基层事业单位档案管理问题及其现代化与电子化发展

　　前言

　　随着信息技术的发展，档案的管理工作需要实现现代化与信息化。当前，我国的基层事业单位面临着改革的重大任务，档案管理工作的变革对事业单位来说势在必行。这就要求事业单位的档案管理人员要与时俱进，更新档案的管理方式，实现现代化、电子化的信息管理方式。本文通过分析事业单位档案管理现代化的内涵和要求，根据档案管理的重要作用，分析出我国目前基层事业单位档案管理所存在的问题，针对存在的问题提出相应的建议。

　　一、基层事业单位档案管理现代化和电子化的内涵和要求
　　
　　（一）实现档案的无纸化保存

　　这是基层事业单位档案管理工作实现现代化与电子化的必然要求。随着互联网技术的发展与普及，档案管理实现无纸化保存，不仅可以方便管理人员方便快捷的存储和查找档案信息，使工作高效的运行，同时也为资源节约型和环境友好型社会的发展做出了贡献。

　　（二）强化档案管理的电子化

　　随着科技的进步与发展，压缩的技术使电子档案的保存实现了低成本和低存储，这样不仅使档案的管理工作变得简单方便，还能实现档案的长期保存。

　　（三）最大限度的利用档案

　　基层事业单位的档案是非常重要的，因为档案所记录的内容都是关于社会发展进程的各个相关方面，见证着社会历史。因此，要最大限度的利用档案，发掘档案所存在的价值。

　　二、基层事业单位档案管理中存在的问题

　　（一）档案的管理制度不够完善

　　由于基层事业单位对档案的管理没有完善的制度，导致档案内容不完整，甚至档案流失。在对档案的保护工作上，也没有严格的制度。目前，一些事业单位已经制定了一些相关制度，但是在实施的过程中，存在着制度不完善的问题，与此同时，工作人员的工作态度也是应付了事，为了完成上级吩咐的任务，就简单的做一下“面子工程”。以上这些现象都反映出事业单位的档案管理制度不够完善，失去了档案管理目的和意义。

　　（二）档案查询的方式过于传统
　　
　　虽然电子计算机技术已经慢慢的普及到各行各业，但是，对于档案查询工作，还没有完全的实现电子化和现代化。有很多事业单位还是使用传统的人工查询法，还有些事业单位对于检索工具的认识产生错误的想法，投入大量的物力实现多检索工具的检索办法。这不仅无法提高档案检索工作的工作效率，还会产生档案重叠的问题。

　　（三）对档案的利用率低

　　这主要是由于事业单位对档案管理的作用认识不上去，只是单纯的进行保存。事业单位的档案对于事业单位的工作人员总结过去的工作经验，展望未来的工作方向有着重要作用。同时，事业单位的档案还有着自身宝贵的社会价值，它是社会发展变化的记录者，是历史的见证人。但是，由于事业单位相关领导和档案管理人员对档案价值的意识不够重视，使档案的价值无法实现。

　　（四）缺少对档案管理的专业人才

　　由于当今社会经济的发展，使大多数人无法甘于平淡。对于像档案管理这样的工作，很多人都无法接受其中的枯燥无味，这就导致档案管理人员常常更换。在基层的人事单位，档案管理人员的流动性很大，没人愿意在一项枯燥无味的工作上，做着毫无发展前景的苦力活。这就导致基层事业单位缺少相关方面具有丰富经验的人才，从而使基层事业单位的档案变得毫无章法可言。

　　三、实现基层单位档案管理工作的现代化和电子化的途径

　　随着社会经济发展，信息技术的普及使传统的档案管理已经无法满足经济的发展需求，需要从本质上进行改变，尤其是基层事业单位的档案管理工作。基层事业的档案管理工作是事业单位开展高效的工作以及使工作有条不紊、顺利进行的重要保障。

　　（一）建立完善的档案管理制度，提高工作人员的专业水平

　　由于事业单位的改革，在管理水平与管理手段上都有很大的提高，因而，事业单位在对档案的管理上，应制定与之相关的并且完善的管理制度。通过制度的制定，可以使事业单位的工作人员各司其职，尽心尽力的对档案进行管理。同时，要加大对工作人员的培训力度，提高工作人员的专业技能和职业素质，在制定完善的管理制度体系上，建立考核制度，在对管理人员进行培训的同时，要定期考核，确保相关工作人员真正的了解档案的重要性并掌握了相关管理知识，这样才能为完善档案管理的工作打好基础。

　　（二）应用计算机对档案的库房进行管理

　　利用计算机对档案资料进行管理，是实现档案管理现代化和电子化重要方式。随着基层事业单位管理制度的不断完善，利用计算机技术对资料的库房进行管理，这样方便了工作人员对档案保存期间进行全面的管理，使库房各方面的安全状况得到了高度的保护。

　　（三）档案保存和查询实现现代化和电子化

　　计算机技术的普及，使传统的手写录入和查询档案的方法向电子化转变。在接手档案时，管理人员就应该第一时间对档案的内容进行整理录入，在整理录入时，要做到分门别类，有规律的将档案录入电脑，统一保存。在电子化录入信息的同时，实现了把纸质文档转化成电子文档，这样不仅方便档案的保存，同时也有利于档案的查询。

　　（四）形成档案管理的网络体系

　　档案管理的现代化和电子化在转型的过程中，一定要形成专业的网络体系。这样不仅能方便基层事业单位档案管理人员对档案的管理工作，还能使档案的信息越来越专业化、网络化。随着科技时代的展，任何科技管理技术都是在变化发展的。
　　
　　结论

　　基层事业单位档案管理工作的现代化和电子化是时代发展的需求，是社会进步的要求，因此，未来的一段时间，档案管理的现代化和电子化是基层事业单位改革档案管理工作的方向。建立完善的档案管理制度，运用高科技手段不断武装自己，加强对管理人员的管理和培训，使基层事业单位档案管理工作符合现代化和电子化的要求，从而更好的适应社会的发展需求。

　　参考文献：
　　[1]刘延伟，郑婷.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].劳动保障世界：理论版，2013，（09）：149-150.
　　[2]朱里香.浅谈加强基层事业单位基建档案管理[J].科教导刊，2013，（07）：235-236.