高校档案部门开展公共关系活动的操作方法

　　摘    要：　档案工作在建国以后经历了几十年的发展，已经进入了发展最迅速、利用成果最显着的时代。随着档案工作改革的不断开展和深入，国家也不断调整相关政策和规定，档案信息资源数字化、网络化的进程日益加快，档案信息服务的形式和手段也逐渐多样化。本文提出了在新形势下档案部门必须进一步加强与社会组织和公众的沟通和联系，举例说明如何在高校档案工作中发挥公共关系的作用，增强和扩大高校档案工作的社会影响力，提高社会公众、学校师生对档案工作的重视度，由此推动高校档案事业的繁荣和健康发展。

　　关键词 ：     新形势下，公共关系，高校档案工作

　　一、引言

　　新中国成立以来，档案工作经历了几十年的发展，理论和实践都发生了巨大的变化。在2014年5月，中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，这一纲领性文件为档案部门开展档案工作指明了方向，档案工作进入了一个全新的改革和创新发展时期。

　　2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》，这是档案法自1988年1月1日施行以来的第二次修订。新修订的《档案法》将有助于进一步发挥档案和档案工作在推进国家治理体系和治理能力现代化中的基础性作用，为新时代档案事业的高质量发展提供坚强的法治保障。

　　公共关系是为了帮助一个组织建立并有效维持与社会公众之间的相互交流、理解、认可并与其合作而开展的一系列规范性的可持续的公共关系活动。而档案工作的持续健康发展，正需要充分运用公共关系的管理方法、管理手段来更有效地维持与社会、与组织和公众之间的相互沟通、交流和合作，完成自身体系的工作职能。[1]在新形势下，档案工作者更需要学习公共关系知识，巧妙应用公共关系的技巧，积极开展丰富的公关活动，促进档案工作的繁荣和蓬勃发展。

　　二、运用公共关系促进档案工作的建议

　　每个人从读书开始建立的学籍档案到工作后的人事档案，以及生活中逐渐产生的民生档案、信用档案等，都与自身的利益息息相关，它将伴随每个人的一生。然而，档案对于公众而言，又是那么的封闭、有距离感。如何打破这一局面，我们想到了运用公共关系。在看似离公共关系较为遥远的档案工作中，如何有效地运用公共关系进促进档案工作，笔者认为需要从以下几个方面入手。

　　(一)运用公共关系的职能促进档案工作

　　1. 从公共关系对社会组织环境的监测、收集信息职能做起

　　作为信息组织的一个重要成员，档案部门需要及时地了解公众对于档案信息的各种诉求，再根据公众对档案信息诉求的在实用性、针对性、时效性等特点建立健全信息的交流、收集、监测、调研、预测以及本部门公关档案制度，注重信息的准确性、时效性、可比性、适应性和经济性。[2]

　　2. 从公共关系的对外宣传、广泛传播职能做起

　　档案工作者在熟练掌握档案专业知识的同时，还需要熟练掌握各种传播方式、传播媒介的特点，根据档案部门实际情况积极开展与档案相关的各种公共关系活动，从而提升社会公众对档案的整体知晓度和社会影响力，为促进档案部门各项工作的顺利开展创造有利的条件和社会舆论，同时也树立了档案部门的公众形象。

　　3. 从公共关系的教育引导、服务公众职能做起

　　“存凭、留史、资政、育人”这八个字高度概括了档案存在的价值与意义。档案部门应当积极地运用各种公共关系活动，服务和引导社会公众、教育公众，主动地拉近档案与社会公众的距离，使社会公众知晓档案就在身边，主动地传播有关档案工作的信息，使社会公众了解档案伴你同行。

　　(二)如何在档案工作中发挥公共关系的作用

　　1. 优化环境，争取各方支持

　　兰台人长期以“甘于寂寞”“默默奉献”作为工作的座右铭。但在如何争取领导的支持和社会公众的认可上，却不能“埋头苦干”“一声不吭”，档案工作者需要“能说会道”“露才扬己”。单位领导对档案工作的高度重视和全力支持是做好档案工作的关键，争取其他部门的配合是做好档案工作的基础。档案部门可以通过定期举行专题档案展览、档案知识竞赛、档案宣传周等活动进一步扩大影响，还可以通过定期组织其他有关部门员工到档案室考察和参观，经常向其他兄弟单位的档案部门进行走访调研，增强与社会各阶层的联系和人际交往，进一步提高档案部门在社会公众心目中的影响力和地位。

　　2. 转变作风，塑造完美的公关形象

　　社会组织不断地开展各种公共关系活动，最终目的就是塑造完美的公关形象，档案部门亦是如此。在我国传统的档案工作中，普遍存在全封闭或半封闭的工作管理状态，归档程序单调繁琐、工作方式老套。如果要改变这种现状，档案工作者就需要具备“既能发现问题，又能解决问题”的公关能力，及时了解国内档案工作的动态和相关政策、制度的变化，在档案文件材料的收集方式上进行改革，将“等、靠、送”转变为“约、帮、收”。“等”是指耐心等待某项工程或活动的结束；“靠”是指档案工作遇到各种阻力时依靠领导的解决；“送”是指归档文件材料由形成部门定期向档案部门移交；“约”则是在各项活动开始前预先向活动承办部门约定归档文件材料内容；“帮”则是通过在线答疑、上门指导等方式帮助档案文件材料形成的部门明确哪些是重点归档案文件材料；“收”则是档案工作者主动到文件材料形成部门进行收集。

　　3. 加强沟通，发挥档案的服务性

　　服务性是档案信息开发利用工作的根本属性，只有牢固确立主动为公众服务的意识和观念，档案工作者才能产生自觉的服务行为，发挥五星级服务员精神。档案工作者只有从全封闭的工作模式走向开放的工作模式，主动服务社会，精准地了解和准确地把握普通社会公众对档案资源开发利用的需求，才能极大地增强其应变能力，创造性地主动开展档案信息化工作，迅速、有效地开发和传递更多的档案信息。

　　三、档案部门开展公共关系活动的具体操作方法

　　(一)多措并举，打造新媒体时代下的档案宣传工作

　　1. 采用多种传播方式

　　高校档案室应利用室藏资源，有针对性地编制各种室藏知识汇编、专题资料汇编、室藏指南/情况简介、利用效果汇编等，按专题呈送和分发给单位主管领导和各对口部门，使他们及时了解和掌握档案室的基本工作动态和情况，以取得领导的重视和教职工的认可和支持。利用橱窗、宣传栏、专题展等手段，融知识性、实用性、可读性于一体，对师生进行广泛的宣传和教育，诱导师生产生利用档案室资源的需求，促进档案室藏资源的开发和利用。

　　2. 定期举办各种专题活动

　　利用室藏资源，校内定期举办“国际档案日“宣传活动和档案法宣传活动，举办档案知识讲座，表彰档案工作突出的兼职档案员，扩大档案室的影响和声誉，提高全校师生全员档案意识，激发其了解档案的需求。

　　3. 建立档案网页

　　高校档案室应当开发建立专属的档案网页，在利用网页宣传档案工作时，可定期或不定期地进行特色档案信息发布，提供生动活泼、图文声影并茂的最新档案资讯。一是易于让教职工、学生所接受；二是达到传递迅速、宣传广泛、不受时间和空间限制的目的。高校档案室还可以在网上公布室藏指南、归档范围，档案相关法律法规，通过网页为学校师生开辟一个档案信息服务的新通道。

　　4. 利用新闻传播渠道

　　高校档案室还可以充分运用移动互联时代的新媒体，创造档案宣传工作的新方式、新格局。腾讯微信和新浪微博是当前的主流社交平台阵地，开通微信公众号和新浪微博账号，可定期向师生和其他公众推送档案知识信息，展示档案汇编成果，及时公布最新档案资讯，使师生和其他公众获得更多价值高的档案信息，充分发挥档案的作用。

　　(二)“走出去、请进来”，开展形式多样的档案业务活动

　　“走出去”，就是要主动积极地参与社会活动，加强与档案学会和各兄弟院校档案部门的联系。通过列席会议、工作调研、参加各种经验交流会、学术研讨，争取政府、档案学会、兄弟单位等的重视、关心和支持；适时地把握机遇，大造声势，扩大影响。

　　“请进来”，就是邀请上级或兄弟院校档案工作专家，到学校开展档案业务指导培训会、档案知识专题讲座和现场指导，积极推动学校档案工作的科学、规范、健康发展。还可以定期邀请学校师生参观室藏档案，增进利用者对档案室的深入了解。同时，又可以使档案室及时、准确地把握利用档案的目的和档案利用效果情况。

　　通过定期开展一系列形式多样的档案业务活动，紧紧围绕学校的教育教学工作，不断更新档案部门的发展理念，创新档案工作的管理机制，深化学校各门类档案的功能开发，在密切服务学校教育教学工作目标的同时，取得档案工作的突破性新进展。

　　(三)提升服务意识，创新档案信息利用方式

　　创新档案服务理念，高校档案室就必须树立档案开放的意识，使档案信息工作开发利用的成果服务于社会、服务于学校。高校档案室面对学校师生还要变被动的服务为积极主动的服务，增加多种服务方式，改善服务态度。还应具有前瞻性的科学眼光和角度来深入研究学校师生潜在的利用需求，积极主动地为学校师生提供方便快捷的超越时间、空间限制的档案信息利用服务。

　　1. 加强档案基础性业务工作

　　一是继续加强档案文件材料的收集归档和整理工作，通过“约、帮、收”实现档案各门类、载体的完整齐全，并做到精准利用。二是进一步加大对接收档案的审查和管理力度，及时解决归档文件材料装订不规范、附件或页码不齐全等易忽略的问题。三是进一步完善档案检索工具，在充分利用现有案卷级手工检索和先进的计算机数字检索手段的基础上实现全文检索查阅，进一步提高档案开发利用的质量和效率。

　　2. 利用新技术，创新档案服务手段

　　目前，机关办公自动化(OA)已广泛应用，大部分高校都已采用OA系统进行公文处理。在此情况下档案工作由被动的、单一的服务模式逐步发展为主动的、多元化的服务模式。在这种形势下，高校档案室可以采用有效的方式创新档案服务手段。

　　一是对室藏纸质档案进行全文数字化，充分发挥互联网优势，为后续开展网上档案利用服务打下坚实基础。二是进一步实现学校电子公文的自动上传、分类和收集，在领导批阅后第一时间完成电子公文的收集和归档。三是开展电子档案的在线查询服务，传统的、手工式的档案提供利用方式(如档案原文摘抄、复印)将逐步被互联网时代的线上档案服务方式所代替。高校档案室可以在专属网页上通过发布专题档案信息，提供微信公众号公布查询办法和开放信息等多种服务方式提供利用，让利用者享受到便捷的服务。四是加大数字档案室建设力度，借助数字档案室大容量的存储空间和强大的信息发布与利用服务功能，将室藏开放档案的信息及时向师生公布，从而更好地实现信息的共享与利用。[3]

　　公共关系与档案工作密切相关，公共关系时刻发生在档案工作者身边。如果档案工作者始终坐在办公室等待领导的支持，等待相关各部门到档案室移交档案，那么档案事业的发展肯定还是一成不变，停滞不前的。档案部门只有积极地把公共关系的方法和技巧运用到档案管理中，协调领导、部门之间的关系，树立公关形象，耐心、热情地去做沟通、服务工作，大力开展宣传活动，使管理和运作方式由过去的“封闭型”向“开放型”转变，才能有助于档案工作的优化管理、深化开发、强化服务、完善功能，从而增强社会各界对档案事业的认可度和支持度，进一步促进档案事业的繁荣和可持续发展。

　　参考文献

　　[1]林惠萍.试论公共关系在档案工作中的运用[J]广东经济, 2004(11):54

　　[2]孙瑞运用公共关系促进档案工作的人性化服务[J]郑州铁路职业技术学院学报, 2006(3):94

　　[3]钱海峰，周淼档案利用服务工作的几点思考[J].北京档案，2019(6):38