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基层单位档案管理工作中的问题探究

来源:学术堂 作者:周老师
发布于:2016-01-26 共2242字
摘要

  近年来,信息技术的迅猛发展,使得很多行业很多领域的办公环境发生着急剧的转变。传统的以手工登记为主的办公方式,已经基本演变成为建立在信息技术条件下的电子化办公方式。在基层事业单位档案管理工作上中,传统的档案管理方式已经不再适应市场经济的发展,取而代之的是无纸化和系统化的管理方式。档案管理工作的有序和高效,有利于确保事业单位的健康发展。

  因此,基层事业单位应当加强基础档案管理工作,不断将先进的管理技术和信息技术融入到档案管理工作中,解决传统档案管理存在的低效、滞后问题,提高档案管理工作的效率,确保档案管理工作的智能化。

  一、基层事业单位档案管理工作存在的问题。

  1. 缺乏有效的档案管理制度支撑。目前,在基层事业单位档案管理工作中,还存在着很多问题。例如:档案管理工作随意化,没有统一的标准;很多档案的案卷标题不完善,档案序号缺失,组卷不统一,有些档案甚至没有卷内目录,或者卷内目录缺失、不完善,档案归档随意,这些问题的存在,体现了基层事业单位在档案管理工作中,没有明确的档案管理制度,这就导致管理工作着在档案管理中,没有明确的方向和思路,在搜集、保护、保密上都没有严格的制度支撑。俗话说:无规矩不成方圆,档案管理制度的缺失,直接导致工作人员在档案管理中疏忽大意,从而导致基层事业单位档案管理落后。

  2. 档案检索系统不够完善。对于基层事业单位档案管理来讲,检索是最重要的一个环节。在目前的基层档案管理中,检索效率低下是普遍存在的一个问题。就检索方式来讲,目前的档案检索可以分为计算机和人工两方面,相比较人工检索来讲,计算机检索具有诸多的优势。但是,在基层事业单位档案管理中,由于缺乏有效的档案检索系统,导致很多单位依然采用人工检索的方式。这种检索方式不仅效率低下,而且耗时耗力。

  3. 管理人员不够重视。长期以来,在基层事业单位档案管理工作中,普遍存在管理人员或领导层不重视档案管理工作问题。管理人员的不重视,直接导致单位档案管理工作效率低下。其实,对于基层事业单位来讲,档案管理应当是很重要的工作,因为档案管理工作对于事业单位的持续健康发展,对于提高基层事业单位工作效率具有良好的推动作用,它是事业单位工作人员服务群众的一个有力见证。

  4. 缺乏专业的档案管理人才。目前,在基层事业单位档案管理工作中,存在着没有专业人员管理档案的现状。很多单位的的档案,都是由各个部门自己归档管理,对于档案管理没有系统的思路,也没有统一的模式,档案管理存在着散漫、不专业的现状。这样的管理模式,容易导致重要档案丢失、档案管理混乱,对基层单位档案管理产生不利的影响。

  二、如何实现基层事业单位档案管理现代化的目标。

  所谓基层事业单位档案管理现代化,是指在档案管理工作中,管理单位采用现代化的理论和技术,以现代化的管理方法,促进档案管理的信息化、自动化和系统化。信息技术的飞速发展,给基层事业单位档案管理工作现代化提供了便利。当前,正是事业单位面临重组和改革的重要时期,在这个特殊时期,加强档案管理等基础工作,对于统筹协调事业单位的健康发展具有重要的意义。那么,如何促进基层事业单位档案管理工作的现代化呢?

  1. 完善档案检索系统。档案检索系统的完善,对于今后各级部门查阅档案具有不可或缺的作用。在基层档案管理工作中,要促使档案管理工作的现代化,首先需要不断完善档案管理系统,促使检索系统的专业化、规范化。完善档案检索系统,首先需要利用现代信息技术提供的便利,建立系统化的检索目录,并且设置完善的检索条件,检索人在查阅档案时,可以根据自己的需要,输入检索关键词,就可以查阅到自己想要的档案文献。这样的档案检索方式,不仅省事省力,还提高了检索效率。

  2. 不断提高档案管理工作者的业务素质。近年来,国家各级主管部门都在不断强调档案管理工作的重要性,并且在工作过程中,加强了基层事业单位档案管理工作的检查。在这样的背景下,基层事业单位要提高档案管理的质量,达到上级主管部门的要求,就必须提高档案管理工作者的业务素质,这样才能从根本上改变档案管理工作的现状。首先,基层事业单位要安排专人负责单位的档案整理、归档工作,专人负责的方式,可以保证档案管理的统一性;其次,要加强档案管理工作者的业务素质的培养。单位可以通过培训的方式,加强档案管理者的业务技能培养,不断提高管理者的业务素质,提高管理技能,从而促进基层事业单位档案管理工作的规范化和系统化。

  3. 利用电子设备保存档案。相对于纸质化档案来讲,电子化设备储存档案具有诸多优势。如利用保存、利用检索等。在基层事业单位档案管理工作中,管理者应当逐渐实现单位档案管理无纸化的,在管理中多采用电子设备保管档案,促进单位档案管理工作的现代化发展。

  总之,基层事业单位的档案是促进单位和谐可持续发展的重要保障,各级部门应当充分重视单位的档案管理工作。在档案管理工作中,单位可以依赖现代化的手段,以先进的技术作为保障,不断促进单位档案管理信息化和现代化。

  参考文献:

  [1] 刘延伟 , 郑婷 . 基层事业单位档案管理现代化实现路径 [J].劳动保障世界 : 理论版 ,2013,(09):149-150.

  [2] 杨虹 . 论事业单位档案管理中现代化方式的利用 [J]. 科技创新导报 ,2011,(04):202-204.

  [3] 麦燕红 . 浅谈事业单位档案管理的优化与现代化路径 [J].黑河学刊 ,2011,(10):163-165.

  [4] 吴婷 . 浅析事业单位档案规范化管理 [J]. 群文天地 ,2012,(24):238.

  [5] 吕惠珍 . 事业单位人事档案管理的思考 [J]. 办公室业务 ,2013,(01):38-39.

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