高校档案部门和档案人员的公关工作研究

　　二十一世纪， 我们面临着整个社会的飞跃发展和不断前进， 同样高校档案工作者也在经历着一个划时代的深入变革， 这种变革要求我们每一个现代的高校档案工作者更新旧观念，建立起一个现代的，全新的，适应我们社会伟大变革时代的高校档案工作科学的，高效能的档案管理模式。

　　档案管理新模式的建立将使高校档案工作从过去的封闭半封闭走向开放型管理， 从传统方式管理到运用以计算机为手段的现代化管理。 但是新模式的管理必须以我们做好档案收集为基础， 要处理好档案收集工作，我们必须处理好公共关系，运用传播、宣传等手段，使档案工作者适应被收集对象的环境，并让被收集对象也适应高校档案工作， 这对高校档案收集工作是十分有益的。

　　在档案收集中运用公共关系， 强化树立高校档案工作者的公共意识， 是衡量高校档案工作者现代化管理水平的一个很重要尺度。 李瑞环曾经说过，现在有一门很时兴的学问已经上了讲台， 这个学问叫公共关系学，所谓公共关系无非是宣传某单位的重要性，打开各方面关系，以解决各自单位工作中问题。 诚如李瑞环所指的一样， 高校档案收集中运用公共关系就是要让我们的档案收集落到实处，抓到点子上。 当今之时，没有公共关系，我们是很难做好档案收集工作的。

　　长期以来， 高校档案工作由于历史的原因和档案工作固有的特点和限制， 一直处于一种封闭半封闭的状态，档案管理人员安于默默无闻，难以迈出档案工作的大门，档案信息服务功能难以得到最大限度的发挥，档案工作的作用影响小， 使高校档案工作的庐山真面目不为人们所识， 体现出了我们档案人员落后的公共意识。 作为信息服务保障工作的高校档案部门，若还是一如既往的按部就班，不开拓进取，就会影响到高校发展的步伐。 因而高校档案部门和档案人员必须加强公共意识，自觉主动的步出档案大门，深入到学校的教学科研管理第一线，多交朋友，多结人缘，寻材料，觅信息， 使高校档案收集努力实现真正有价值档案的完整齐全。

　　如何使高校档案的收集做到齐全、完整与系统？ 笔者以为，除做好以法治档，努力提高学校档案工作的宣传力度及广度， 不断增强学校教职工和管理人员的档案工作意识外，还应做好以下公关工作：一、积极主动地、自觉地争取高校领导对档案工作的大力支持，通过学校主要领导做好当案部门与高校其他相关部门的工作协调关系；二、高校档案部门积极主动处理好高校党政部门及其他相关部门的公共关系；三、高校档案人员积极处理好与利用者的公共关系；四、档案专业人员要处理好与兼职档案人员的档案业务工作关系。 树立高校档案部门和档案人员的公关意识，全方位、全员地在高校内部开展公关工作， 档案人员的形象和作用就会更加广泛地显示出来。

　　公关工作之一，积极主动争取领导支持。 高校档案工作领导的关心和支持是至关重要的， 一个学校的主要领导者，档案工作意识不强，必然会影响高校档案工作的健康发展，我们要做好高校档案收集工作，就应该积极主动争取学校领导对档案部门工作的支持， 要主动找领导，多汇报工作情况。 相关档案工作的法规、条例及相关的档案工作标准等等，要及时主动提供领导；另一方面要随时将学校档案工作的新情况、新问题报告学校领导，对于档案收集工作中遇到的难题，当档案部门自己无法解决时， 应及时反映到主管领导，以寻求学校领导协调好当案部门和有关部门的档案收集业务工作关系。 档案部门应该为高校领导提供档案信息资源利用的最佳服务，使领导在工作决策过程中需要档案资料作为参考，作为学校档案人员要积极主动随时收集学校领导的有关工作信息，及时主动地向学校领导提供所需档案资料，使学校领导感受到档案信息服务的便利，意识到做好档案收集工作的必要和重要性。

　　公关工作之二， 处理好档案部门和学校党政及其他相关部门的公共关系。 学校档案部门收集工作的重点是学校的党政及其教学和科研管理等相关部门，这些部门在学校党务行政及教学科研管理活动中会产生大量有价值的文件资料及科技文件等档案， 这些部门的收集工作做好了，收集起来就容易。 在这些部门收集档案资料，档案人员要开展好以下公关活动：一是做好学校档案管理制度和标准的宣传工作， 使这些部门的同志明白，学校档案部门作为专业的档案管理部门，其保管档案的硬件条件比较基层要好得多， 让交档案的相关部门能够放心地交档案资料； 二是学校档案部门收集的目的是最大限度地利用档案资料， 对于相关的重点部门， 我们可以作出优先利用档案的保证， 必要时， 档案人员可以及时主动地向这些部门送档———服务上门； 三是学校档案部门在获取有关的有利用价值的教学科研资料信息时， 可以及时主动地通报到相关的教学科研部门， 同时可以将资料复制提供给这些部门教学综合参考利用。 做好这些工作，学校档案部门与这些相关的教学科研管理部门的关系就会融洽起来，这些部门就会感受到档案工作的价值， 心甘情愿地将档案资料及时向档案部门移交归档。

　　公关工作之三，处理好档案人员与利用者的关系。档案工作的服务对象是利用者，没有了利用者，档案工作就失去了存在的意义，如何处理好与利用者的关系。

　　笔者以为，档案人员应该有换位思想，所谓“换位”，就是档案人员以利用者的身份来对待自己的接待工作。

　　利用者大都希望档案资料的提供能够快捷方便， 能够查全查准，从另一角度讲，有些利用者对档案部门的馆藏不了解，有的还怕档案人员不热情。 对此，我们应该掌握利用者的心理需求，对利用者笑脸相迎，特别是对初次进门的利用者要积极主动地介绍馆藏档案资料，认真解答利用者的问题，在利用者检索时要不厌其烦；同时，档案工作者应该迈出档案的大门，主动向学校的教学、科研和管理人员了解他们的档案需求，掌握他们不同工作活动过程中的档案资料利用的需求可能，从而做到心中有数， 从馆藏中寻求出有利用价值的档案信息资料，充分满足利用者的不同需求。 对于不按照规定制度办事的同志要好语好言相告，不能恶语以对，要动之以情，晓之以理，让利用者到档案部门有“宾至如归”之感，让利用者愿意来我们档案部门利用档案，这对于档案收集工作是大有益处的， 因为这些利用者中本身的工作中就会产生有价值的档案资料， 与他们交上朋友，我们的收集工作又多了一条渠道，少了一些障碍，于利用者，于档案人员，于档案收集都有利，我们应该努力做好这一方面的公关工作。

　　公关工作之四， 处理好档案专业人员和兼职人员的关系。 在高校里， 各部门一般都配备基层兼职档案员，这些兼职档案员是高校档案工作的一支重要力量，他们在基层工作， 本部门的教学及科研管理活动情况熟悉了解，同时又兼管本部门的档案资料工作，是专业档案人员收集工作的耳目，因此，高校专业档案人员要注意和他们处理好工作关系，做他们的知心朋友。 档案部门要关心和帮助他们提高档案业务水平能力， 在有条件的情况下组织他们参加上级档案部门的专业培训学习，对他们兼管的档案工作要多加关心和指导，帮助他们掌握档案日常管理的工作技能， 对作出优异工作成绩的兼职档案员，高校档案部门应给予必要的奖励，以调动他们的工作积极性。 对于档案收集，专业档案人员要多向兼职人员征求意见，争取他们的大力支持，使他们成为高校档案部门收集工作的左右臂。

　　综上所述， 档案收集与公共工作是辩证统一的关系，处理好公关工作，档案的收集工作就顺利；不做公关工作或者搞不好公共关系，档案收集困难就多。 从另一角度来看，档案收集工作处理好了，又会反过来推动档案部门和专业档案人员进一步努力地处理好公关工作，使档案收集工作搞得更好。 我们应该认识到，在高校的不断变革发展过程中，高校档案人员要迈出自己踏实的步伐，深入基层，深入一线，大力公关，上下求索，相信高校的档案收集工作会实现最佳的工作实效。