第 2 章 业务及系统需求分析
本章从企业调研开始，梳理业务流程，发现企业进销存系统存在的问题。进一步分析系统的功能需求和非功能需求，为系统设计部分提出功能与性能上的要求。
2.1 企业现状分析
该企业作为国内较早成立的化工类企业之一，成立于 1973 年，2005 年被认定为省级高新技术企业，2006 年通过 ISO9000 认证，2007 年与华南理工大学联合成为广东省技术与装备公共实验室的依托单位。2010 年企业完成销售收入 19 亿，主要生产销售产品为一些助剂及化学品成品和半成品的化学品，约一百多种产品，产品销售国内外，覆盖华北、东北、西北、华南等地，出口美国、印尼、日本、韩国、菲律宾。产品采购涉及品类多达三百多种。
通过对企业进销存管理业务的调研分析，发现由于历史原因，企业长期以来在管理经营上沿袭旧体制下的粗放式管理模式，在信息化管理建设上，前期缺乏有效统一的规划，进入新世纪后，面对日趋激烈的市场经济竞争，后期需求又急剧变化，企业在信息化管理系统的建设上比较盲目和匆忙，现所拥有的 OA 系统、财务系统、销售管理系统等功能单一，跨平台信息共享差。企业的进销存管理业务还停留在旧体制时期的管理模式，大部分业务流程通过纸质流转，进销存管理分散在各个环节，未建立完整、全面的进销存管理系统及动态更新的进销存信息数据库，导致企业管理效率低下，生产管理成本居高不下，产品管理屡出问题，企业在市场竞争中面临诸多压力。
2.2 存在问题
经过以上对企业现状的调研以及企业进销存管理的业务流程进行梳理，现在企业进销存管理系统存在的问题分析如下：
1、产品种类繁多，每一种产品又包含很多原料，从几十到上百种，使之缺乏有效统一的生产物资管理方法，物资入库、消耗管理数据信息录入不规范，固定资产种类繁多，编号管理复杂，尤其在折旧方面，经常出现期满设备仍然计算折旧等现象，固定资产的状况不能如实动态地反映，固定资产的相关信息查找起来很不方便。大量采用手工记录物资使用情况，生产物资的流动、运输、仓储等信息记录不全面，各自的信息数据在月报、年报中难以核对，报表统计量大，物资库存信息不能动态更新；对于有剧毒、有危险等特性化工产品，产品管理专业性强，在进行原物料及产成品管理过程中要求十分严格，在元拆料及产成品的任何管理闪失和差错都有可能导致严重的后果，影响到企业的正常生产运作秩序。[8]采用传统的手工记录操作容易出现错误，造成账面和仓库实存数不一致，给企业和员工造成心理上、情绪上的高度紧张。科学合理地进行合理科学地物料及产品分类管理，能够方便采购部门原始单据录入，销售部门查找，仓库管理部门记录、统计、分析和收发货管理等。
2、存货计量问题是化工企业管理的另一重点。由于大宗原料基本是以过磅数减去车辆自重为货物的重量来计量重量；液体或气体原料以管道计量流量，并考虑粘稠度；实物则露天存放且一般按照体积大致估算存货量。许多特定的产品还需要考虑产品特性参数，例如原料或产品的水份、等级、发气量等质量参数的区别，以及其他特定特性参数等。
3、缺乏统一有效的生产物资信息发布平台，生产计划设计人员不能及时获取相关材料信息，产品设计研发进度和质量难以保证。由于产品的连续生产，过程中众多联产品、副产品和中间产品，经常需要投入多个原料，且每一道工序都有产品产出，有时多个产品是一个炉里同时产出，有时产品还需要其它后续冷却或压缩工艺流程，如何将生产成本分摊到每一个产品和工艺流程上，成为化工类企业管理的另一难题。
4、管理层不能实时、全面、准确地掌握企业仓储物资的库存量，不能方便地进行物资的调剂和金额统计，物资积压信息与资金难以动态掌握，影响产品研制进度与成本。
5、生产物资信息追踪难度大，对于产品的原材料情况难以及时、准确掌握，不利于产品的质量管理；生产物资采购、生产计划制定、产品生产、仓储和营销等部门间各自独立运作，信息资源无法共享，造成大量的“信息孤岛”,部门之间信息相互矛盾冲突等，造成部门之间协作效率低下，难以发挥协同效应；生产部门对采购的分配，还停留在手写报告申请，采购部门还存在分级审批的工作形式，物资采购周期过长，导致生产和销售脱节，设备备件采购和备件消耗管理脱节，导致生产不能顺利进行，甚至重复性采购备品备件，造成严重资源浪费。
6、由于产品的多样性，要求做到产、供、销、运平衡。 新产品、新项目的投入实现过程中，生产部门、采购部门、销售部门、仓储部门之间的信息无法形成一个统一的平台，各自独立和封闭，企业决策层和主管领导无法快速准确的获取各个部门的有效数据，导致企业管理效率低下，做出的决策难以快速的响应市场需求，新项目搁浅、废止比率高，企业效益难以获取新的增长点。化工企业一般技术高度密集，也是资金高度密集型企业，生产装备的建设往往需要投入巨资才能完成建设，行业进入门槛高，成本高，相关方面的投入只有通过规模化的生产和盈利才能有效地降低成本[8].
目前，在该企业内部存在着原材料和生产备件采购、生产计划制定、产品生产、仓储和营销等部门间各自独立运作，信息资源无法共享，造成大量的“信息孤岛”,甚至出现了部门之间信息相互矛盾冲突等现象，造成部门之间协作效率低下。例如，无法跟踪到从原料出库到产品生成的完成情况；生产部门对采购的分配，还停留在手写报告申请；采购部门还存在分级审批的工作形式，物料采购周期过长；对于生产资料的流动、运输、仓储等信息的记录不全面，各自的信息数据在月报、年报中难以核对；重复性采购备品备件造成严重浪费。现有的信息管理系统的弊端还体现在新产品、新项目的投入实现过程中，生产部门、采购部门、销售部门、仓储部门之间的信息无法形成一个统一的平台，各自独立和封闭，公司决策层和主管领导无法快速准确的获取各个部门的有效数据，导致企业管理效率低下，做出的决策难以快速的响应市场需求，企业效益难以获取新的增长点。经常出现原材料供应断裂，导致生产和销售脱节；生产设备备件采购和备件消耗管理脱节，导致生产不能顺利进行。尤其在新项目的实现上，经常由于进销存管理的原因导致项目搁浅、废除，造成资源浪费，添加企业运营成本。产品设计人员不能准确获取原材料库存情况。[9]企业迫切需要利用有效的进销存管理系统来解决上述问题，提高管理水平与效益。
2.3 业务流程梳理
当前，企业在进销存管理业务时采用企业、车间两级管理模式，原材料和设备备件等物资的需求根据生产车间提出，企业进行需求汇总和审核，经采购部统一采购，统一由质量检查部门检查，质检合格后原材料入库仓储，备件发放到各个生产车间管理，后续的仓储管理等由各个车间独立负责。产品生产出来之后，由企业质检部门组织质检，质检合格后进入成品库仓储，根据销售给定的出货计划出货。
通过对企业的现有的进销存管理流程分析，结合当前企业进销存管理业务存在的问题，企业对进销存管理系统的需求如下：
1、管理层面需求
在管理决策层面，对选用目录管理、物资统一管理、物资瓶颈预警、实时库存管理、供应商关系协调管理等需求急迫，优先级最高；其次是进销存成本分析、原材料质量查询、产品质量分析与缺陷分析、设备备件库存量查询、产品仓储和出货跟踪等对企业整体的进销存状况进行统计、分析和预测需求；2、业务层面需求
在日常实际生产层面，对于原材料库存管理、产品销售管理、设备备件管理、物资采购管理、质量问题跟踪等需求比较迫切，通过对日常业务生产层面信息的电子化统一管理，缩短相关业务间交流流程，减少业务办理时间，提高员工工作效率，缩减不必要开支，保证新产品开发跟上市场需求，从业务优化层面上提高企业的生产效率；3、系统需求在进销存管理方面，对物资统一管理、供应商统一管理、基础数据字典和产品业务信息标准的需求迫切，在进销存管理系统方面，需要综合考虑产品设计、生产计划编排、人力资源管理、OA 系统接口需求等。
从业务层面来看，该化工进销存业务管理包括采购、质量检测、仓储、销售等管理环节。业务流程如图 2.1 所示。
从此业务层进销存业务流程图中可以看出，从流程开始进入销售管理，销售定价及订单需求开始就开始进入生产及递交物资需求计划申请，采购部就开始寻找供应商，并对供应商进行询价议价等环节的采购管理，确定价格后开始进入合同并对供货进行管理，原料进来后，还要经过质检，合格的进入仓储管理，在仓储这块还有生产合格的产品也进入仓库管理，由于原料及产品涉及到粉类、液态、和汽态类产品，同时品类的不同使之部份具有毒性强低等物点，仓储部应对原料及成品进行分等级、分库区、分时间进行存放管理。销售管理这块从订单需求求后，与客户确定订单，然后进入客户信用评估管理审批环节，审批未通过回到客户方修改订单需求，审批通过后过入合同签订管理，然后向仓库发出出货通知，当产品出库，需办理相关的相应的出库安排及手续；货物出货配送管理中，要注意货物是否有腐蚀性，根据存在态相的不同及包装不同，选择不同的运输方式；物流配送如因产品问题等原因客户未签收要进入退库管理再入库，如客户签收通过完成后，进入合同跟踪及回款结算管理工作，然后结束。
根据以上流程，对进、销、存情况进行情况管理，进行如下详细分析：
2.3.1 进--采购管理需求
采购管理，由于化学品原材料价格天天变化，需经常向市场询价，了解市场动态，同时要装询价记录的情况汇总存档；对采购计划制定、计划报批、计划汇总、供应商询价、实现采购行为、签订采购合同等方面要进行管理。
对于采购管理来讲，首先，需要对各个部门上交的采购需求进行汇总，根据现有库存量制定采购计划，然后申请报批，在采购计划获取批准后，将采购计划汇总；其次是向供应商进行询价、比价，选定供应商，签订采购合同；最后，根据签订的采购合同，完成采购任务，并跟进合同的执行情况，直至合同完成。整个采购业务的流程如图 2.2所示。
2.3.2 销--销售管理需求
化工企业销售管理在企业的进销存管理系统中是至关重要的环节。由于化工生产企业库存物质较多，而供应商、用户、分销商又广泛地分布在全国各地，因此在销售管理中需定出销售计划，这样便于决定企业的物料平衡。面对销售管理，还需要全面分析和统计能对各种销售数据，能够按不同品类、性态、产品毒性大小、销售区域、用户、产品品种、行业等方面因素进行价格、销售等进行分类分析管理，从而起到辅助公司领导制定销售策略和进行经营决策的作用。为了保证销售工作展开的统一性、规范性、严肃性，完成企业销售目标，提升经营绩效，提高企业形象，在销售管理需求制定时，要考虑到销售管理的制度化、简单化、人性化、合理化，从实际出发、吸纳和借鉴同行业的先进的经验，力求管理制度和程序的简约、高效。销售管理还要进行销售目标制定、客户管理、销售合同签订、产品发货通知、合同执行跟踪、售后服务跟进、新市场开拓等。
该化工企业在销售过程中还存在退桶的情况，其分三种情况：1、销售含包装的客户退桶；2、销售净水退桶；前两处情况均不抵减客户的应收款；3、客户退桶抵减货款。以上三种情况，均由销售填写包装桶的价格，由仓库按（客户估价入库）入库。业务流程如图 2.3 所示。
2.3.3 存--仓储管理需求
在企业的进销存管理业务层中，仓储管理非常重要。好的仓储管理不仅能够降低企业仓储管理成本，而且能保证化学原料及化学产品的存储安全性，而且可以提高企业生产效率。由于化工企业生产的连续性，不可能没有库存的性的生产，必须保证有一定量的库存，在库存需有一定的预警成效，对于采购管理来讲需高度优化库存管理，缩减在生产过程中由于原材料库存所占用的大量资金和原材料利用不到位造成的损失，因此，企业对库存管理的要求非常高，所采用的管理系统软件需要能对大量原辅材料进行科学的管理，大幅降低库存占用资金的同时保证生产的顺利进行。企业仓储管理业务主要包括入库管理、出库管理、库存信息管理和退库管理等方面，在日常的生产过程中，物资的调拨和配送、库存信息统计发布等都包括在以上几个业务中。
入库管理：根据采购合同到货后，通过质检部门的检测，检测合格的物资入库管理，不合格的物资不予以入库并通知退货；由于产品涉及配方保密问题，产品入库需重新添加编号进行分类管理；产品产出后，通过质检部门的检测，合格的产品进入成品库管理，并将不合格的情况通知生产。在物资入库之后，记录入库信息，并转交库存统计管理。
出库管理：根据生产原材料、备品备件的使用申请进行相应的出库管理，根据销售合同的发货申请进行产品的出库管理，日常生产中对某些物资进行转库仓储等，并记录相关的出库信息，转交库存统计管理对库存信息进行统计。
退库管理：对已经出库的物资要求再次入库时进行管理，包括领用退库、配送退库、调拨退库、产品退货库存等，记录相关的仓储信息，转交库存统计管理对信息进行统计。
库存统计管理：对入库信息、出库信息、退库信息等进行统计，及时给出仓储动态信息并通告相关部门。
对于该企业所需求的进销存管理系统来讲，除了上面三个主要管理需求，与三者关系比较密切的配送管理需求和质量检测管理需求我们也考虑在系统之中。
对于配送管理需求，要求在完成日常的配送管理业务，主要配合仓储出库管理，同时要选择是否是化学危险品产品配送车辆。主要流程包括：使用人员填写领用申请、物资计划员统筹、填写出库单并配送、系统确认配送结果环节。同时对库存无法满足领用申请的系统自动生成补货单据，通知供应商补货，待物资到货入库后系统自动根据领用申请生成出库单并配送。具体流程如图 2.4 所示。
质量检验管理需求是对企业采购的原材料和备品备件、生产产品等进行相关的质量检测，以达到物资质量入库为目标，是企业生产过程中控制产品质量的重要环节。针对不同的物品，采取不同的质检方案，保证物资的质量，从而保证物资的正常供应。主要流程图如图 2.5.
