Ｘ医院物资采购管理的改进措施

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　　【题目】医院库存采购内部控制优化探究
　　【第一章】内部控制在医院采购管理中的应用绪论
　　【第二章】内部控制基础理论综述
　　【第三章】X医院库存物资采购管理现状分析
　　【第四章】X医院物资采购管理的改进措施
　　【第五章】X医院库存物资采购改进后的效果
　　【结论/参考文献】医院物资采购内控研究结论与参考文献
　　
   
　　4 X医院库存物资采购管理的改进措施

　　库存物资管理的内容非常虎大，从医生写字所用的签字笔，到涉及病人安危的各项医用试剂，都是库存物资管理的范畴。管理周期从各种物资采购，直到物资被领用，整个过程都在库存物资管理的监视下，且涉及到医院所有科室和所有人员，其重要性可见一斑。上一章通过对X医院库存物资采购管理的详细分析，可W看出X医院的库存物资采购还存在许多问题。虽然一些相关的规章制度和管理办法早已制定出台，但实际效果并不尽如人意。一方面规章制度和管理办法并不足够完善，存在不少的漏洞，另一方面执行力的不足，也限制了规章制度和管理办法的实际使用效果。本章将针对X医院库存物资采购管理中存在的问题，结合理论和医院的实际情况提出切实可行的解决办法和改善意见。
　　
　　4.1内部环境的改进措施

　　4.1.1加强对内部控制的重视，健全内部控制制度

　　领导的重视是决定医院内部控制是否有效的关键性因素。有效的内部控制为医院开展各项工作奠定了基础，更保证了能够健康长久的发展。医院领导应进一步认识内部控制制度的重要性和紧迫性，把医院各项管理工作都建立在健全、完善的内部控制制度的基础上医院应根据自身实际情况在遵守国家法律法规的基础上，建立一套具体、科学的内部控制剌度。通过一整套健全合理有效的操作规范和程序，对医院各环节的经营事项和相关人员的经济行为进行控制和约束，并严格按照规章制度实施，避免出现脱离制度办事的现象。此外，还要加强对内部控制的宣传，让医院的每一位员工了解内部控制的重要性并自觉遵守内部控制的规定，让内部控制成为一种医院的文化，渗透到医院经济活动的各个环节，拥有了完善的内部控制制度后，医院所有的决策和活动都有制度来约束，可有效的控制舞弊和腐败的发生，促进医院经营管理的有序进行。
　　
　　4.1.2提高采购人员综合素质，对其进行考核激励

　　在医院物资采购的整个过程中，采购人员起着至关重要的作用，因为他是采购的实际实施者。事实表明，在采购过程最常发生的违规行为，是缺少职业道德，人品差的采购人员经受不住金钱的诱惑，与供应商串通收受回扣。因此，一要用医院的各种制度来约束采购人员的行为，重点考核其职业素养，避免采购中常见的暗箱操作和弄虚作假行为给医院带来的损失。二要通过开展业务培训来提高采购人员的专业能力，如为经办人员开办相应的法律或者管理课程。H要对定期轮换岗位，W此对前任工作中可能存在的弊端和差错进行揭示。四要注重专业能力对考核采购员的重要性，有效防范人为欺诈和损公利私的行为在采购中发生。为防止上当受骗，满足科室需求采购到物美价廉的商品，采购员要在清楚医院的运作和物资存储情况的基础上，充分了解市场行情，根据商品的特，庐质量等属性进行最终的确定。医院制定采购奖励办法，制定出奖励标准和奖金最高上限，建议毎年对为医院节省采购资金的人员，在最高奖励金额范围内按其节省的资金与成本的比例给予奖励，并在院内公示。将原来在私下渠道中得到的好处，变为名正言顺的奖励，W提高采购员的积极性。对于没有达到考核标巧的，工作效率低，或违反规定进行采购的人员，应按医院规章制度视不同情节给予惩罚，考核和奖惩结果归档。同时，应要求供应商订立“廉洁承诺”,禁止供应商向采购员W任何形式赠送不正当利益
　　
　　4.1.3合理设置采购人员岗位，明确所在岗位职责

　　科学地设置工作岗位，规范库存物资采购流程，明确岗位职责权限，相关岗位责任落实到个人，确保所有事情都有人负责。确保不相容职务（例如付款执行、请购与审批、合同订立与审核、采购验收与会计记录、询价与确定供应商、付款审批与采购与验收等）相互分离，加强对不相容职务的制约和监督，注重设置岗位的合理性。首先明确总务物资、医用耗材、医用试剂的采购范围，统一物资名称，制定采购目录，将物资名称、规格型号、供应商和价格纳入其中，并定期进行统计、评估、公示，避免无人采购或重复采购现象的再次出现。其次要明确医用玉生耗材委员会的职责范围，并从医院各科室选出具备专业知识的耗材委员会专家，医院医用耗材采购管理委员会集中招标采购后，医用耗材方可被医院使用，每次评选论证时根据耗材特征，随机选取相关专业的专家进行论证，而不是由使用科室人员和采购供应部做出决定。根据临床需要，委员会制定工作方案，评价、公示医用耗材临床应用的合理性，最后再对医院医用耗材采购规格、品种和数量进行遽选，确定医院常用耗材范围。对于其它临床业务需要或开展新业务，需临时采购的首次使用的医用耗材，应由使用科室提出申请和临床使用论证报告，在填写《医用耗材购置申请表》时，需要详细写明申请理由、规格型号、产品名称等，在报送医院采购供应部前需由科室负责人签字，采购供应部对申请表进行审核后，提交至医用耗材采购管理委员会讨论，在确定价格后，最后由分管领导和院长审批后，才可W签订采购合同，经过上述步骤后才可W在医院使用。
　　
　　4.2风险评估和控制活动的改进措施

　　4.2.1实行全面预算管理，加谭库存物资的预算控制

　　医院内部管理和控制的重要手段之一是全面预算管理，其目标是最大化的实现医院经营效益，并最小化经营风险，对医院经济目标分解、实施、控制和实现的过程，就是全面预算管理的过程。医院经营管理活动的所有过程中都存在着预算控制的内容，其重要沮成部分之一就是库存物资的预算。在对医院的库存物资编制详细具体的计划和预算的过程中，医院应遵循统筹兼顾、突出重点的原则，细化到科室、项目和岗位，采购部口对各科室根据实际需要而制定的申购计划汇总后，制定出采购计划与相应预算，避免过于粗礼的预算编串IJ、或者出现预算金额过高或过低的情况，该预算还需要有较强的可操作性和科学性，同时防止编制和执行不相符的情况发生。要严格的控制预算金额。综合平衡汇总预算金额后，由预算管理办公室汇报给医院预算管理领导组进行审核批准，并严格按照批准后的预算金额执行有关库存物资的支出。如果要修改预算，必须按审批权限批准后，才能对原有的预算进行追加或调整。医院要经常检查库存物资预算的执行情况，及时反馈预算执行差异的原因，做出比较和分析后采取改进措施。��
　　
　　4.2.2合理选择供应商和采购方式，科学管理供应商

　　招标委员会在供应商的选择上扮演着重要的角色，因此建立健全招标委员会和采购相关制度至关重要。医院招标采购文件应明确招标委员会成员、相应的职责权限和监督程序。及时学习并更新政府的各项采败政策，结合医院采购物资的实际情况，熟知医院各种物资应用的采购方式。好的供应商可W提供质优价廉的物资，一方面降低了医院的经营成本，另一方面确保医院资金得到有效的利用。供应商供货的质量、期限等因素，将会影响医务人员的工作效率。医院应在交易前详细认真的调查评估所有供应商的资质信誉等指标，如供货的及时性，公司规模，管理水平，货物来源等。在供应商的选择程巧上，应尽量保证选择过程的公开透明、公平合理及公正严明，并坚持质量、价格、交付与服务并重的原则。广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，根据不少于3家供货商的报价、货物品质、服务内容等进行评选；涉及到金额大、数量多的重要物资，由招标办公室实行招标采购，而不是各科室自行选择;
　　
　　（1）对于政府采购范畴的，应在政府采购范围内的供应商中进行选择，并经价格、质量、服务等方面多加比较后，最终才可W选定采购供应商。
　　
　　（2）归属于非政府采购范畴的，则可由医院内自行来购，不同种类的物资的采购方式不同，医院应通过合理的采购方式来确定最优惠的采购价格，保证供应商选择的公开公正公平。①公开竞争招标。对于大宗材料采购，若想实现物美价廉，则需要1^公开竞争招标的方式比较供货商的价格。由于市场供求关系确定采购定价，采购员应多联系几家供应商（H家或者H家W上），并提交供应商报价、样品、产品质量及规格品种等资料供医院详细研究，在保证质量的前提下，争取W批量进货换取折扣的价格政策。②常规采购。对于周期性的经常采购的物资耗材，可与信誉和配合能力好的供应商签订长期合同。选择合作诚实且信誉好的供应商，不仅对供货质量有所保证，还可W对交货期进行预定，而且保持持续的大量订单，还能得到付款及价格等方面的优惠。而指定的供应商为了建立稳定的销售渠道，也是为了维护自己的长期商业利益和信誉，会保持良好的合作关系和后期服务，且不会降低货物质量。⑤最低价格采购。采购员应当先对市场行情进行详细的调查，这样在价格确定前才可1^最低的价格取得最优质的材料。为遁免中间商的多层加价，所有采购都应听取多家供应商（H家或三家W上）的报价，并在财务处认可后，比较核实医院现有价格，尽可能寻找直接生产厂家为供应商。医院在比价的同时不应降低对质量的要求，使总体材料的采购尽可能的实现“物美价廉”.并公示被采用的供应商，保证招标的公开透明。为保证医院供应渠道相对稳定，必须加强对全院供应商的管理。采购供应部需完整保存往年合格供应商的评估资料，每年调整供应商，定期评估其经营状况、技术、生产能力、物资交期、服务水平等关键指标。为方便考评供应商是否具备相应的资质，就要全面掌握医院供应商的所有情况，应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案，将货品质量、价格、交货期、配合能力和结算条件等方面均能达到医院接受标准，并与医院有经常性ik务往来的供应商划分为重要供应商，只有偶发性或临时性化务发生的供应商划分为一般供应商。同时，医院应对经常采购的物资进行详细的市场调查，淘汰质量与服务较差、送货不及时的供货商，与优秀的供应商建立长期的合作关系，使供货商队伍实现优胜劣汰，达到供货商的优化。
　　
　　4.2.3加强价格管理�崳�
　　
　　价格的管理要在比价的同时不应降低对质量的要求，“质优价廉”是价格管理的基本原则。医院应该尝试建立属于自己的价格信息系统，并通过咨询兄弟医院、特殊商品的成本核算、计算机网络价格信息查询和市场实地调查等方法收集到价格信息，按物资种类、型号等归集到医院的物资信息数据库中，为物资价格提供参考性意见。同时，若要时刻保证其准确性和时效性，则要定期更新取得的价格信息。对于政府采购范围内的物资，如上文提到的复印纸、砸鼓等，招标办公室可根据供货商提供的价格和W往与供货商的交易数量，选取几个交易量大、供货质量好、送货及时的供货商进行谈判，确定最优价格和服务的供应商。将W往供货分散的物资集中由几家供应商供应，从量上取得价格的优势。
　　
　　4.2.4加强合同管理�崳�
　　
　　采购合同是规定医院和供应商双方权利义务的法定文件，是在出现纠纷时维护医院权益的基本文件7.医院采购供应部应在法律部口的帮助下制定出各类采购范本合同，如设备采购合同、医用耗材、办公用品采购合同等，通过这种方式规避合同条款上的风险。无论是长期合作的供应商还是偶有合作的供应商，采购供应部根据采贿的物资类型使用范本合同，明确规定双方的权利义务、送货时间、付款方式、争议解决方式等，在合同签巧的过程中，应重点关注合同的付款方式、价款的组成，确认无误后，经科室主任、主管领导审批后，送审计部口审计，审核无误后，正式签订合同。今后W此来考量供应商的服务，降低事后发生争议的风险，保证物资采购合规有序的进行，保障医院的合法权益。
　　
　　4.2.5加强采购验收和库存管理

　　高标准、严要求做好物资的出入库、保管和报废工作。由使用科室、采购供应部共同验收所购物资的数量、质量、规格型号，确认没有问题后分别在验收单上签字验收合格，要及时凭验收单为验收合格的物资办理入库手续，对于不合格的物资要及时与供应商交涉，并做好相应的登记工作，办理退货及索赔事宜。采用库存分类方式管理入库后的物资。另外为使医院的物资采购更加信息化，应及时对办公软件进行更新或升级。对于没有设置库房的医用试剂的采购，加强信息化管理显的尤为重要，通过库存管理软件可1^及时查询到分散在各科室的试剂的库存量，避免重复采购现象的出现。医院正常运转的重要物质保证是资产安全完整，医院要对库存物资定期进行盘点，进斤账实核对发现账实不符时及时查找原因，分析出盘盈盘亏的原因并及时上报审批处理，做到账实相符；及时结账，保证财产记录的正确性和完整性；对贵重物品购买财产保险，避免物资损失的风险等措施，确保库存物资的安全完整
　　
　　4.3 加强医院的信息与沟通

　　在有效的信息传递系统的建立么前，医院早期信息的传递完全只能依靠手人员面对面的传递或者电话的沟通，这样落后的方式就导致了经常会发生人员不在办公室时信息传递的暂时中断，不仅使得信息传递的时间被延长，还会有传话的信息错位甚军错误的情况发生，严重影响了医院正常运转的效率。倘若错误发生在采购过程的信息收集阶段，甚至手续的审批过程中，更是会对医院造成不可逆转的巨大危害。由此可见，医院内部信息传递是否及时，沟通是否顺利有效，直接影响着相关部口的工作效率。医院应结合自身特点与实际需要，建立起一套科学有效的信息传递系统，例如构建起全医院的授权审批系统、医院内部邮箱与内部通讯软件等方式。尤其是应用在医院物资的采购过程中，信息传递系统涵盖了从供应商信息的采集、选择，到物资的验收、入库及领用，所有过程都可1^通过这套系统及时的将信息传递到相应部口。接受到信息的有关部口再根据这些信息，及时做出沟通与调整，送样不仅有效节省了各科室人员的时间与精力，还俱证了采购物资的及时有效。
　　
　　4.4 加强医院的内部监督

　　由于医院较为关注临床科室的运营和监督，从而忽略了对医院来说至关重要的物资采购过程的监督，日常大量的物资采购行为虽然有纪检胳察部口的参与监督，但其监督的为度与效果是十分有限的，可W说是粗线条的监督。而内部审计对采购事项的监督（包括事前、事中、事后）就显得尤为重要。要想充分发挥审计应有的作用，首先，在人员方面，医院应制定出岗位标准，确认从业人员有能力完成相应的专业工作，最基本的要求就是持有从业资格证书。医院还要鼓励内审人员加强自身专业知识的学习，无论是院内院外的培训，还是通过网络课程、面授课程学习，对完成课程且通过专业考核的人员通过报销学费的方式给予鼓励。其次，在业务方面，审计部口可W从内部控制制度着手，对采购过程中的供应商选择、价格、合同、库存管理状况进行审计。对己完成的审计项目进行后续审计，在审计报告发出后相隔一定时间内，内部审计人员应检查被审计部口对审计发现和建议是否己经采取了适当的纠正行动，并取得了预期的效果。同时可W设立专项监督组，对经济业务中金额数量多的事项进行经常性的核查，切实保护医院财产物资的安全完整，避免物资的流失，增强内部监督的真正作用。