6S管理制度在高校图书馆中的应用

　　所谓 “大流通” 服务模式， 是指对在 20 世纪七八十年代建造的 “工” 字形高校图书馆阅览室、 书库的全开架 “借阅一体” 的形式。 可以让更多的读者直接进入图书馆中的各个书库、 阅览室， 直接浏览、 翻阅各种书刊资料， 最大限度的利用物理空间， 方便和满足读者的文献需求， 发挥馆藏资源的整体效益， 全面提高服务质量和读者满意度[1].

　　尽管随着电子图书的出现， 会在一定程度上减少纸质图书的数量， 但山东大学图书馆纸质书刊的收藏量依旧逐年递增， 占据图书馆的收藏空间也越来越大。

　　同时高校扩招后， 图书馆读者的不断增加也使得阅览室的空间更显狭小和紧张。 近几年被广泛报道的高校图书馆占位现象就是这一问题的突出反映。 因此， 图书馆管理工作的主要任务一方面是分类、 归纳、 整理图书资料的信息， 建立便于读者搜索的信息查询系统，另一方面就是把图书资料进行合理有序的放置和及时归类、 整理， 充分利用图书馆的有限空间合理存放图书资料， 通过图书资料存储的现场管理， 提升书籍资料到读者手中的速度。 同时， 借助旧馆改造， 充分提高有限的阅读场地和环境条件， 吸引和方便读者。 因此高效的图书馆管理工作既要从读者的需求出发， 建立起高效的图书查找体系， 更要做好与之配套的图书资料存储的现场管理和流通阅览的现场管理。 从图书馆的现场管理入手， 导入 6S 管理制度， 是提升图书馆管理水平有效办法[2].

　　1 6S 管理制度的演变及具体内容

　　1.1 6S 管理制度的演变

　　6S 管理制度起源于日本企业 , 是指在生产现场 ,特别是空间比较有限的条件下对人员、 机器、 材料、方法等生产要素进行有效地管理， 6S 是整理 （Seiri）、整顿 （Seiton）、 清扫 （Seiso）、 清洁 （Seikeetsu）、 素养 （Shit- suke） 和安全 （Safety） 这 6 个词的缩写。 通过 6S 管理可以有效地提高企业的产品质量和空间利用水平， 最终达到提升员工素养的目的。 6S 管理制度的有效性使其广泛地应用于生产和非生产而又需要现场管理的各个领域， 并已成为各行各业提升现场管理的利器， 同时这一管理制度的精神实质， 被推广到非现场管理的工作环节， 也取得了明显的效果。 图书馆与企业除了所形成的 “产品” 形式不同外， 在日常管理和质量控制方面， 与企业特别、 是与服务企业有很多相似之处， 其理论和方法也适用于图书馆的日常管理。

　　企业 6S 管理法的目标与图书馆管理的价值取向高度统一。 借鉴企业 6S 管理法， 把节约 （saving） 一词导入，合并清扫、 清洁两项为整洁 （shipshape）， 可形成图书馆特色的 6S 管理法。

　　1.2 图书馆 6S 管理制度具体内容

　　（1） 整理： 在工作现场区分要与不要的东西 , 只保留有用的东西， 撤除不需要的东西。

　　（2） 整顿： 把要用的东西按规定的位置摆放整齐，并做好标识进行管理；（3） 整洁： 将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净， 保持干净、 亮丽的环境。 经过整理、 整顿、清扫之后要认真维护， 并且制度化， 保持工作环境处在美观的状态。

　　（4） 素养： 通过上述活动 , 使员工养成良好的工作习惯， 自觉遵守各项规章制度， 这是 6S 的核心， 也是实施 6S 的根本目的。

　　（5） 安全： 重视安全教育 , 防范于未然 , 所有的工作应在安全的前提下进行。

　　（6） 节约： 就是对空间、 能源等方面的合理利用，以发挥其最大的效能， 从而创造一个高效率的、 物尽其用的工作场所。

　　2 6S 管理制度

　　在 20 世纪七八十年代兴起的图书馆新馆建设中，所建造的高校图书馆大多为 “工” 字形， 即 “前阅后库” 式图书馆， 一面是面积各异的阅览室， 一面是通过连廊与其连接的净高两米多的书库， 且馆舍面积大都不大的藏借阅分离的图书馆， 无论在功能还是使用的角度上， 在建设之初都没能充分考虑未来高校的发展规模和形式。 以山东大学图书馆医学分馆为例， 是上世纪 80 年代初期的建筑， “以藏为本” 的设计理念导致建筑结构基本以传统封闭式设计为主， 从目前使用的角度看设计很不合理， 书库狭小， 通风不好， 甚至没有设计借书处的位置。 没有电梯， 所有书刊搬运都靠人力。 阅览区域层高达 4m, 造成灯光昏暗。 近十多年学校不断扩招， 图书馆藏书和阅览面积不足的状况日益明显， 阅读环境需要进一步改善。

　　既然老图书馆建筑面积已经不能扩大， 为适应大流通要求， 就必须采取一定的手段提升现有藏书空间和阅读空间的利用率， 不仅使读者能把要的图书资料方便拿到， 而且阅读环境也尽可能舒适， 比如增加自助服务设备、 空调设备， 增加阅读区域的光线照明和空气的流通。 为实现 “大流通” 服务目标， 在图书馆的现场管理中导入 6S 管理制度是一个十分有效的办法。

　　2.1 整理

　　（1） 物品上的整理包括书刊和办公用品等 . 山东大学图书馆作为一个具有百年历史的老图书馆， 书刊上的整理尤为重要， 根据读者借阅量的统计， 将图书资料分为常借和不常借的两类， 在不常借的图书中又将多年不借的细分出来， 为此要制定出这方面的图书整理标准和上下架的规范性文件。 根据规定把一些年代久远， 多年不被借阅， 基本失去利用价值的书刊下架， 集中闭架放置， 腾出更多空间放置流通率高的书刊， 而且要将这些书刊放置在方便查找取拿的位置，便于读者的借阅。

　　（2） 部门的整理就是合并一些没有设立必要的部门， 开放一些封闭部门。 在阅览面积紧张的状况下，腾出一些阅览空间和服务区域。 就山东大学图书馆而言， 新书借书处书架之间空间较大， 放置了阅览桌，改为借阅室。 另外， 走廊中间的大厅， 环境相对安静，光线明亮， 安放一些休闲座椅， 方便读者休息自习。

　　2.2 整顿

　　整顿的核心就是对现场物品进行有序的放置并标识记录以方便取拿， 在图书馆需要做此工作的场所主要有两处： 一是书库， 二是阅览室。

　　书库的书刊按标注规定进行分类 “整理” 后就需要按照 “整顿” 的要求对它们上架， 放到合适的位置并标识清楚， 对于无使用价值的积压书刊， 可放入密集书库进行封存， 把整理后留下来的必要的、 有使用价值的书刊再以借阅率高低区分， 依规定位置摆放，时刻做到开架书刊整洁有序， 标识准确清晰。 这样借阅场所整洁明了， 一目了然， 整整齐齐的借阅环境，节约了读者寻找书刊的时间， 提高了读者借阅效率和工作效率。

　　把整个图书馆布置成温馨幽雅， 无线网络覆盖的阅读环境。 除增加相应阅览桌椅外， 配备舒适沙发供读者休闲、 阅览， 再配备一定数量的绿色植物， 窗明几净， 空气清新， 休闲舒适， 也是图书馆 “以人为本”的服务具体化体现[4]. 这样的阅览环境中， 不单是获取知识的场所， 还是休闲小憩的天地， 怡人、 舒适、 轻松， 使图书馆成为读者最留恋的场所[5].

　　2.3 整洁

　　将各阅览室、 书库以及卫生间等场所内看得见与看不见的地方清扫干净， 保持整洁、 亮丽的借阅环境，卫生间空气清新。 使师生有一个良好学习和工作情绪。这种清扫工作应当常态化， 用规章制度固定下来， 特别是与整理、 整顿配合实施。

　　在整理、 整顿、 整洁之后要认真维护， 并且制度化， 保持工作环境处在美观、 舒适的状态。 使整理、整顿和清扫工作成为一种惯例和制度， 是工作标准化的基础， 创造一个良好的工作环境和借阅环境， 使职工能愉快地工作， 读者能舒适地学习。 整洁的重点是对前面两项工作的保持和维护，它的重点就是使前两项工作形成制度， 只有执行制度才能使工作处在一个稳定状态。

　　2.4 素养

　　素养体现在每个人的具体行为中， 做好了前面三项工作， 工作人员的素养自然得到提升， 这是 6S 的核心。 每位馆员要养成严格遵守规章制度的习惯、 作风和积极主动的精神 （也称习惯性）。 遵循 “用户至上”的服务理念， 在工作中注重细节， 为不同需求的读者提供了周到细致、 极具人性化的服务并营造积极向上的团队精神。

　　2.5 安全

　　图书馆作为一个为公众提供读书学习环境的场所，安全防护工作是至关重要的。 所有的工作应建立在安全的前提下进行。 员工每时每刻都有安全第一观念，防范于未然。 图书馆安全的重点在于防火、 防水、 防盗， 抓好了这些工作才能给读者建立起安全的阅读环境。

　　（1） 图书馆是一级防火单位 , 要重视馆员安全教育， 加强消防宣传教育可以增强人们的防火意识， 掌握基本的消防常识和逃生途径， 掌握对火灾的防范和扑救能力。 图书馆是公共场所， 工作人员要以身作则，严禁吸烟等危险行为。

　　（2） 防水也是一项重要的内容 , 书刊一经浸泡将无法使用， 因此在每年的采暖季时， 要时刻观察供热管道有无跑冒滴漏的情况， 发现险情及时报告， 以免酿成水灾， 给馆藏带来损失。

　　（3） 防盗 , 读者被盗情况时有发生 , 应加强读者的防盗意识， 及时提醒读者贵重物品随身携带， 严格要求读者刷卡入馆， 在条件具备的情况下安装必要的监控设备， 给读者建立起安全的阅读环境。

　　2.6 节约

　　针对馆舍老旧的图书馆， 节约包括节约空间、 节约物质资源两方面。 馆舍使用面积紧张的现状， 应利用一切空间， 充分做到物尽其用， 最大限度地改善借阅环境。

　　勤俭节约是中华民族的优秀传统， 在全世界都在倡导节能减排低碳生活的今天， 对于办公用品和破损的书刊， 经修补后能用的尽可能用， 以自己就是主人的心态对待学校的资源， 不浪费一滴水、 一度电、 一张纸， 保证人走关空调， 关水龙头， 关灯， 执行人少少开、 无人不开的节能原则。 节约， 既是物质文明，又是精神文明， 应成为高校图书馆文化的重要部分。

　　3 结语

　　高校图书馆事业的发展其它的服务行业一样需要经营， 成败的关键是通过加强自身管理， 提供优质服务， 形成独特的图书馆文化， 给读者创造良好的求知和研究环境， 吸引更多读者充分利用图书馆[6], 就像企业需要更多的客户， 服务行业需要更多的顾客一样。

　　因此将原来广泛适用于企业管理的 6S 管理制度导入高校图书馆的管理工作是十分可行的， 其良好的结果也是可以预见的。 通过 6S 管理， 提升旧馆改造后的图书馆 “大流通， 大阅览” 管理模式， 更好地为读者服务。

　　参考文献

　　[1] 孙明。浅议图书馆大流通[J].内蒙古科技与经济，2008,（14）：141-142.

　　[2] 郭虹 , 李雅 . 导入 6S 管理法提升图书馆优质服务 [J]. 图书馆建设 ,2009,（7）：64-66.

　　[3] 北京科立特管理咨询有限公司。现场管理与 5S[M].北京：中国计量出版社，2004:1-299.

　　[4] 赵乃暄。多样化的魅力-美国图书情报界访学观 [J]. 新世纪图书馆 ,2010,（5）：74-76.

　　[5] 房继路，孙利民，林晶。图书馆馆舍建设考察与思考[J].图书馆学研究，2007,（2）：99-100.

　　[6] 胡燕菘。香港地区高校图书馆的读者服务[J].图书馆学研究，2005,（8）：48-51.