浅谈基建工程档案管理中的问题

　　档案职称论文（期刊编制推荐8篇）之第三篇

　　摘要：针对基建工程项目从开始到结束的整个过程中,项目的各环节内容繁多,如勘察设计、立项审批、施工监理以及竣工验收等中的数据、资料都会整理成相应的基建工程档案。而基建工程档案管理作为基建工程建设中一项重要工作内容,对其进行科学、合理的管理能有效地保证档案的完整性。但是,现阶段在基建工程档案管理工作中还存在着一定的问题。因此,本文将针对基建工程档案管理中的问题进行分析,并提出相应的策略。

　　关键词：基建工程,档案管理,问题,策略

　　在基建工程项目中,基建工程档案主要将项目各个环节中所产生的文字、图纸、照片等进行科学、有效地存放,并根据项目主要内容建立相应的检索机制,便于相关人员在有需求时快速检索。基建工程完成后,在投入使用的过程中有可能会出现一些问题,因此相关技术人员需要查阅整体项目的数据、内容等才能了解问题发生的原因,进而快速地做到科学、有效的补救措施。

　　一、基建工程档案的意义

　　基建工程档案主要是对基建工程整体项目中的各个建设环节及内容进行有效地记录和保存,便于今后的查阅和维修。因此,基建工程档案具备了相应的完整性以及系统性,为建设项目将来的维修、重建以及维护等提供了相应的资料依据。基建工程档案涵盖基建工程项目的各个施工环节期间所产生的文字、数据、图像等资料内容,以纸质或是胶片、光盘等形式一一完整记录、保存[1]。比如项目的可行性报告、项目批复文件、预算方案文件、施工合同、质量监管制度文件、施工进度和流程方案文件以及竣工图纸等各种各样的资料,这些资料对基建工程项目的建设质量评估具有至关重要的作用。在社会经济不断发展的背景下,基建工程项目越来越多,因此正确认识基建工程档案管理的重要性,进一步提升基建工程档案的管理意识及能力,能有效保证整体基建工程的良好发展。

　　二、基建工程档案管理的问题

　　(一)工作意识不强

　　现阶段,部分单位及其档案管理人员对基建工程档案的认识尚不够全面、正确,因此对基建工程档案的关注以及重视程度不够。大部分单位在整体工程即将完成或是准备竣工验收时才急忙对资料进行整理,部分单位甚至连相关的基建工程档案管理人员都没有配备,这对基建工程档案的整理带来了严重的不利影响。部分单位因为缺少相关的基建工程档案管理人员,在项目后期相应的工作人员开始撤离,而留下的工作人员对各个阶段的资料、数据并不完全了解,并且还有部分资料的手续不完整,需要相关管理人员确认签字,但由于人员已经撤离,最终导致资料整理延迟。

　　(二)制度不完善

　　在基建工程项目施工过程中,部分单位为节约项目建设成本,没有设立相应的基建工程档案管理部门,也没有聘请专业的基建工程档案管理人员。与此同时,相关的设施设备不够先进,不能有效满足基建工程档案管理的需求,在相关的资料保存中,没有合理应用标准的档案袋及收集盒等,导致文件资料等散乱,造成不齐全。此外,在建设过程中,因为相应的施工团队以及管理人员频繁更换,相应的基建工程资料、文件交接制度也不健全,从而导致基建工程档案遗失。

　　(三)奖惩制度不明确

　　在相关工作中,档案接收能根据相关的接收制度开展工作,但对于部分重要的资料内容需要花费较多的时间和精力进行收集和整理。因此,在实际的基建工程档案的管理工作中,会因为奖惩制度不明确,部分基建工程档案管理人员耗费大部分时间和精力收集、整理资料却没有得到相应的奖励,而部分遗失重要资料、数据的工作人员也没有受到相应的惩罚,从而导致基建工程档案管理人员的工作积极性不高,由此在工作中表现出“不求有功,但求无过”的态度[2]。这对基建工程资料、文件、数据等的收集以及整理工作带来了不利影响,进一步阻碍了基建工程档案的有效管理。

　　三、基建工程档案管理的策略

　　(一)正确认识基建工程档案管理的重要性

　　为更好地开展基建工程档案管理工作,要进一步正确认识基建工程档案管理的重要性,形成正确的意识。因此,要进行相应的宣传,形成科学、良好的管理理念。相关的建设部门、政府部门以及档案管理单位等都要形成一种全局意识,进一步重视基建工程档案管理工作,加强档案管理人员的工作责任心,提升工作积极性,使每一位档案管理人员都能正确认识到其工作的重要性。

　　(二)明确工作职能

　　相关的基建工程项目建设单位在与各个参与施工的单位签订相关的合同时,可在合同中增添基建工程档案工作内容,明确要求参与施工的单位以及团队的归档要求、职责、流程;明确说明和约定参与施工的单位以及团队完成基建工程归档工作与工程款结付存在着直接的联系,在完成档案标准审核并移交确认无误后,统一结付工程款。通过这样的方式,增强参与施工单位以及团队的责任心,从而有效促进基建工程档案的有效整理以及保存,并能确保其完整性以及准确性。

　　(三)健全管理体制

　　为进一步提高整体管理水平,就要对基建工程档案管理体制进行相应的改革[3]。依据各个基建工程的特性形成不同的要求,构建每个部门的基建工程档案部门,并对档案管理人员进行有针对性的培训。此外,各个部门的工作人员还要进行有效的沟通,促进信息的交流及共享。与此同时,制定项目管理负责人制度,全程、全面地监管基建工程的施工流程,从工程开始的准备到工程完工的验收,均要进行有效的监管。

　　(四)工作合理化

　　在基建工程档案管理中,还要进一步合理、科学地开展基建管理汇总工作。为保证档案整理工作与工程建设施工同步有效完成,在项目开始阶段就对要建设的相关内容进行文件、数据和音像的采集、整合及审核[4]。在工程完成和验收时,档案管理人员也要完成对相应档案的检查,并对整体工程中的各个环节都要制定相应的质量检测标准。与此同时,还要建立工程制约制度保证工程的正常运作,并在相关合同中要求参与单位将要移交的资料进行全面的汇报,并在规定的期限内递交。

　　综上所述,基建工程档案管理对整体的基建工程项目管理有重要的意义。因此,要进一步规范管理,建立健全相关的制度,提升企业及工作人员的管理意识,培养档案管理人员的专业素质和技能,规范基建工程档案管理的流程,进而确保档案的完整性和准确性。

　　参考文献
　　[1]郭晋.企业档案管理外包风险和对策研究[D].黑龙江大学,2015.
　　[2]刘阳.大数据时代档案管理模式变化研究[D].湘潭大学,2015.
　　[3]牛小娜.我国高校基建档案管理现状研究[D].安徽大学,2016.
　　[4]方雪.企业档案外包管理研究[D].安徽大学,2016.