行政执法案卷的作用及制作中常见问题的处理

　　1 行政执法案卷的作用

　　首先，行政执法文书是对行政执法活动的记录，在执法过程中的各个环节都必须要有案卷记录，它不仅是上一阶段执法的小节，同时也是下一阶段执法的参考依据，而这一系列的文书集合起来就组成了完成的行政执法案卷。制作行政执法案卷能够帮助我们更清楚的了解案情，同时它也是上级行政复议以及法院诉讼案件的书证。

　　其次，我们可以通过对行政执法案卷进行抽样检查，从而考核某一行政执法人员的执法水平，考核其综合能力。因此我们应该将行政执法案卷作为行政执法人员的必修课与必考内容。

　　最后，行政执法案卷还能够起到教材的作用，好的行政执法案卷能够作为典范，质量较低的案卷可以作为反面教材。认真阅读他人制作的行政执法案卷，能够让自身的制作水平得到提高。另外优秀的案卷还是其他行政执法人员的培训教材。

　　2 案卷制作过程中的常见问题

　　第一是相关项目填写不完善，比如被检查人、当事人一项，法人代表或者负责人栏未填写；各种性别、职务、联系地址等具体信息填写不完整；《现场检查不笔录》中未填写地点。

　　第二是签字一项存在漏签、误签的情况，比如《现场检查笔录》中缺少当事人签字；重大行政处罚审批表缺少负责人签字；受理、立案、结案一栏负责人签字混乱。

　　第三是立卷归档不规范，比如未按照规定标准进行装订，文书资料整理过程中存在很多细节上的问题。

　　第四是用语不当，比如说在案卷中使用很多具有模糊性的词汇，使用一些主观判定和推断性较强的词汇。

　　第五是书写不规范，比如直接在文书上使用油笔进行书写，或者在案卷中不注重大小写规范，单位字母格式不统一。

　　3 案卷制作技巧。

　　3.1 严格进行审核
　　行政执法案卷的制作必须要构建案卷制作专人负责、执法文书严格审核的工作机制，对于执法人员制作出的文书必须要进行严格的审查把关，对于行政执法案卷要审核其合法性和规范性。在审核的过程中要严格从以下几方面进行把关：执法主体的合法性、执法流程的规范性、当事人认定的准确性、违法事实的确凿性、证据的完整性、案件定性的准确性、适用法律条文的正确性、文书材料的规范性、案卷是否清晰、文字是否规范统一等。对于行政处罚案卷以及行政许可案卷都应该根据其案卷制作流程进行一一核对，存在问题应该第一时间进行纠正，保证各类案卷文书定性准确，制作规范，事实清楚。

　　3.2 规范制作标准
　　在案卷制作过程中，应该严格按照制作规范做到一案一卷，参照案卷制作标准格式文本，从案件的查处流程到文书的排版、签名以及日期等细节，都必须要做到规范统一。为了让案卷查阅、翻看起来更加方便和美观，应尽可能的用统一的封面，文书材料使用A4纸，案卷内要排除金属物，文字统一使用黑色钢笔或者毛笔书写，无法随案装订的材料要放入证据袋中，注明其名称、类型、制作时间以及所在案件卷宗，尽可能的从细节处确保案卷的规范统一。

　　3.3 装订归档技巧
　　为了避免案卷破损，在进行装订之前应该将文书上的大头钉、回形针等金属物去除。

　　对于大小不统一的文书材料或者其他无法装订的材料，应该进行加工裱糊。裱糊过程中尽量不使用浆糊，避免虫蛀。小于卷面材料应该加上衬纸，接缝区域要加盖骑缝章。

　　部分已经破损的文书必须及时进行修补，部分使用铅笔或者圆珠笔书写的案卷，或者纸质低劣的文书，确实不能更换时要进行复印。要注意的是复印件和原件必须共同立卷归档，不能当成重件处理。

　　案卷中的照片（或底片）必须要有文字说明。如果照片上无文字说明就失去了保存的意义，因此每一张照片都必须要有相关的文字材料说明。

　　案卷进行装订之前必须确保其纸张长宽一致，确保左边和下边对齐，之后统一装订于案卷的左侧，使用不锈钢钉书针进行装订，完成之后要进行检查，避免漏订的情况。

　　立卷工作完成之后要第一时间移交档案室，即是归档。归档之前要进行最后一次检查，再交由档案室验收。归档通常来说要求在结案后一季度时间内完成。归档应履行必要手续，档案人员在归档簿上签收后，归档工作便完成了。

　　4 结语

　　总之，作为行政执法人员，我们应该深入执法工作实际，做到多学、多看、多写，积极摸索规律、总结经验，不断提升自己观察分析问题的能力，提升自己的文字功底，从而熟练掌握行政执法案卷制作技巧。
　　
　　参考文献
　　
　　[1] 李瑰华. 行政执法案卷制作规范研究[J]. 西安电子科技大学学报，2012（4）： 19.
　　[2] 周思敏. 行政执法案卷的立卷归档[J]. 档案时空，2010（6）： 49.