企业物资自主管理的难点和重点

　　一、引言

　　在 2008 年以前，物资管理工作均是以法人为单位，由基层单位实施自行采购；2008 年油田公司重组整合后，为了与油田公司对标接轨，2009 年成立了供销分公司，负责长实集团物资集中采购、原油结算业务；从 2010 年起，长庆油田分公司将长实集团列为原油生产单位进行考核管理，下发了《关于调整完善长庆实业集团有限公司内部机构编制的通知》（长油〔2010〕55 号）。

　　根据文件精神，将原油结算业务剥离，调整成立物资采办站，全面负责长实集团物资采购管理工作。在自主管理状况下，实现与油田公司物资管理业务的逐步“对标”，规范管理、经济保供，实现集中采购目标；构建物资管理软件系统平台，提高采购效率，实现物资“收、发、存”集中管控，规范仓储管理，强化平库措施，降低库存，已经成为物资采办站的主要任务，也是物资自主管理的难点和重点。

　　二、以物资管理软件系统为抓手，实现业务链全过程受控，把握物资管理重点环节，搭建物资集中管理平台

　　（一）优化物需求计划管理流程，稳步提高编报效率，是实现物资规范管理的前提。

　　一是建立需求计划决策审核机制，大力推行由生产、工艺技术、物资、财务等各部门对物资计划的综合审定程序，对计划实施源头控制，充分发挥专业科室管理职能，重点突出机关专业科室的审批，总体均衡和准确统计器材物资使用量，规范器材物资技术标准的执行应用，形成物资计划环节控制和过程监管相结合的管理模式。

　　二是下发《关于规范物资需求计划编报的通知》，强化制度落实，对计划编报依据，规定格式，内容要求、报送时间等统一规范。提高季、年计划提报率，压缩月计划上报，杜绝零星计划，同时加强考核，重点考核季、年计划的提报率，以促使需求单位改变随用随报的计划提报形式。

　　三是要求计划业务人员更新观念，提前介入，加强与计划、建设单位沟通联系，深入到用户和现场，及早掌握物资需求动态，分析物资需求规律，特别是对一些用途特殊、消耗周期不定等不易形成、季度计划的物资，要进行有预见性的需求分析，合并零星计划。

　　四是应用物资分类与编码，提高计划编报准确度。物资分类和编码由采办站计划岗负责，基层单位设立兼职编码员，严格按照《石油工业物资分类与代码》（2010 年版）进行编码管理，促进了计划编报高效、准确运行。

　　三、科学、合理选择采购方式，按制度实施采购，是物资规范管理的核心
　　
　　作为多元经济法人企业，物资采购业务未被纳入 ER P 管理系统，采购资金均为自筹，在没有大的市场资源依托，采购资金偏紧的实际状况下，做到保障供应，需要在符合政策规定的前提下，灵活应对：对于一、二类物资，遵循《长庆油田分公司国内物资采购招标管理实施细则》第三章第七条之规定，严格按照中油集团、油田公司招标结果执行采购，对于油田建设关键物资石油专用管材、普通钢材、三抽设备、化工产品、煤炭等物资，竭尽全力在采购资金上予以保证；对于三类物资，在采购方式的选择上严格执行油田公司规定，单次采购金额超过 20 万元及以上且潜在供应商有三家（含）及以上的必须招标采购；单次采购金额超过 20 万元及以上但潜在供应商少于三家的执行采办站→招标办→招投标领导小组，不招标采购审批流程；对于采购数量少，金额低，品种杂，低值易耗品下发基层单位自行采购。

　　持续推进代储代销业务，是缓解采购资金压力的有效手段。结合生产实际，在 2012 年对抽油杆、抽油泵实行了代储代销业务；从2013 年起，油田公司采购管理部先后发布定商定价、代储代销目录价格的通知，积极跟进按照确定的采购价格，对螺杆泵、柱塞泵配件实行了代储代销，2014 年将压力表纳入代储代销管理，丰富了采购方式，降低库存规模，库存调剂调配功能进一步增强，保障了正常的生产运转。今后，将结合基层单位区块分布实际，尝试按照区域选商定价的方式，推行防洪防汛、低值易耗、五金、工具等物资的代储代销业务。

　　四、建立物资管理信息系统，加强在库物资动态监控，是提升物资规范管理能力的必要途径

　　一是建立物资集中管理信息系统平台，不断转变库存管理方式。通过仓储网络管理软件的建立和实施，在各基层单位仓储管理职责和管理人员隶属关系不变的前提下，将三级库所有物资（集中采购、自行采购、代储代销、废旧物资、修旧利废物资）材料的收、发、存纳入物资采办站统一管理，实现长实集团物资材料库存管理的实时监控。

　　物资采办站作为长实集团器材物资收、发、存管理中心，基层各单位的库存作为材料使用中心，所有器材物资的收、发、存均通过采办站网上稽核，采办站根据经稽核的收、发、存明细账和存货物资盘点明细表，定期组织进行库房实物物资盘点，确保账、卡、物、资金“四对口”。

　　二是不断完善储备管理运行机制，编制重点物资储备定额，根据定额合理统筹，优化库存结构，加快物资周转速度，减少资金占用。每月底密切关注库存情况，确保库存资金控制在指标之内；并进一步强化存货的清查与分析，落实积压、报废物资的责任追究制度；加强物资保养、收发验收工作，推行“6S”管理标准，保管人员严格按规程操作，做到日清月结、账实相符；采取定期检查和不定期抽查相结合的方式，对仓储管理工作进行检查验收，促进仓储管理水平的提高。大力抓好积压、报废物资的处置工作，研究制定修旧利废的激励政策，充分调动物资使用单位的积极性，不断盘活库存，提高库存物资的有效利用率。

　　五、归口合同签订及材料结算、付款计划审批权限，是实现物资规范管理的有效手段

　　将物资采购合同签订及材料结算、付款计划的审批统一授权归口到物资采办站管理，有利于对各基层单位物资消耗量及物资采购资金的掌控和监管。同时减少了供应商办理合同和结算、付款的“多头”环节，体现降低供应商成本就是降低自己成本的理念。

　　（一）优化合同签办流程

　　对于集中采购物资，不论单位是否为独立法人单位或为长实集团直属单位，均由物资采办站起草、上传、提交送审合同，并由长实集团机关相关部门审批。若为独立法人单位，法人单位签字盖章，合同生效；若为非独立法人单位，长实集团签字盖章，合同生效。对于基层单位自行采购的下放材料，由各基层单位按照商谈记录起草采购合同并上传机关相关部门审批生效。

　　供应商持用料单位的用料定单组织供货。若用料单位为独立法人单位，法人单位签字盖章，合同生效；若为非独立法人单位，长实集团签字盖章，合同生效。

　　（二）理顺结算、付款办理流程

　　一是对于集中采购物资和自行采购物资均由物资采办站稽核，统一在财务科办理结算挂账手续；各采购物资的结算，均需供货商凭用料单位开具的入库验收单据在物资采办站办理。

　　二是考虑到材料需求计划、合同、出入库单等结算附件均经基层单位审查，故各基层单位不需在结算审批单签署审查意见，从而简化结算审批流程。

　　三是已办理好结算挂账手续后的材料付款，不论为集中采购物资还是自行采购物资，均由物资采办站安排付款计划，经财务科室和主管领导审批后，由财务科统一安排对外付款。

　　六、以物资管理信息系统为管理平台，完成物资规范管理手段升级

　　在理顺采供业务流程的基础上，同步建立了物资管理的统一网络数字化管理平台，主要实现了物资需求计划模块(基层申报、逐级审批)、采购模块(选商、比价、商务谈判)、合同模块(合同上报、逐级审批、查询)、入库模块(入库数据录入、制单、查询、退料)，发出模块(出库数据录入、制单、成本核算、退料、查询)、库存模块(报表、查询)、废旧物资管理模块、修旧利废管理模块等功能，该系统 2013 年4 月组织研发，5 月培训上线测试运行，目前该系统运行状态基本良好，实现了长实集团物资管理科学化、信息化和现代化，促进物资采购、器材管理整体上水平。

　　七、结论

　　深化物资集中管理机制建设，全面深入推进物资采购集中管理，加大集中、规模采购物资覆盖面，不断促进物资管理标准与油田公司全面对标；进一步规范和优化物资采购供应流程，持续改进，精细管理，严控采购成本，不断促进物资采供工作科学化、信息化和规范化，是我们物资管理工作总目标。