档案整编的完整性和系统性。

　　3 加强同步管理

　　为保证档案收集工作切实落到实处，应加强全程同步管理，促使档案工作与工程建设同步开展，把工程档案收集工作纳入计划管理、合同管理、建设管理和验收管理等各项管理之中，使档案收集工作贯穿于水利工程建设全过程。

　　3. 1 纳入计划管理

　　工程建设工作有计划，工程档案管理工作也要做到有计划，应把工程档案收集工作纳入工程计划管理之中。在计划部门下达计划任务时，应一并明确归档计划、要求、内容、责任等事项，从计划、组织上保障档案收集工作的开展。

　　3. 2 纳入合同管理

　　水利工程建管单位应在各项招投标文件中，设有专门条款，明确工程档案归档相关要求； 在与参建各方签署各类合同时，要明确规定工程档案的质量、数量要求和移交时间等； 在合同尾款结算环节，应待参建各方按照合同约定提供档案资料无误后，由档案人员出具证明，财务人员方可进行尾款结算[2].

　　3. 3 纳入建设管理

　　应按照水利工程建设的工作进度，即立项、设计、施工等过程，对工程档案资料进行跟踪、监督、检查、指导，及时把各阶段分散形成的工程资料收集归档。应将工程档案收集与工程建设同计划、同部署、同检查、同考核，档案管理人员全程参与，确保工程档案收集工作自始至终处于可控状态并顺利完成。

　　3. 4 纳入验收管理

　　工程档案验收是工程竣工验收的必备条件之一，工程竣工验收前必须通过工程档案专项验收。

　　要将工程档案验收工作纳入工程验收管理之中，切实做到工程档案专项不验收，或工程档案专项验收达不到相关要求，不进行工程竣工验收。在工程档案专项验收工作中，对那些工程档案资料收集不规范、不完整、不符合要求的单位，要及时提出整改意见，责令限期整改，直至符合档案管理相关要求，以确保工程档案收集的质量。

　　4 创新收集形式

　　为了保证档案收集的数量和质量，档案管理人员应该增强档案收集工作的主动性，转变观念，放宽视野，坚持标准，多形式、多渠道地做好工程档案资料的收集工作。

　　4. 1 转变收集观念

　　“坐、等、靠、要”的收集方式常常使一些有重要价值的档案资料失去收集的有利时机，因此，在档案收集工作中，要改变这一陈旧观念和消极方式，变被动收集为主动收集。档案管理人员应深入一线，深入现场，通过多种方式了解掌握工程进度，对各阶段应产生的工程文件做到心中有数，加强督导及时查漏补缺，实行全过程、全方位的及时主动收集。

　　4. 2 丰富收集形式

　　要针对水利工程建设规模、时间、地域等不同，在工程档案收集工作中，因地制宜地采取主动收集与被动收集相结合、集中收集与随时收集相结合、现场收集与跟踪收集相结合、提前收集与滞后补充相结合、定点收集与全面收集相结合、对内收集和对外收集相结合、关键阶段和重要环节相结合等行之有效的收集方式，做到应归尽归、应收尽收，保证工程档案材料的来源、质量和完整，严防档案资料的流失。

　　4. 3 规范收集标准

　　工程档案是工程建设管理全过程的真实记录，对工程建成后的管理、运行、养护、维修和改扩建等起着重要的决策支撑和查考作用，因此必须高度重视工程档案收集的高质量和标准化。为确保工程档案收集质量，档案管理人员在工程档案收集工作中，应对收集的工程档案资料逐项进行检查、验收和鉴定，特别是要重点检查归档文件门类是否齐全、内容是否完整，图纸签章是否完备，文件数量和格式是否符合要求，案卷整理编排是否规范等。一些看似的小问题，如果不严格把关，就会成为影响档案质量的大问题，并影响到今后工程档案的利用。因此，对所有档案资料，只有达到归档要求，才能办理交接手续，进行分类整编归档。对达不到归档要求的，必须及时进行整改完善。

　　5 加强电子归档

　　5. 1 加强电子档案同步管理

　　随着科技进步和信息技术的快速发展，档案信息化、现代化建设已成为必然趋势和迫切要求。伴随着计算机技术、网络通讯技术、高密度存储技术等在水利工程领域的大力推广应用和普及，存储容量大、利于长期保存、使用方便、标准化程度高的电子档案已成为工程档案信息资源的重要组成部分，工程档案的载体已逐步过渡到纸质档案与磁盘、U 盘、光盘等电子档案并存，以磁、电、光等为载体的电子档案应运而生。工程档案管理必须实现电子档案与纸质档案的同步统一管理，实行工程的电子档案与纸质档案同步收集的“双套制”收集原则，将确认归档的电子文件与相对应的纸质文件一并归档，并逐步实现由“纸档时代”到“纸档电档二轨并行”,并最终达到“电档时代”的跨越，以适应水利信息化发展的需要，全面提升档案管理水平。

　　5. 2 加强电子档案全程管理

　　电子档案的全程管理，是信息时代电子文件管理必须坚持的重要原则，是对电子文件的产生、收集、移交、鉴定、归档、利用等实行全过程的监督与管理，以保证电子文件真实、完整、安全、有效。档案管理人员要善于运用现代化管理手段，切实做到对各阶段产生的工程电子档案进行及时、全面的收集。

　　应坚持电子档案收集工作与鉴定工作同时进行，并在电子档案形成阶段就明确其是否需要归档，以保证电子档案的完整性、真实性、有效性。同时，要注重建立健全人防、物防、技防三位一体的工程档案安全防范体系，确保工程建设中形成的各种电子档案的安全性，保证不丢失、不流失、不泄密，有人管、可以查、用得上，真实准确、安全规范。

　　6 结 语

　　综上所述，工程档案收集工作并非简单的例行接收，特别是在科技高速发展的今天，档案收集的质量决定着档案管理的质量，只有档案收集系统、完整、齐全、真实，才能提高档案利用效率，为水利事业发展提供凭证和参考。必须要提高对档案收集工作的认识，更新档案收集工作理念，强化档案意识，加强组织领导，切实把握工程档案收集工作的特点，深入挖掘工程档案信息资源，超前介入，从严归档，加强统筹管理，创新收集形式，科学有序地开展好工程档案收集工作。

　　参考文献：

　　[1] 杜建民。 关于对水利科技档案资料收集工作的认识[J]. 水利规划与设计，2014,（ 8） : 50 -51.
　　[2] 方英红。 国家重点工程竣工档案收集的难点和对策[J]. 中国农村水利水电，2010,（ 7） : 107 -109.