企业档案编研工作的现状、存在的问题及对策

　　随着信息化技术的不断发展，社会进入了信息化的崭新时代，人类获取各种信息的方式也发生了深刻的变化。同时，市场经济的激烈竞争，使人们对各种信息的需求欲望越来越迫切，档案信息资源的利用价值也越来越受到人们的热切关注。而作为开发档案信息资源重要途径的档案编研工作，如何在信息化网络环境下利用档案编研成果主动为企业生产经营服务，将是对企业档案工作者提出的更高标准和要求，也是今后一个时期企业档案工作的一项重要研究课题。

　　一、企业档案编研工作的现状与存在的问题

　　我国档案编纂的历史可以追溯到春秋时期。悠久的档案编纂历史在为当代档案工作者提供丰富的档案编研经验的同时，也束缚了档案编研工作者的思想，形成了今天的档案编研工作模式。在信息化时代，这种模式已经不能适应时代的发展要求。国家档案局的权威统计数据表明，档案文献编纂工作近年来处于相对停滞的状态，档案编研成果总量呈逐年下降的趋势。而随着企业内大量电子文件的涌现和现代化管理手段的跟进，传统的企业档案编研工作也进入了发展瓶颈期。

　　（一）对企业档案编研工作普遍认识不足，编研工作发展不平衡，档案人员创新意识淡薄首先，企业档案编研工作普遍起步晚、起点低，许多单位是从编写参考工具和参考资料做起，如文件汇编、组织机构沿革等基础性材料，即使深度大一点的，也不过编纂分类资料汇编、产品目录等介绍性材料，"编"的成分大，而"研"的成果却少之又少。其次，近年来，在企业档案管理达标考评、检查等外力推动下，许多单位为了顺利申报等级，应付检查、评比，往往不顾客观条件是否具备，盲目地搞突击式"编研",其结果只能是档案资料的简单拼凑和堆砌。再次，虽然有些企业档案工作达到了国家一级水平，编研工作也具备了一定规模，但档案人员缺乏创新意识，与科研人员之间缺乏沟通，难以相互交流，各单位之间编研工作也交流甚少，档案编研工作形成了闭门造车、孤芳自赏的局面。

　　（二）企业档案编研工作力量严重不足，人才匮乏，编研成果质量不高。档案编研的专业性与知识性特征，要求拥有能够胜任此项工作的各类专业人才，这是提高编研工作水平的前提和基础。但是，一方面，随着近几年企业人事制度的改革，档案人员面临着逐年减少和新老交替的局面，致使档案编研工作的连续性和稳定性受到影响。并且，在档案部门专职档案管理人员中没有专业性很强的编研人员，大多是由档案人员兼任或改任，这就使编出来的材料在广度上和深度上无法保障，编研成果大部分是"初级加工品"而被束之高阁；另一方面，近年来，企业和上级主管部门在档案专业培训工作方面，侧重于档案的管理技术、方法及新变化、新发展，并没有将档案编研细分出来，作为专项重点予以考虑。这样常常造成档案人员专业过于单一，知识结构不合理，缺乏编研知识，导致编研工作进展缓慢，大多数的编研材料都是编多研少，"编而少研、编而无研"现象突出。

　　（三）企业档案编研工作与现代化管理技术的发展不相适应，与为企业主动有效服务的目标存在差距。在企业档案管理运用各种现代化管理手段和技术越来越频繁的今天，传统的编研工作已经变得异常脆弱，难以跟上快节奏的变革时代，编研人员往往处于观望、等待状态。而企业在经济大潮中却不能等待，它需要大量有价值的档案信息来解决发展中的一系列重大课题。这就需要档案编研作为能够提供各类档案信息服务的最好手段和最佳途径发挥其作用。可是，档案部门的这种作用尚未充分发挥出来，究其原因是：档案编研工作的"求量不求质"致使编研工作简单化、任务化，缺乏对档案资源的深入研究和深度挖掘；长期以来的依赖性、被动性，使编研工作不能密切跟踪企业各项工作，主动服务意识差；与其他业务部门、科研部门尚未建立起合作关系，使档案资料缺乏系统、广泛、深层次的开发利用，难以为企业经济发展提供高水平的服务。

　　二、企业档案编研工作在信息时代的变化

　　随着现代科技手段的逐步深入，企业信息技术的广泛应用和网络系统的建立，将给企业档案编研方法带来深刻的影响，它昭示着某些传统的档案编研观念、方法和思维方式将在新的历史时期随着企业信息化的发展而发生根本性的变化。

　　（一）信息化带来的新契机使企业档案编研工作面临更广阔的发展前景

　　计算机网络改变了传统的档案编研模式，拓展了档案编研的空间。网络环境下的企业档案编研工作，依托计算机网络先进的存贮、检索、传输技术及网络编辑技术支撑，借助于计算机高效率的信息处理功能，使档案信息采集更方便，加工更快捷，不仅加快了档案信息的利用效率，也使编研选题更加灵活。编研人员只要在网上通过键入要查找信息的关键词或者特定的分类号，便可以方便快捷地检索到分散在各个档案门类、各案卷中的某一专题的档案资料或相关的主要内容、存址以及保存状况等信息，避免了编研人员亲自到各个档案室辗转搜寻、调卷阅览之苦，而且还能够快速方便地找到自己所需的某个专题的档案资料。随着企业档案基础工作和各类档案信息管理软件的日益完善，档案编研工作将面临更加广阔的发展前景。

　　（二）信息时代的多媒体编辑技术丰富了档案编研手段

　　近年来快速发展起来的计算机多媒体技术为多领域、多方位、多形式灵活地开展档案编研工作提供了可能。首先，借助于计算机提供的各种信息处理技术，可以改变传统的手工加工处理档案信息的方法。如传统档案编研的转录加工，主要靠手工抄写，效率低、误差多、劳动强度大。而运用计算机进行文字编辑处理，可一次录入，随意复制，随意编排版面，大大提高了编研工作效率，降低了劳动强度，使编研人员从大量的事务性劳动中解脱出来，更多地转化为诸如选题策划等创造性的劳动，提高了编研质量和层次。其次，计算机多媒体技术为开拓档案编研工作新领域提供了可能。传统的档案编研工作一般也只能着眼于纸质文字材料，最终形成的编研成果也只能是纸质材料汇编，工作范围比较窄，编研成果的表现方式也比较单一。如果运用计算机多媒体技术则可以避免这些不足，可以将声音、文字、图像等各种形式的信息运用计算机统一进行处理、存储、保管，检索利用时又能同时提供出来。正是由于计算机多媒体技术具有这种特点，因此，可以在档案编研中得到广泛应用。通过对声、像、字、图等各种形式的信息全方位编研，能够将更加丰富多彩的编研方式呈现给读者，极大地拓展了编研工作的领域。

　　（三）利用计算机网络传播媒介，使档案编研成果发挥作用

　　长期以来，企业档案编研信息为用户服务的方式被固定在利用者来档案室借阅和以书籍形式出版发行的基调上，传输渠道狭窄，即使是很优秀的编研成果，也只能是"养在深闺人未识".档案编研信息作为一种信息源，其传输渠道应是多种多样的，尤其是网络技术的快速发展，使档案编研信息与网络传播有机地结合在一起，从而使档案编研信息的传输效果发生质的飞跃。网络媒介自身所具有的超越时空、即时传播的特性，大大提高了档案编研成果发布的时效性。利用网络服务传输档案编研信息，不仅能使用户享受到现代化的数字信息服务，同时也促使具有悠久历史传统的档案编研工作跟上时代的步伐，与现代科学技术同步发展，使其具有不朽的生命力。只有通过互联网络，建立网上阵地，发布更多、更具体、更有价值的档案编研成果，让档案编研成果传送到企业的各个部门，有更多的机会为需要它的人服务，才能真正实现档案信息资源共享和远程利用。

　　三、企业档案编研工作在信息时代的对策

　　当今社会是信息爆炸式剧增和更新的"地球村时代",档案编研有条件而且必须从传统、封闭的地域性视野和自足自满意识向开放式的国际化视野和外向开拓意识转变。在这样一个大的社会背景下，如何积极应对，如何对信息化环境下的企业档案编研模式进行更新设计，是摆在企业档案工作者面前无法回避的一项重要课题。

　　（一）加强档案人员与企业科研人员的合作力度

　　企业档案人员应树立超前服务和主动参与的意识，档案编研工作应以科研生产需求为重点，在充分调查研究的基础上确定选题，要具有前瞻性和实用性，利用多种方式开展多种载体的档案编研。以提高企业经济效益为中心，档案部门可以单独编研，也可以与业务部门、科研人员结合各自的专业知识优势搞联合编研，最大限度地挖掘档案资源的价值，努力做到科研生产进行到哪里，档案编研工作就延伸到哪里。

　　（二）注重企业档案编研的创新能力，提高编研成果的深度和质量

　　档案编研要不落俗套，并在此基础上有所发展、有所发明、有所创造、有所前进，就要走出常规，突破传统。这就要求档案工作者具备创新意识，在档案深度开发与利用上下功夫，企业档案部门应始终把编研成果的质量放在首位，只有编出高质量、深层次的编研成果，才能在企业生产经营中产生应有的效益，才能使档案编研工作充满生机与活力。而衡量一项编研成果质量的高低，不仅要看其是否符合档案业务要求，更重要的是要看其是否在企业经济活动中发挥了作用，是否产生了经济效益或社会效益。

　　（三）利用多媒体技术多渠道开发档案信息资源，以适应企业发展需要

　　在档案编研工作中，最新的信息技术有了用武之地，特别是多媒体技术的应用已成为现实。利用多媒体技术进行档案信息的编辑加工，是信息时代的必然要求，也是企业档案编研工作的发展方向。要运用多媒体制作技术对文字类、图纸类、声像类、实物类的档案信息进行综合处理，形成图文并茂的电子版档案信息编研成品。

　　（四）采取多种途径，提高企业档案编研人员的信息素养

　　企业档案编研工作涉及到信息、科技、语言等多元知识结构，从档案编研工作的性质和特点看，决定编研工作水平和质量的关键因素是编研工作人员的业务能力和知识水平。因此，企业档案部门应通过各种途径努力提高档案人员的编研工作水平和信息素养。

　　1.适应信息化发展要求，更新档案编研观念，深刻认识提高信息素养的重要性。企业档案编研人员要适应企业档案信息化的发展要求，将传统的内敛性、收缩性思维倾向的编研观念向外向发散性、开拓性思维的创新型编研观念转变。

　　2.掌握和应用网络技术。档案信息网络是借助计算机网络实现档案编研的档案信息系统，是对信息化环境下档案编研模式的更新设计，是在集成各种信息网络技术融合档案信息的基础上，使档案编研工作的原则、目标与网络技术手段形成有机统一。所以，掌握现代网络技术手段已成为编研工作者适应社会发展的必备能力之一，通过计算机网络强大的信息处理和快捷传递功能，能够实现档案信息出版、交流、资源共享手段现代化。

　　3.档案编研工作者应具备信息理念和信息获取能力。档案编研工作者要具备对档案信息搜集、选择、加工、整序处理的能力。搜集信息是整个编研工作的基础，只有将与题目有关的信息尽量收集齐全，作出实事求是的分析、定位，才能最大限度地满足利用者的需求，才能从纷繁浩瀚的信息中去粗存精，去伪存真，准确、客观地识别和正确选择有价值的信息。

　　总之，信息化环境下的企业档案编研工作是信息时代发展与档案编研工作相结合的产物。借助计算机网络，企业档案编研工作将从传统的半封闭系统转为全面的开放系统，它为企业档案编研工作开创了全新局面。为此企业档案编研工作者要切实转变观念，树立主动服务意识，增强现代化信息理念观，并据此形成编研工作的若干新思路、新点子，主动了解企业各方面的利用需求，充分挖掘企业各个部门潜在的信息资源，利用企业内部的局域网，在对网上的信息进行"智能获取"的同时进行"智能重组",并据此确定编研的选题，拓展推广编研成果、满足各方利用的空间和渠道，为企业的生产、科研、经营提供优质服务。同时，只有加快档案信息资源整合和共享的步伐，档案事业才能在信息社会里蓬勃发展和不断前进。