浅析高校科技档案管理中的问题及优化对策

　　摘要：高等院校的科技档案是科研人才通过大量的研究实验和调研而得出的各类技术性指标和科研成就, 科技档案不仅是高等院校科研人才智慧的结晶, 也是评价高等院校科技研发能力和水平的主要参考标准。本文从高等院校科技档案管理的主要内涵入手, 对高校科技档案管理存在的问题进行剖析并提出合理对策。

　　关键词：高等院校; 科技档案; 问题; 对策;

　　高等院校是优质教育信息和高科技研发资源的集结地, 在国家教育和科技发展方面具有不可替代的重要作用。高校的科技档案管理是一项长期的、专业性较强的工作, 是对高等院校科技研发信息的记录, 也是总结科研经验、把握科研规律、制定科研可行性计划和高校科研课程设置的主要依据, 是高等院校和国家的宝贵财富。
 

　　一、高校科技档案管理的主要内容及意义

　　高等院校的科技档案管理, 主要就是对科研成果和教学成就等文件资料进行归档、保存、整理分类并能够进行查阅、检索、演示等的工作。科技档案是高等院校进行科技研发和教学研发最直观、最真实的记载, 也是高等院校进行科技研发和教学工作的智慧结晶最全面的体现, 是高等院校重要的教育信息资源和科技研发资源, 不仅具有智慧性, 还具有信息性。

　　科技档案是一种至关重要的研发信息, 是对科技研发能力的体现, 也是对科技研发活动的反映, 从科技档案中能够总结出科研发展的一般性规律, 所以从某种程度上说, 科技档案是高等院校拟定长期科研规划的主要标准, 也是高校进行学科设置和科研经费预备的主要依据。[1]科技档案对科研成果转化为产业发展的过程中也发挥着指导作用, 能够指导科研活动朝着正确的道路发展, 使科研成果转化为生产力的步伐加快, 进而较早实现经济效益和社会效益。所以, 对高校科技档案的科学化管理具有十分重要的现实意义。

　　二、高校科技档案管理中的问题

　　(一) 科技档案管理与科研活动发展不协调

　　长期以来, 国内高等院校的科研活动普遍存在验收简单立项难、经费开支大成果不显著、预算控制严格而绩效考核简化等问题。根据数据统计显示, 在对科研成果的信息化保管方面, 全国仅有不足5%的高校把对科技档案的管理纳入到本校的信息化建设之中。在高校档案管理信息化系统与科技活动体系的关系方面, 仅有9.6%的高等院校会提前把科技活动纳入到档案管理模块, 46%高校的档案管理系统是独立存在的, 不与任何科研活动有所联系。在档案保管方面, 近60%的高校没有把档案分类整理与档案保管进行分部门管理;在档案的真实性和有效性方面, 46%的高校没有对科研成果形成的文件档案进行过真实性和有效性鉴定;在版权的维护和运用方面, 59%的科研人员感觉对科技档案的运用程序较为繁琐, 88%的高校在对科研成果归档时没有对成果所属的版权问题进行处理。

　　(二) 对现有科技档案的管理缺乏科学性

　　对科技档案的科学化管理, 有利于科研活动的开展, 有利于科研能力的提高, 也有利于科研与教学的协调发展。然而, 长期以来, 受到传统管理模式的影响, 很多科技档案管理人员认为仅能对学校的文件资料进行档案管理, 而对教学工作者 (个人) 的独立著作和研究成果没有进行档案化管理, 甚至将个人文件排除在档案室之外。这样一来, 高等院校的科研成果得到了很好的推广和保存, 而一些个人的研究成就和教学成果往往因未得到科学管理而支离破碎, 丧失其科研质量和价值, 这就不利于科研成果的继承和发展。[2]实际上, 科学的档案管理, 不仅是对学校的集体性科研成果进行档案管理, 也要对教学工作者等个人的教学成果和研究成就进行档案化管理, 因为个人的成果也是对教学和科技进行长期研究、学习和研发的结晶, 也能够对学校乃至国家的科技和教育发展起到推动作用。

　　三、高校科技档案管理的对策研究

　　(一) 提升高等院校对科技档案的归档率

　　大部分高等院校的科技档案管理人员对教学工作者 (个人) 的教学成果和研发成就重视程度不够, 导致个人的科研成果没有很好的得到保存甚至遗失, 这也是高等院校科技档案归档率低的主要因素。所以, 加强对个人科研成果的保存和归档, 明确档案管理的主要责任人, 让档案管理人员对科研成果档案有全新认识, 对提升科技档案归档率很有必要。

　　(二) 提升科技档案管理人员的综合素养

　　科技时代的来临和高科技手段在各行业的广泛应用, 要求高等院校的档案管理人员必须从提升自身综合素养着手, 进而提升对档案管理工作的信息化处理能力。互联网的兴起也在对档案管理工作进行革新, 新时代的档案管理已经不再局限于对文字、图片、文件等资料进行人工的分类和归档, 科技档案的信息化管理更多的是要求对档案资料进行精确化和科学化管理。[3]这就要求高等院校的科技档案管理人员必须具备较高的综合素养, 不但要具备最基本的档案管理知识和技能, 还要具备科技档案的信息化管理能力, 以便于对科技档案进行信息化和科学化管理。

　　(三) 提升高等院校科技档案管理工作的品质

　　高等院校的科技档案管理工作, 不仅要在归档效率和数量上有所提升, 更要在品质上得到改善。在科技档案管理工作的品质方面, 一方面要对比较重要的核心档案进行保密性管理, 以防止版权的被窃取和技术的流失, 另一方面也要对即将归档的科研成果资料进行严格把关, 以确保科技档案的真实性和有效性。

　　参考文献
　　[1]米军.高校科技档案管理存在的问题与对策[J].科学管理, 2017 (02) .
　　[2]王玉斌.高校科技档案管理:问题、原因及对策[J].档案学研究, 2015 (01) .
　　[3]谭华, 王喜玲.高校科技档案管理存在的问题与对策[J].河南工业大学学报 (社会科学版) , 2010 (03) .