近年来,社会经济快速发展,这使得人们对土地资源的需求越来越高,社会上也出现了越来越多的土地经济纷争。因此,作为土地资源管理的重要基础,土地资源档案被人们应用得越来越多,在保护土地资源和人民利益方面发挥着重要作用。但是,由于自身内在因素和外部环境因素的影响,土地资源档案管理效率较低,档案管理缺乏规则和程序性,不能满足当前人们对土地资源档案的社会要求。因此,转变现有的土地资源档案管理模式成为土地资源档案管理的重要课题。
一、土地资源档案管理的特点
(一)兼容性
土地资源管理涵盖内容多,档案管理的类别也很多。例如,有些土地资源档案是综合档案,也有些是专业档案,虽然档案之间存在明显的差异,但它们又是相互关联的,具有兼容性的特征。比如,一份完整的国土资源转让档案,包含测绘类档案、地籍类档案,这些档案相互协调兼容。
(二)重叠性
在审批一块土地时,需要审核档案,但是,土地档案涉及内容很多,需要许多部门之间协调,这些档案之间较为分散,因此需要将用地部门所提供的档案进行重新归类整理,所以归类后的档案具有很大的重叠性。
(三)时间间隔性
土地资源管理工作具有较强的程序性,许多工作耗时长,有的甚至需要花费几年的时间,然后再对这些信息进行归类、整理,进而形成土地资源档案,致使土地资源档案耗费时间更长。
(四)时效性
开展土地资源管理,其重要来源之一就是土地资源档案,许多土地纠纷也可以在土地档案中取得关键证据。土地资源档案不仅能够帮助土地资源部门解决争端,还可以保护土地,能够切实有效地帮助有关部门管理土地资源。
(五)易变性
土地资源档案管理的重要组成部分之一就是地籍档案管理,地籍关系着人们的日常生活,许多时候因为买房卖房、土地规划等因素致使地籍档案经常会发生改变,这就对地籍档案管理的工作人员提出了更高的要求,需要他们及时对地籍档案进行更新,确保为土地资源管理提供准确、有效的档案。
二、土地资源档案管理存在的问题
(一)管理思想不先进
一些部门的工作人员管理思想相对不够先进,没有意识到土地资源档案管理的重要性,对于档案管理工作的开展也不够重视。上级的不重视致使具体从事土地资源档案管理的工作人员工作循规蹈矩,只是一味地沿用过去的工作方法,导致各类档案管理出现档案资料不完整等现象,为之后的归类带来许多难度。
(二)管理方式和基础设施落后
当今社会,发展速度日益增快,产生的数据也越来越多,现有的工作效率较低的档案管理方式致使土地资源档案管理的工作量越来越大。同时,网络信息化慢慢走进家家户户,土地资源档案管理的信息化也逐渐普及,但是,在许多基层土地管理部门基础设施还不健全,经常会出现一部分土地档案资料使用网络技术记载,而另一部分档案资料还是纸质版的情况,这就为档案管理工作人员带来了更大的难度,经常需要从两部分查找资料,致使工作效率较低。
(三)缺少电子档案管理经验
土地资源档案管理的信息化慢慢普及,由于现有管理方式还比较落后,对国土电子档案的管理经验较为欠缺。许多从事档案管理工作的人员对电子档案基础设施使用不熟悉,较大地影响了档案工作的效率。
(四)工作人员自身素质低
土地资源档案管理工作量大、内容繁杂,而且专业性较强,这都致使从业人员可能会产生懈怠情绪,出现工作不认真的情况,也可能出现一些错误,影响档案管理整体质量。
三、土地资源档案管理的优化策略
(一)有关部门高度重视土地资源档案管理工作
相关部门的高度重视是确保档案工作顺利开展的重要前提,相关部门领导应该增强对土地资源档案相关知识的学习掌握,意识到土地资源档案管理对于土地资源管理及我国长远发展的重要意义,积极采取有效的措施提高档案管理的质量,确保土地资源档案能够有效发挥自身的重要作用。
(二)加快档案管理网络化进程
形成统一的档案管理网络,对于土地资源及从业人员的集中管理都具有很重要的意义。通过档案管理网络化,可以使土地资源档案更加系统、规范,相关的从业人员也可以统一领导和管理,更有利于档案从业人员队伍的建设。同时,制度方面,应该不断建立和完善档案管理相关制度,使档案管理工作更加系统、标准。
(三)对土地资源档案分类整理
土地资源档案繁多冗杂,而且用地报批形成的文件和音频材料又极易丢失,因此在归档时应及时根据档案自身特点进行归类,档案管理人员应设立登记薄,及时对收到的档案进行装订,这样既保证了档案管理的规范性,方便工作人员快速对其进行查阅,又防止了关键档案材料的遗失。
(四)提高档案管理工作人员自身专业水平和素质
要提高土地资源档案的管理质量,就必须提高土地资源档案管理工作者的个人能力和素质。当今社会,随着信息技术的快速发展,要积极引进从事档案管理的人员,对从事档案工作者定期进行岗位培训,及时为他们更新档案相关知识,提高从业人员的专业水平和计算机档案管理水平等;要加强在思想层面对工作人员进行培训教育,为其树立正确的观念和价值导向;建立一些激励制度,调动工作人员的工作热情。
(五)对土地资源档案信息合理开发
规范的土地资源档案管理能够有效推动土地资源管理工作的进行。在档案管理工作人员整理归档好档案材料后,通过计算机平台为相关部门开展业务提供支持,使其更顺利地开展国土资源工作。
(六)注意国土资源档案的保密
首先,制度方面,相关部门应该加强完善土地资源档案开发利用过程中的保密制度,对土地资源档案的查阅、借用、复印等权限进行明确和规范。同时,对于档案管理部门内部,也要对档案的使用人员和范围进行限制,确保一切档案工作的开展有制度可以依据,保证档案资料不外泄。同时,在档案借阅的过程中,工作人员也要进行有效的监管,并在借用的档案资料归还时,及时进行检查。
(七)健全档案管理的硬件基础设施
在档案管理工作中,一些硬件基础设施比如监控系统、计算机,能够保证档案管理工作有序、规范开展,还可以约束从业人员的工作行为。因此,土地资源管理部门应该加大对硬件基础设施建设的投资力度,加快完善基础设施,进一步提高土地资源管理水平。
1.以薄弱环节为目标,不断增强土地资源管理职能
(1)国土资源档案建设体系及运行机制需要进一步强化
研究制定国土资源档案工作的年计划、月计划及未来长远发展计划,将其纳入到国土资源工作总体布局,并对其作出计划、组织、检查、评价、奖惩。结合土地资源产业特点和实际工作,进一步完善档案归档、借阅、保密、识别、销毁、移交档案等方面的规章制度。对管理人员的职务划分进一步完善和明确,确定从事不同工作人员的具体职责,对档案管理和归档的范围、档案使用和借阅权限进一步明确界定,实现精准管理。同时,建立国土资源档案管理激励机制,打破档案管理中奖励分配的均等化趋势,给予在管理过程中做出贡献的人员精神和物质激励,以此来激励其不断学习,提高自身的能力,调动工作人员的热情。
(2)国土资源档案数字化建设需要进一步加速
根据建设数字化档案、规范化管理的具体要求,进一步加快建设以电子政务为基础的国土档案信息服务系统,以实现全社会共享的目标。数字档案馆建设相关的文件指出,下一步要将档案信息化建设融入到土地信息化建设的相关规划中去。将档案管理系统与政务信息系统、用地审批系统等联合到一起,以实现档案的收集、分类、汇总、统计、分析和使用全过程的信息化管理。数字档案管理系统集档案编号、图纸和文件管理于一体,方便了档案的查询和利用。
(3)国土资源档案安全体系的建设需要进一步巩固落实
各层级签订责任状,明确每位员工在工作中要承担的具体安全责任,使人人都意识到安全责任,都参与到安全工作中去。开展安全巡视和定期抽查检查工作,尤其在假期和重大的法定假日,及时发现隐患,严格防止档案出现损毁或丢失等情况发生。针对可能发生的意外情况,制定相应的国土资源档案抢救方案,以防造成损失。按有关政策法规的要求,改造、翻新或新建档案库房,使档案库房的安全、防震防火等标准进一步提高。对国土资源档案进行分类,对十分重要的档案进行异地备份、电子备份,以确保国土资源档案安全。按照信息系统安全等级保护和分级保护的具体要求,为档案信息系统建立安全防护体系、灾难恢复机制,以防止电子档案丢失。
2.围绕重点工作提高国土资源档案服务效率
(1)积极保障国土资源档案管理的建设
确保国土资源档案的基本作用得到全面发挥,主动向有关各部门提供有力的信息支撑,对建设用地以及开发利用后用地的监督进一步提高,确保各类建设项目能够依据法规和相关规定用地。审核项目建设的土地利用手续时,首先查阅土地利用规划文件,确认项目地点的选择符合土地利用规划。在土地储备、土地抵押贷款等工作中,应当依据原始土地档案信息,科学地计算和评估土地价格,在此基础上实施土地储备,进行土地出让,维护土地信贷资金的安全性。建立用于土地开发和利用的信用档案,将用地单位未完成合同中约定的项目、未及时支付土地价格等情况进行登记,依法进行处理,并及时向社会公开。
(2)及时为激活闲置的土地资源提供服务
当今社会,产业的迅速发展,时常会发生这种现象,在有些企业落户的时候,因为市场前景发生变化、投资可能不及时等问题,以至于土地资源被浪费。国土资源档案部门应切实发挥自身作用,对土地归档的详细信息进行调查和收集,明确土地的占用情况、闲置情况等,并且对企业情况和闲置土地情况及时登记备案,为相关部门对闲置土地进行及时利用建设提供第一手资源。
(3)为个人的正当利益提供有效保障
随着经济全球化、城市化的日益推进,土地的财富影响更加显着,参加土地利用活动的单位不断增加。地籍档案的信息量显着增长,访问和利用的需求日益增加。国土资源档案部门应着重关注土地所有权交易(如拆毁、买卖和赠与),编写相关的专题档案目录,积极提供查询咨询服务,避免引起冲突,为群众提供高效准确的档案信息服务。特别是在旧村改造等工程中,集中查阅未办理土地登记手续的农民信息,按照原档案信息的基本信息进行现场勘测登记,为补偿等工作提供基础,维持社会和谐与稳定。
社会和经济发展迅速,土地资源档案管理对于土地资源管理的重要作用也日趋显现,关系到国家的长远发展,影响着土地资源信息的开发利用。希望本文对土地资源资源档案管理特点、现有问题的分析,并有针对性地提出的应对策略和建议,能够对土地资源管理的发展起到积极的作用。
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