电气安装业务流程优化实施保障措施

　　第4章 沈阳电业局电气安装公司工程施工业务流程优化实施保障措施

　　业务流程优化是企业改进工作方式，提高效率，降低成本，增强市场竞争力的强有力手段。本章在了解沈阳电业局电气安装公司总部业务流程典型问题、运用 DMAIC 模型优化业务流程的基础上，从流程优化前期准备、流程优化注意事项、流程优化后期巩固三个方面提出了业务流程优化实施保障措施。

　　4.1 流程优化的前期准备。

　　对沈阳电业局电气安装公司工程施工进行业务流程优化之前，工程项目团队应该做好充分的前期准备，提前做好所有业务流程优化潜在难题的应对策略。例如，应尽可能充分了解沈阳电业局电气安装公司的人力、物资、财力、环境等实际情况，还要明确业务流程优化的具体目标，及目标实现的方式方法，从而为业务流程优化的顺利进行，打下坚实的基础。具体来说，沈阳电业局电气安装公司工程施工业务流程优化的前期准备工作需要从以下几个方面做起。

　　（1）公司领导高度重视，并统一思想。

　　业务流程优化方案的制定和实施需要公司各部门相互联系，协同工作，各级领导干部要承担起业务流程优化发起、组织、实施、控制的角色，大力支持企业业务流程优化。一般情况下，由公司领导牵头发起的自上而下的业务流程优化，能够在一定程度上提高成功概率。

　　另外，在整个业务流程优化过程中，应该全面争取各级领导的支持，这将有助于克服业务流程优化中遇到的障碍和困难，极大地推动业务流程顺利实施。

　　（2）精选人员，配备资源，成立业务流程优化团队。

　　为保证业务流程优化的成功实施，必须为工程施工业务流程优化过程提供所必需的人力、物力、财力等资源。首先，必须成立一支强有力的自上而下的业务流程优化团队。因此，沈阳电业局电气安装公司拟任命公司主管领导担任团队经理，从检测室、综合部等部门精选相关骨干人员，参与业务流程优化，并抽调部分普通工作人员参与团队建设中。普通工作人员的参与，不仅增加了业务流程优化团队的群众基础，也增加了团队结构的多元化，便于激发团队成员集思广益，从不同角度提出优化建议和方案，给业务流程优化的成功实施增强了保障。其次，物力资源也是业务流程优化的必要保障，业务流程优化过程中涉及的材料、设备、工具等必须得到满足，才能保障业务流程优化的顺利开展。另外，财力资源对业务流程优化的实施起着至关重要的作用。相关设备的完善，工作人员的招聘和培训，管理信息系统的开发和实施等，都需要充足的资金支持。因此，针对沈阳电业局电气安装公司工程施工业务流程优化的需要，必须调拨业务流程优化专项资金。

　　（3）明确目标，制定标准。

　　在业务流程优化过程中，会带来一系列变动，往往会牵涉到相关个人和部门利益。为了保障这些利益，我们必须在业务流程优化方案实施前制定与业务流程优化配套的管理制度，如薪酬制度的再规划、工作人员岗位职责的重新表述和管理等。配套的管理制度必须保障优化后的业务流程实施后，业务流程中各环节能够顺畅衔接。

　　另外，在业务流程优化实施之前，我们需要制定一个标准，用于评判业务流程优化是否产生了效果及产生效果的程度如何等。在沈阳电业局电气安装公司工程施工业务流程优化实施之前，我们从业务流程时间缩短长短、工作人员精简数量、施工成本多少等角度明确了业务流程优化评判标准，为业务流程优化方案的持续改进和实施奠定了基础。

　　（4）加强对工作人员的宣传、培训和教育沈阳电业局电气安装公司工程施工业务流程优化的顺利进行，需要公司各级领导及工作人员的共同大力支持。首先，公司可以通过竞赛、讲座等宣传手段，让所有工作人员意识到业务流程优化的紧迫性和重要性，让员工认识到：业务流程的优化能够提高顾客满意度，提高公司效益，进而增加自身的经济利益。另外，还要让员工意识到业务流程优化的必然性和必要性，公司必须不断完善和优化自身，才能在日益激烈和瞬息万变的是市场中求得生存和发展。

　　其次，沈阳电业局电气安装公司还应重视对工作人员进行具体业务流程优化相关知识的培训和教育。例如，让工作人员了解业务流程优化相关概念，掌握并熟练运用业务流程优化原则、方法、工具等。不断的培训和教育，能够使工作人员熟练工作内容和方法，合力推进业务流程优化方案的实施。

　　4.2 流程优化的实施注意事项。

　　在沈阳电业局电气安装公司工程施工业务流程优化方案实施过程中，我们需要注意的事项包括以下方面：

　　（1）六西格玛管理方法 DMAIC 模型主要用于对已有业务流程进行优化和改善，因此，本公司选用 DMAIC 方法优化业务流程时，应先充分了解自身现有业务流程中存在的典型问题，熟悉业务处理的过程，从而根据 DMAIC 模型中五个阶段进行改善。也就是说，在使用DMAIC 模型优化业务流程时，本公司必须根据自身实际情况，进行业务流程评估，并分析运用 DMAIC 模型的可行性。

　　（2）沈阳电业局电气安装公司使用 DMAIC 模型优化业务流程时，必须详细规划界定、测量、分析、改进和控制五个阶段主要任务、使用方法、实现目标等，如哪个阶段应该搜集相关数据进行问题成因分析，改进阶段由哪些部门工作人员参与，各阶段可能会面临哪些挑战和问题，并针对这些问题做好预案。事先把业务流程优化过程中所有可能都考虑周全，并制定详细计划和实施措施，才能保障业务流程优化的顺利开展。

　　（3）沈阳电业局电气安装公司 DMAIC 模型业务流程优化过程中，应当遵循循序渐进的原则，并突出流程优化重点。投标区域市场准入登记是工程施工非常重要的工作，是电气安装公司的系统工程，是需要重点优化的流程。工程施工部安全检查记录及质量检查业务流程对沈阳电业局电气安装公司施工成本、质量、进度和安全管理有很大的影响，因此也是重点优化的流程。DMAIC 模型中的五个阶段：界定阶段、测量阶段、分析阶段、改进阶段、控制阶段不是一次性过程，而是一个循序渐进的工作，这五个阶段必须不断的循环进行，以对沈阳电业局电气安装公司工程施工业务流程进行彻底的优化和改善。

　　（4）在沈阳电业局电气安装公司工程施工部安全检查记录和质量检查及后续处理业务流程优化中，应注意领导验证整改结果准确性的保证，注重验证审核过程的监督和共同探讨制度。尤其是在业务流程优化团队成立之初，团队工作人员之间需要相互磨合，应多注意大家在工作内容、方式方面的沟通、指导和总结。

　　（5）在沈阳电业局电气安装公司工程施工业务流程优化实施过程中，往往会遇到一些实际性困难和问题，这些困难的存在会在一定程度上制约和阻碍业务流程优化方案的实施。

　　在有些情况下，我们可以通过分析困难存在的客观原因，找出问难解决的方法。必要的时候，我们也可以在保持业务流程优化目标和原则不变的基础上，适当调整业务流程优化方案。

　　（6）验证报告的整理和书写过程，相对于其他事务性工作，具有很强的专业性和复杂性。因此，沈阳电业局电气安装公司工程施工部安全检查记录及质量检查业务流程中，不仅要做到对检验工作充分熟悉，而且要熟知国家对检验工作相关的法律法规。在安全检查记录及质量检查过程中，应该把重点工作交给工程施工部经理，并派检测人员对其进行跟踪指导，加强验证审核环节的工作，直至工作人员逐渐熟练并逐步理顺业务流程。

　　（7）信息管理系统能够在一定程度上提高业务流程优化团队工作人员的工作效率。由于沈阳电业局电气安装公司实际资金情况，还无法完全满足信息管理系统的开发、引进和实施，得不到全面推行。但信息化管理的基本思想和方法仍然可以深入于沈阳电业局电气安装公司工程施工业务流程优化实施中，为信息管理系统的构建打下基础。

　　4.3 流程优化的后期巩固。

　　沈阳电业局电气安装公司工程施工业务流程优化取得一定的进展和成效后，业务流程优化团队应及时做好相应的配套方案加以完善。如通过制定规章制度、工作任务、绩效考评、程序规则等配套方案，可以将业务流程优化取得的优秀成果制度化、标准化。并将制度化的业务流程优化成果纳入到企业文化和组织知识中，固化为团队工作人员的思维方式。另外，沈阳电业局电气安装公司业务流程优化团队成员还要实时搜集相关信息和数据，分析业务流程优化的有效性、可行性及存在的典型问题，为下一次业务流程优化做推动准备。具体来说，为了保障业务流程优化成果稳固、持久，业务流程优化团队可以从建立完善的岗位职责体系、制定相关的激励制度两个方面进行强化。

　　（1）建立完善的岗位职责体系。

　　沈阳电业局电气安装公司工程施工业务流程优化方案稳定实施之后，工程施工部经理应尽快建立完善的岗位职责体系，依据业务流程优化方案实施的实际情况，对现有业务流程优化方案中所涉及的业务流程和岗位职责进行了合理的改进和修订。制定出科学规范的沈阳电业局电气安装公司工程施工业务流程岗位职责体系，能够为业务流程优化方案的持续改进和实施提供强有力的保证。

　　（2）制定相关的激励制度。

　　六西格玛管理方法 DMAIC 模型是一个持久的过程，也是一个不断循序渐进的过程，制定相关的激励机制来推进 DMAIC 模型的运用是非常有必要的。在沈阳电业局电气安装公司工程施工业务流程优化方案实施后，工程施工部经理可以在团队中制定一个激励机制，对表现积极、优异的工作人员实行精神或物质方面的奖励。激励机制的制定，不仅能够调动工作人员的工作积极性，而且能够激发员工持久努力完成工作任务，以便更好地维持业务流程优化实施成果。另外，激励机制还应该与工作人员的职位升迁、绩效考评挂钩。激励制度的制定，使得本公司运用 DMAIC 模型不断循环持续，推动业务流程优化成果不断发扬光大，提高企业发展速度。