基层单位档案管理工作中的问题探究

　　近年来，信息技术的迅猛发展，使得很多行业很多领域的办公环境发生着急剧的转变。传统的以手工登记为主的办公方式，已经基本演变成为建立在信息技术条件下的电子化办公方式。在基层事业单位档案管理工作上中，传统的档案管理方式已经不再适应市场经济的发展，取而代之的是无纸化和系统化的管理方式。档案管理工作的有序和高效，有利于确保事业单位的健康发展。

　　因此，基层事业单位应当加强基础档案管理工作，不断将先进的管理技术和信息技术融入到档案管理工作中，解决传统档案管理存在的低效、滞后问题，提高档案管理工作的效率，确保档案管理工作的智能化。

　　一、基层事业单位档案管理工作存在的问题。

　　1. 缺乏有效的档案管理制度支撑。目前，在基层事业单位档案管理工作中，还存在着很多问题。例如：档案管理工作随意化，没有统一的标准；很多档案的案卷标题不完善，档案序号缺失，组卷不统一，有些档案甚至没有卷内目录，或者卷内目录缺失、不完善，档案归档随意，这些问题的存在，体现了基层事业单位在档案管理工作中，没有明确的档案管理制度，这就导致管理工作着在档案管理中，没有明确的方向和思路，在搜集、保护、保密上都没有严格的制度支撑。俗话说：无规矩不成方圆，档案管理制度的缺失，直接导致工作人员在档案管理中疏忽大意，从而导致基层事业单位档案管理落后。

　　2. 档案检索系统不够完善。对于基层事业单位档案管理来讲，检索是最重要的一个环节。在目前的基层档案管理中，检索效率低下是普遍存在的一个问题。就检索方式来讲，目前的档案检索可以分为计算机和人工两方面，相比较人工检索来讲，计算机检索具有诸多的优势。但是，在基层事业单位档案管理中，由于缺乏有效的档案检索系统，导致很多单位依然采用人工检索的方式。这种检索方式不仅效率低下，而且耗时耗力。

　　3. 管理人员不够重视。长期以来，在基层事业单位档案管理工作中，普遍存在管理人员或领导层不重视档案管理工作问题。管理人员的不重视，直接导致单位档案管理工作效率低下。其实，对于基层事业单位来讲，档案管理应当是很重要的工作，因为档案管理工作对于事业单位的持续健康发展，对于提高基层事业单位工作效率具有良好的推动作用，它是事业单位工作人员服务群众的一个有力见证。

　　4. 缺乏专业的档案管理人才。目前，在基层事业单位档案管理工作中，存在着没有专业人员管理档案的现状。很多单位的的档案，都是由各个部门自己归档管理，对于档案管理没有系统的思路，也没有统一的模式，档案管理存在着散漫、不专业的现状。这样的管理模式，容易导致重要档案丢失、档案管理混乱，对基层单位档案管理产生不利的影响。

　　二、如何实现基层事业单位档案管理现代化的目标。

　　所谓基层事业单位档案管理现代化，是指在档案管理工作中，管理单位采用现代化的理论和技术，以现代化的管理方法，促进档案管理的信息化、自动化和系统化。信息技术的飞速发展，给基层事业单位档案管理工作现代化提供了便利。当前，正是事业单位面临重组和改革的重要时期，在这个特殊时期，加强档案管理等基础工作，对于统筹协调事业单位的健康发展具有重要的意义。那么，如何促进基层事业单位档案管理工作的现代化呢？

　　1. 完善档案检索系统。档案检索系统的完善，对于今后各级部门查阅档案具有不可或缺的作用。在基层档案管理工作中，要促使档案管理工作的现代化，首先需要不断完善档案管理系统，促使检索系统的专业化、规范化。完善档案检索系统，首先需要利用现代信息技术提供的便利，建立系统化的检索目录，并且设置完善的检索条件，检索人在查阅档案时，可以根据自己的需要，输入检索关键词，就可以查阅到自己想要的档案文献。这样的档案检索方式，不仅省事省力，还提高了检索效率。

　　2. 不断提高档案管理工作者的业务素质。近年来，国家各级主管部门都在不断强调档案管理工作的重要性，并且在工作过程中，加强了基层事业单位档案管理工作的检查。在这样的背景下，基层事业单位要提高档案管理的质量，达到上级主管部门的要求，就必须提高档案管理工作者的业务素质，这样才能从根本上改变档案管理工作的现状。首先，基层事业单位要安排专人负责单位的档案整理、归档工作，专人负责的方式，可以保证档案管理的统一性；其次，要加强档案管理工作者的业务素质的培养。单位可以通过培训的方式，加强档案管理者的业务技能培养，不断提高管理者的业务素质，提高管理技能，从而促进基层事业单位档案管理工作的规范化和系统化。

　　3. 利用电子设备保存档案。相对于纸质化档案来讲，电子化设备储存档案具有诸多优势。如利用保存、利用检索等。在基层事业单位档案管理工作中，管理者应当逐渐实现单位档案管理无纸化的，在管理中多采用电子设备保管档案，促进单位档案管理工作的现代化发展。

　　总之，基层事业单位的档案是促进单位和谐可持续发展的重要保障，各级部门应当充分重视单位的档案管理工作。在档案管理工作中，单位可以依赖现代化的手段，以先进的技术作为保障，不断促进单位档案管理信息化和现代化。

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