青岛轨交工程档案管理的做法、问题及应对措施

　　摘    要：　轨道交通工程档案作为城建档案的重要组成部分，在记载城市轨道交通建设情况，记录轨道交通的发展脉络中发挥着重要作用。本文以青岛市城市建设档案馆轨道交通工程档案管理情况为例，分析了城市轨道交通工程档案的特点及验收归档工作现状,并结合工作实际提出了对策与建议。

　　关键词 :     城市轨道交通;工程档案;档案验收归档;

　　轨道交通工程规模大，施工周期长，参建单位多，在建设过程中形成了种类繁多、数量巨大的工程竣工档案。同时随着信息技术的快速发展，大数据、云计算等新技术的应用，对轨道交通工程档案管理提出了新要求。做好轨道交通工程档案的接收、利用，实现轨道交通工程档案的高质量管理，充分发挥轨道交通工程档案在城市规划、建设和管理中的重要作用，为城市决策提供数据支持。

　　一、青岛市轨道交通工程档案管理现状

　　（一）基本情况

　　自青岛地铁开建以来，青岛市城建档案馆会同地铁集团，顺利完成了青岛地铁1、2、3、8、11和13号等6条地铁线路的工程档案验收归档工作。目前青岛市地铁开工在建2条线路（4、6号线）。按照计划，2021年将迎来地铁1号线南段的档案验收归档工作。档案验收归档工作任务越来越重，同时也对今后青岛市轨道交通工程档案工作提出了更高的要求和考验。

　　（二）主要做法

　　1. 规范轨道交通工程档案管理工作，落实行业标准

　　地铁工程作为青岛市近年来重点工程建设项目之一，工程竣工档案接收工作面临无经验可循的局面，可以说是每项工作都在创新。为做好各项工作，青岛市城建档案馆根据行业标准《城市轨道交通工程档案整理标准》，结合青岛实际，多次组织轨道交通建设行业主管部门、建设单位、施工单位以及知名专家，召开轨道交通工程档案工作座谈会、论证会，并借鉴国内先进城市轨道交通工程档案管理经验，颁布实施了《青岛市城乡建设档案管理办法》《关于进一步加强青岛市城市轨道交通档案管理的通知》（青建办字【2016】62号）等法规、规范性文件，规范了青岛市轨道交通工程档案的收集、移交、接收、利用和管理等各项工作。

　　2. 落实工作分工，夯实工作基础

　　轨道交通建设具有线路长、涉及专业多、时间跨度大等特点。为做好轨道交通工程档案管理工作，青岛市城建档案馆按照青建办字【2016】62号文件精神。一是进一步明确青岛市城建档案馆为轨道交通工程档案的主管单位，全面负责轨道交通工程档案的指导、监督和验收工作；二是实行以地铁集团为工程档案直接责任单位，线路总承包、标段中标单位以及施工子单位共同参与的条状管理模式，层层严把档案质量关，确保工程档案按时保质归档。

　　3. 建立健全指导服务机制，保障工程档案工作顺利推进

　　青岛市城建档案馆从地铁工程开工，主动提供工程档案指导工作，做好馆内业务人员调配，合理划分工作，做到每段工程都有专人负责；召开地铁线路全线开工前的工程档案技术交底会议，对工程档案的内容、标准以及办事流程进行全面交底；按照地铁施工计划和进度，每季度组织开展全线工程档案指导服务工作，抓好工程档案过程质量控制，实行半年检查机制，并结合地铁集团定期拉网检查工作，督促施工单位做好工程档案收集组卷工作。通过上述高频次服务和检查，层层深入，使工程档案各项工作落实到底。

　　4. 建立线路工作示范点，全面推进工程档案各项工作

　　自青岛市地铁开建以来，为全面有效地推广工程档案各项工作，先后在每条地铁线路至少建立1至2处工程档案工作示范点，通过重点指导和检查，提高各示范点的各项档案工作水平，并将示范点工作经验向全线推广，做到以点带面、全线展开，落实工程档案各项工作标准，全面推进工程档案各项工作。

　　5. 推行工程档案预验收制度，确保工程和档案同步验收

　　以地铁3号线为例，接收的纸质竣工档案14955卷、声像档案673卷。按照工程质检要求，工程竣工15个工作日内必须完成工程档案备案，档案验收工作面临着时间紧、工作量大的困难。为缓解竣工档案短时间集中验收的压力，青岛市城建档案馆积极推行工程档案预验收制度，先行将已完工地铁线路工程档案进行预验收，并发放预验收意见书，通过错时验收，有效缓解工作压力和提高档案验收质量，确保了工程和档案同步验收，为国内轨道交通档案行业树立了典范。

　　二、其他重点工程档案工作主要做法

　　（一）目前情况

　　自2010年以来，青岛市城建档案馆依据《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》（鲁建发【2010】24号）文件精神，全面执行“两书一证”制度，完成了青岛胶州湾隧道项目、青岛奥帆基地项目、青岛世园会和上合峰会等大型重点工程的档案验收归档工作，目前办理备案工程的档案竣工验收材料归集率达到百分之百，工程档案管理工作成效显着。

　　（二）工作做法

　　一是落实各项政策法规，积极推进城建档案工作规范化。根据《建筑工程质量管理条例》（国务院令第279号）、住房城乡建设部《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）以及《建设工程文件归档规范》的相关规定，按照山东省住房建设厅《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》（鲁建发【2010】24号）文件要求，积极落实城建档案“两书一证”制度，并通过优化论证，出台了《青岛市建筑工程竣工档案编制要求及归档内容》（青建发【2015】42号）等文件，进一步规范了青岛市城建档案各项工作。

　　二是加强工程档案工作前期管理。尤其是对市重点工程采取了提前介入，签订档案责任书，强化建设单位主体责任，通过召开工程档案技术交底会议、确定专人负责指导服务等方式，为开展工程档案各项工作奠定坚实基础。

　　三是加强工程档案事中管理工作，积极开展定期业务培训，根据施工单位的工程施工计划，建立季度指导服务机制，紧盯档案形成各环节，确保工程档案按时保质归档。

　　四是根据《建筑工程质量管理条例》有关规定，加强城建档案执法工作力度。建立项目半年检查制度，及时发现档案工作问题，查处事后弄虚作假行为，保障工程档案质量。

　　五是建立健全各类工程档案台账。实行工程档案预验收制度，严把竣工档案验收关，确保工程档案接收无遗漏。

　　三、青岛市轨道交通工程档案管理存在的主要问题

　　（一）轨道交通工程档案责任分工有待于进一步明确

　　以地铁3号线为例，在3号线工程档案验收归档过程中，青岛市城建档案馆针对建设子单位做了大量培训指导工作，归档验收过程中的工作重点放在了建设子单位，地铁集团作为轨道交通的建设主体责任体现不够。

　　（二）轨道交通工程档案工作程序有待于进一步理顺

　　青岛市地铁3号线共约15000卷竣工档案，要求短时间内通过验收归档，工作量已经非常巨大，随着今后地铁线路竣工工程的增加，使工程档案的工作压力直线上升，虽然实行了档案预验收制度，但仍难避免突击式验收工作，为此急需理顺一套高效的档案工作程序，以适应今后轨道交通档案验收归档要求。

　　（三）轨道交通工程档案工作内容有待于进一步完善

　　2016年，为加强城市轨道交通工程档案工作，青岛市城乡建设委员会出台了《关于进一步加强青岛市城市轨道交通档案管理的通知》（青建办字【2016】62号）文件，在轨道交通工程档案的日常管理工作中起到了重要作用，但仍存在声像档案等部分电子档案表述简单等问题，归档内容和要求有待于进一步的优化和完善。

　　四、青岛市轨道交通工程档案管理优化思路

　　一是加强与青岛地铁集团的协调联动。深入了解青岛市轨道交通建设管理模式，明确轨道交通工程档案职责分工，建立高效顺畅的工程档案归档工作程序，为更好地开展青岛市轨道交通工程档案工作奠定基础。

　　二是继续加强轨道交通工程档案的业务指导服务工作。定期全面开展轨道交通档案工作的拉网执法检查工作，普及档案管理日常工作，减轻档案突击验收造成的工作压力，切实提高工程档案质量。

　　三是采取走出去、引进来的工作方式。开展轨道交通工程档案调研工作，吸取先进城市的管理模式和办法，完善青岛市轨道交通工程档案内容以及工作程序，全面提升青岛市轨道交通工程档案工作水平。

　　四是推进档案在线接收。利用“互联网+”模式，建设单位可随着建设进度通过城建档案在线接收系统分批分阶段网上报送，有效改善了因建设周期长、人员流动等造成的档案资料收集难度大、真实性、完整性难以保障的现状，实现了轨道交通工程档案“收、管、用”全程更安全、更科学、更便捷、更智能。

　　参考文献

　　[1]李嘉城市轨道交通工程档案管理信息系统研究[J]卷宗,2020,(2)-118.

　　[2]袁晓玉.轨道交通工程竣I档案质量管理问题及对策[J].办公室业务.2013,(5):199.