应急物资储备管理的流程有效性分析

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【题目】我国应急物资储备管理流程优化探究 
【第一章】流程再造视角下应急物资储备管理分析绪论 
【第二章】应急物资管理与流程再造相关理论基础 
【第三章】应急物资储备管理的现状分析及流程诊断 
【第四章】应急型物资储备管理流程再造 
【第五章】应急物资储备管理的流程有效性分析 
【结论/参考文献】应急物资储备管理体系构建研究结论与参考文献

　　第五章 应急物资储备管理的流程有效性分析

　　5.1 流程设计方法的科学性

    无规矩不成方圆，任何事情的改善和发展都是通过科学的方法论作为指导。

　　在应急物资储备管理的流程再造的过程中，需要一个具体而用科学的方法论引导着流程再造的不断推进。在企业界中，通常采用 ESIA 方法，即 E（Eliminates）清除；S（Simply）简化；I（integrate）整合；A（automate）自动化，进行具体业务系统性的改造，这种改造的方法不是彻底推翻完全翻新流程，而是着眼于优化现有流程、风险性小且实施步骤较为稳妥。政务流程再造灵感源自于企业业务流程再造。因此，本文认为结合公共部门工作流程的具体特性与 ESIA 的方法相结合，将其中内容进行适当的取舍和增补，将其应用在了应急物资储备管理的流程再造当中。具体包括：

　　（1）清除（Eliminate）：即清除政府部门业务管理流程中不必要的环节。政府网站信息当中鱼龙混杂且部分内容滞后，因此需要过滤无效信息，合理构建政府信息系统。之前以“职能”为导向政府部门设置在很多部分出现了机构部设置重复，政出多门，职能划分不清且相互推诿的现象，清除重叠机构，提高行政效率。

　　在应急物资储备组织结构中，创建了一个强有力的统一机构来代替之前不同部门的分头行动。将民政部门主管的民政救灾物资管理和防汛总指挥办公室主管的防汛救灾物资管理合二为一。避免了之前因为各部门负责不同灾种应急管理而造成的沟通不畅及协调不利的局面。

　　（2）简化（Simply）：即简化必要的活动。政府部门工作中有很多活动是必不可少的。然而有些必要流程中存在着过多的中间环节，导致办事效率降低，无法满足公民对政府执政能力的要求。非常态下，快速准确的物资筹集是应急物资救援的紧迫任务，然而通常因为过多的审批程序造成了筹集速度缓慢，从而错过了最佳的救援时间。所以，压缩审批流程，尽量减少中间环节，通过现代化技术缩短申请时间、公文审批时间等等已达到快速准确筹集物资的目的。在本文所设计的物资筹集过程中，注重了运用信息系统来实现多方物资汇集时的审批过程，简化了与社会各团体沟通批复的时间，提高了效率。

　　（3）整合（Integrate）：即将碎片化的、不连贯的流程整合为首尾衔接、前后呼应的系统化流程的过程。对于流程的整合既是 ESIA 方法的核心，又是目前最棘手的内容之一。在应急物资储备管理工作中，分为两个不同的模式，即日常管理和非常态管理。这两个管理模式之间既有共性，又存在着十分大的差异。在应急情况发生时，它的不确定性和突发性导致储备管理工作必须高效率、快速准确的完成。在这两个模式之间如何自然的切换，如何形成首尾相连的紧密的系统流程，则是需要整合的过程。在具体的设计当中，注重运用了多主体参与的方式，在应急发生时，能够及时通过统一指挥中心和其他物资供给主体取得快速的联系，从而顺利完成物资的筹备和调运。

　　（4）自动化（automate）：即流程任务的自动化。早在上世纪 80 年代，我国就提出了“办公自动化”的观点，并在后续不断的发展。如今，政府部门纷纷买进针对部门属性而运行的办公软件来支持“自动化”的实现。然而办公系统的自动化无法实现部门之间的有效沟通，仍然处于信息闭塞、各谋其政的状态。流程的自动化不仅仅需要自动化的技术支持，还需要将过去分裂开的各个部门业务通过“串联”或者“并联”的方式，通过数据库的建设，采集、传送、分析各个部门海量的数据从而达到真正的政府部门间协作自动化、办公自动化的目的。在应急物资储备管理中，注重数据库的建立，将每一个物资信息入库，每一批物资使用入库，建立较为合理的信息跟踪系统，协助各部门调用和回收应急物资，达到了各部门之间的协同合作。

　　5.2 流程评估指标的建立与实现

　　流程再设计后需要针对该项目开始设定的再造目标，评估、监测新的流程，来确定是否达到了预期的目标。它是流程再造中不可缺少的环节，同时也是判断流程再造是否有效的标准之一。在对新流程进行评估的过程中，需要科学合理的指标来验证新流程是否达到设定的目标。因此，针对应急物资储备管理的流程再造过程，使用关键绩效指标（KPI:Key Performance Indicator）方法来评估新的流程是否达到了高效率、低成本、快速度的目标。

　　关键绩效指标（KPI）通过对组织内部某一流程的开始端口和结束端口的关键参数进行设置、取样、计算、分析，是一种衡量流程绩效的一种目标式量化管理指标，是把企业的战略目标分解为可运作的远景目标的工具，是企业绩效管理系统的基础。简而言之，就是找出对整个工作任务影响深远的流程关键点，从而来评估整个流程的可行性和有效性。

　　应急物资储备最重要的目标便是能够有充足的物资储备来保证在应急状态下能够快速高效的筹集配送，同时又能够节约政府开支，降低成本。据此，设计了三个指标来评估新的物资储备流程的科学有效。

　　（1）物资充足率。假设物资充足率=（已有物资储备+临时物资储备）/应急所需物资。当两者之比大于等于 1 时，说明物资储备是充足的，当两者之比小于 1时，说明物资的储备不充足，整个管理过程存在问题。已有物资储备是指在应急储备库中进行的实物储备，临时物资储备包括与企业签订合同而进行的物资代储或者在应急情况下的临时生产物资，以及通过其他社会团体、非政府组织、个人等渠道而来的物资。在应急物资实物储备管理流程设计中，首先普查了已有物资情况，并在专家的指导下确定了某地区所需的物资储备，保证了物资种类、数量、型号的合理配置。同时注重了使用多种储备方式相结合的模式，充分利用与企业之间的合作，让企业成为应急物资储备的一大主体，以及动员培养家庭意识、鼓励以家庭为单位防患于未然的家庭物资储备作为充分的物资储备。应急状况发生时，将二者动态结合，达到 1+1>2 的效果。

　　（2）时间。时间是整个应急管理过程中至关重要的因素。“应急”顾名思义，重点在于“急”上，如何节约时间的配置物资是评估一个流程是否真正达标的标准之一。在物资筹集环节，通过流程能够迅速调用仓库物资以及临时物资十分重要。因此在流程设计环节，注重了在物资调用过程中的审批环节，简化了审批流程，并且动员了多方参与主体，形成了多元力量的筹集过程。此外，在组织结构的再设计中注重了与交通、铁路等各部门之间的协作，形成了联动应急网格。保证了在物资调度过程中，能通过与各部门的紧密配合，达到节约运输时间的效果。此外，信息系统的建立也大大减少了部门之间沟通的时间，通过数据库中的信息帮助各部门及时使用储备物资，了解物资动向，从而进一步的节约了应急救援的时间。

　　（3）成本。由于物资不合理配置、缺乏监管机制而造成了大量的物资浪费，近几年也频频被曝光类似的问题。因此，在流程再设计中，特别注意了如何降低政府财政开支，节约成本的问题。首先是在物资配置领域，启用了专家小组，对本地区应急物资采购的数量、品种、质量进行需求的预测和分析。能让储备的物资能真正用在刀刃上。避免很多不必要的物资大量储备库中，而灾难发生时却毫无用处的情况发生。通过专家意见合理建设物资储备仓库，避免重复建库而造成的财政浪费。其次，在物资采购方面注重了联动机制，包括通过签约企业大批量生产物资、联合社会各团体在灾情中进行捐款捐物来节约政府财政开支。最后，建立了物资跟踪系统，加强了监管机制，防止有人从中牟利，及时做好物资的回库工作，防止过剩物资无人管、无处放，将物资及时回收再利用，从而达到节约成本的目的。

　　综上所述，本文从两个方面验证了应急物资储备流程的有效性。其一是借鉴了企业流程再造的 ESIA 方法分析了在应急物资储备流程再造过程中，合理的应用，且达到了一定的效果；其次是用 KPI 理论设置了三个关键的绩效指标，来评估了应急物资储备管理的流程再造达到了之前设定的高效率、快速度、低成本的目标。