事务管理系统的内容及其在风电企业运营中的实施

　　1 事务管理系统项目的实施背景
　　
　　作为华银公司第一个省外风电项目，欣正风电公司成立时间并不长。2011年主要将精力放在一期工程建设上，实现了当年建设当年并网发电的预期目标；但是，由于工作推进迅速而制度建设相对滞后、工作地点分散而人手相应不足、人才缺乏而风电管理经验相对不足、工作条件艰苦而员工离家甚远等矛盾十分突出，因此，寻求一种适应公司发展需要，能够统揽全局，可有效提高管理水平的模式与方法成了公司的当务之急，势在必行。

　　在发现问题、解决问题的过程中，该公司发现，各大电力集团在开发风电过程中所采取的管理模式，都是以区域为单位划分子公司，一个企业同时管理多个风电公司或多个风力发电场，这与欣正风电公司十分类似。由于各个风电场往往处于偏远地方，生活相对不便，因此几乎所有公司都采取管理进城、生产进村的“星形”管理模式，其管理结构如图1.【图1】

　　各个风场之间，风场与管理层之间相隔较远，虽然大部分企业都有类似办公系统自动化、生产实时监控系统、视频会议系统等远程管理方式，但对如报销、签字、借款、督查督办、签报等事务管理，对合同、档案等专业管理都缺乏有效的管理手段。传统的模式明显不适应新形势下企业发展的要求，主要存在以下问题：

　　（1）由于异地管理所出现的签字难、报销难、规范流程难等管理脱节的问题；
　　（2）频繁的车辆往来所造成的成本上升与交通安全问题；
　　（3）办事效率低下所造成的人力成本增加的问题；
　　（4）管理不畅制约企业发展壮大的问题。

　　带着这些问题，该公司结合“管理提升年”的目标和任务，经过一年多的摸索与总结，从定岗、确权、明责入手，在全面梳理公司岗位定编、工作职责、工作流程、工作责任的基础上，提出建设风电企业事务管理系统。

　　2 事务管理系统的内涵和特点

　　该系统主要分为三大部分：①日常事务管理，每个员工不仅可以通过该网络平台完成借款、请假、加班、出差、签报等网上申请，而且还可以共享文件、发布公告，实现工作提醒、任务督办等功能。②针对风电企业的物资管理系统，从提出计划申请到采购分配、从入库验收到出库领料提供了一揽子的网络解决方案。③与OA办公系统自动化、档案管理系统、CM合同管理系统、网站管理的有机结合。【图2】

　　其主要的管理创新点在于：

　　（1）基于现代风电企业所特有的“星形”管理模式，完美实现了办公自动化、生产管理等系统所不能做到的对日常事务的及时、有效的管控。
　　（2）便于企业管理模式的复制，在不增加任何成本的前提下可以实现对多个风场的标准化、规范化管理。
　　（3）能有效提高工作效率，确保工作闭环，防范工作差错，降低管理成本。

　　3 实施事务管理系统的主要做法
　　
　　3.1 寻求方案、理念、思路的特色，实现项目化管理
　　首先，是成立以总经理为首的领导班子，召开事务管理系统建设的筹备会议，讨论制订实施方案，并在全体员工动员大会上统一思想，设定目标，树立标准化、流程化、数字化管理的理念。其关键点是：

　　（1）突出自身特色。在一开始的思路中就不允许照搬别人的成功案例，而是结合实际，将统一管理，分散运行，机构精简，人员精干作为管理的基本要求。将事务管理网络化，信息化提升到决定管理成败的高度，将实现扁、平、快的模式作为形成“信息风电”管理的特色。

　　（2）实现项目化管理。就是将实施事务管理系统作为一个项目来对待，在方案中落实责任人，明确工作目标，规定完成期限，在一个更小的范围内实现“定岗、明责、确权”的闭环，实现资源共享，责任共担，激发潜力，施加压力，将项目由“虚”做“实”.

　　3.2 按照定岗、明责、确权的要求，制定标准化流程定岗：
　　（1）严格按三定方案实行定员管理，所有岗位有人负责，但不是每一个人只负责1个岗位的具体工作，而是以完成全部工作任务为原则，来实现定岗、定编、定责、定薪点和定任职资格的统一。

　　（2）打破工作和专业界限，综合考虑日常工作量的饱和度、工作性质的接近度、工作人员的胜任度，实行“因人施岗，一人多岗”制，让员工有了充分发现和发挥自身才能的机会，将岗位转化为想做事、会做事、能做好事的员工快乐工作的舞台。

　　确权：是指按照分级管理的原则，建立动态的授权机制，确保岗位权责对等。在定岗的基础上，按照各个岗位的业务范围仔细梳理业务流程，通过officevisio软件，绘制了各类标准业务流程图40余个。明确每一个环节每个岗位的权力和义务，一方面为员工标准化作业提供了指导，另一方面为建立事务管理平台的流程设计提供了依据。

　　明责：就是按岗位归集责任，明确岗位履职标准，建立清晰的岗位作业指导，以此明确每个岗位的工作内容、工作标准和工作要求，同时，在部门内部大力推行AB角制度，确保在任何情况下每个岗位的职责都能得到落实。

　　3.3 基于精简、有效、激励的原则，完善制度化建设
　　建立符合风电发展需要的制度体系势在必行。为此，欣正风电公司根据实际需要，全面清理已有制度，本着“简练、明了、可操作性强”的原则，进行制度的完善修编。

　　制度的完善与修订是一个长期的过程，截止2013年5月底，欣正风电公司共制定出台了《综合考评标准》、《两票管理办法》等40余项新的制度，汇编完成管理、工程、安全生产三本制度汇编；完善了各类生产管理标准48项，绘制了各个电压等级系统图，建立了标准操作票库、工作票库；完善了运行台账和设备检查登记记录，制定了12项应急预案；做到每项工作有依据、有措施、有时限、有成效、有考核、有人负责到底，基本实现了“有章可循、有章易循”.

　　管理、工程、安全生产三本制度汇编图[（三）基于精简、有效、激励的原则，完善制度化建设]。
　　
　　3.4 立足集成、补充、融合的理念，建立数字化平台
　　事务管理系统最终需要以数字化、信息化、效率化的形式体现。程序选择OraclePrimaveraP6项目管理软件制作，采用端口映射作为内外网访问解决方案。档案部分采用清华紫光档案管理软件，合同管理采用Oracleprimaveracontractman-agement解决方案，最终实现网页平台的完整融合，实现了电脑、手机、平板电脑等任意平台上的使用，在内网和外网等任意网络都能进行访问、选择、审批等操作。

　　4 成果实施后所产生的效果
　　
　　4.1 经济和社会效益明显
　　从2011年底实施事务管理系统以来，欣正风电公司全体员工克服了任务重、条件苦等重重困难，以一期工程基建和生产运营为舞台，努力提升企业盈利能力，充分发挥了公司风电机组在电网结构中的盈利优势和环保优势，基本实现了“一期工程建设收尾、安全局面总体稳定、生产指标区域领先、经营活动逐步规范、二期项目初现曙光、管理水平大幅提升”六大目标，在企业盈利的同时，在社会上树立了良好的企业形象。

　　4.2 技术指标区域领先：
　　2012年巴彦乌拉风电场一期工程全年累计完成发电量1.0944亿kWh;等效利用小时2211h;全年机组利用小时较内蒙古风电机组平均利用小时高出300多小时，较接入西乌旗巴彦乌拉变的某同类风场高出400h.从对标情况看，主要生产经营指标领先区域甚至是行业水平，实现了“即投产、即稳定、即盈利、即达设计值”.

　　4.3 管理水平取得较大提高
　　在事务管理和CM合同管理等系统的管控下，公司能严格执行投资计划，严控工程设计关、工程量签证关，确保合同的正常履行，未出现超前、超额、无合同付款情况。投资额与批准的执行概算相比节余1768万元，与核准的计划总投资比较节余5107万元；单位度电造价低于集团公司风电基准标杆单位度电造价。

　　在员工管理方面，依托事务管理平台，将个人的绩效考核与培训成绩挂钩，与发电量、利用小时数挂钩。安排员工在风场跟踪风机维护、集中理论学习、定期组织考试、经常交流与调度沟通的技巧，鼓励员工与企业同步成长，2012年该公司员工在集团公司风电技能竞赛上获得了团体第二名的较好成绩。

　　5 结语
　　
　　总的来说，事务管理系统是一种固化的信息化管理方法，是信息交换平台、知识积累平台、决策辅助平台，协同工作平台，它可以让风电企业更合理的配置企业资源（人力、物品、资金、设备和信息等）。这种系统特别适合一个风电企业管理多个相关风场的模式，能够显着提高工作效率，灵活优化业务流程，提高企业管理水平，增强企业竞争能力。因而能够在风电企业广泛推广使用。同时，事务管理系统不只是一套计算机系统，更是一种企业管理的思想和理念。其最终目的是将企业日常工作业务电脑化，流程标准化，最终达到以数据说话的目的。应而也可以在其他行业特别是管理场所分散，人员相对不集中，需要实现远程审批的企业采用。

　　参考文献
　　[1]宫靖远，主编。风电场工程技术手册。机械工业出版社，2004.
　　[2]许轶，编着。风电场项目前期工作实用手册。中国电力出版社，2011.
　　[3]乔杨。基于ESB的异构数据整合策略[J].图书馆学刊，2011（07）：73.
　　[4]陈淑超。基于XML企业异构数据集成技术的研究[J].华章，2011（17）：86.