计算机数据在档案管理系统中的应用

　　档案管理系统论文（最新范文10篇）之第九篇

　　摘要：时至今日, 计算机网络技术已经被应用到多个领域, 不仅仅推动着社会的高速发展, 更是在很大程度上改善了民众的生活。档案管理工作也不例外, 同样受到计算机网络技术的深入影响。本文简要介绍了计算机数据技术的发展现状, 并对计算机数据技术在档案管理系统的应用及价值进行深入探讨分析。

　　关键词：计算机数据,档案管理系统,运用探究

　　随着网络技术的快速发展, 以计算机为核心的信息技术给传统的档案管理带来非常深远的影响。传统的档案管理已经无法满足现代社会对档案信息的需求, 计算机数据在档案管理系统中的地位越来越重要。有鉴于此, 本文即主要探讨了计算机数据在档案管理系统中的基本分类和具体运用, 以期促进计算机数据在管理档案中的合理使用。

　　一、计算机数据挖掘技术

　　(一) 计算机数据挖掘技术

　　在档案管理过程中, 计算机数据挖掘技术的运用最为广泛。数据挖掘技术就是从繁杂的、随机的、大量的数据中寻找关键信息。一般而言, 这些关键信息往往都是潜在的、隐形的、未知的。计算机数据挖掘技术主要是利用人工智能和统计学等相关学科, 高度分析数据库中的数据并进行运算推理, 以获取相关资料信息, 从而为人们决策奠定数据基础。时至今日, 社会各个方面都开始运用计算机数据挖掘技术。

　　(二) 计算机数据挖掘技术的方法

　　二十世纪末期, 计算机数据挖掘技术产生。最初的计算机数据挖掘技术仅仅被应用于小范围的计算研究中。今天, 计算机数据挖掘技术已经深入到我们社会生活中。一般而言, 计算机数据挖掘技术的方法主要包括以下几种:

　　(1) 关联分析法。关联分析法主要是指从制定的数据库中挖掘高频率的项集模式知识。如某一商场就可以利用关联分析法来了解客户商品购买行为, 哪些商品的购买频率高?通过分析商品之间的内在关系来了解客户的购买习惯。

　　(2) 序列模式分析法。与管理分析法的目的相似, 序列模式分析法同样是根据数据得出相关联系。但序列模式分析法更加强调分析数据模式、数据过程, 并以此为据得出关联性。

　　(3) 分类分析法。分类分析法就是寻找典型数据特征, 已找出模型, 以便为对未知数据进行自动分识别。

　　(4) 聚类分析法。聚类分析法主要是指在指定数据库中搜索相关数据, 以了解其基本价值。仍然以商场为例, 商家就可以利用聚类分析法将客户按照不同的关键词进行分类, 寻找客户的消费习惯和购买模式, 以为制定营销方案奠定基础。

　　(5) 孤立点分析法。孤立点主要是指数据库中与常规模式不一致的数据。一般而言, 与常规模式不一致的数据往往就是设备出现故障的重要因素。孤立点分析法通常会被用来挖掘特殊信息。

　　在计算机数据挖掘技术运用过程中, 分类是核心更是重点。数据收集的质量高低, 都是由分类来决定。在实际分类过程中, 比较代表性的分类过程往往有:明确范围、寻找属性、研究属性、选取算法、分类计算、结果显示等。

　　二、计算机数据挖掘技术在档案信息管理系统的运用功能

　　档案信息管理不仅仅关系着人物的历史记录, 更是档案管理者的工作智慧的体现。计算机数据挖掘技术运用到档案信息管理系统中, 能够有效提升档案管理系统安全性, 提高档案管理效率。

　　(一) 提升档案信息管理系统安全性

　　档案信息资料比较珍贵, 档案信息的历史性特征非常显着, 时间越长, 档案信息价值就越高。而保存时间越长的档案信息, 其使用频率同样会随之提升, 这同样会对档案信息管理产生不利, 导致档案信息出现受损现象。况且, 档案信息的安全同样非常关键, 一旦造成档案信息外泄, 不仅仅会直接侵犯相关人员的隐私权, 还会导致恶的社会影响, 使得档案保管与使用者之间矛盾重重。而将计算机数据挖掘技术运用到档案信息管理过程中, 必能够有效减少此类事件的出现, 从而有效提升档案管理系统的安全性。

　　(二) 提高档案信息管理效率

　　将计算机数据挖掘技术运用到档案信息管理过程中, 能够有效避免传统档案工作模式的弊端, 为档案信息管理系统提供完善平台。当然, 计算机数据挖掘技术也能够有效提高档案信息管理的效率, 节省人工琐碎事件, 加快档案处理效率。除此之外, 计算机数据挖掘技术的运用同样能够促进档案鉴定工作的进展进度, 能够有效避免有价值档案流失, 为档案信息管理工作提供定量化的方法。

　　(三) 便于档案信息管理的共享

　　在档案信息管理过程中, 计算机数据技术的运用能够实现网站信息的共享, 且提供检索、目录、卷宗等相关资源。利用计算数据技术还有利于构建检索信息, 便于档案信息查询, 更是能够实现数据高校传输, 有效节省人力物力, 提升档案管理效率。当然, 档案信息管理共享过程中必须坚持以安全为核心要旨, 避免档案信息泄露。

　　三、计算机数据挖掘技术在档案信息管理系统的运用表现

　　随着社会现代化水平的不断攀升, 档案管理信息化工作同样得到完善。计算机数据挖掘技术运用到档案信息管理过程中能够充分发挥数据挖掘的重要作用, 并为档案数据信息利用奠定重要基础。整体来看, 当前计算机数据挖掘技术在档案信息管理系统的运用主要表现在以下几个方面:

　　(一) 档案分类法

　　档案分类法主要是指将大量的、复杂的档案根据不同的关键词进行分门别类整理的方案, 将具有相同属性的档案归到同一类别, 将不同属性档案归到不同类别中。在整个档案信息分类过程中, 数据挖掘技术则可以对这些档案进行细致化分, 既有效提升了档案信息检索的效率, 也帮助工作人员对档案进行分类。

　　(二) 档案收集法

　　档案收集法是计算机数据挖掘技术在档案信息管理系统运用最为广泛的表现。档案收集法首先会对库中信息进行分析, 并根据已知信息建立相关概念模型, 并将测试样本放在概念模型中进行匹配, 如果能够匹配则判断概念模式认可测试信息。如档案管理工作往往会就特定事件向客户发放调查问卷, 并将客户问答情况输入到数据库中。该数据库会对客户基本情况进行分类, 如年龄、职业、学历等, 当新信息需要被输入时, 系统则会系统对该信息进行分类, 便于档案管理者查询分类。再如高校图书馆利用档案收集法可以了解到学生的阅读习惯, 而图书馆管理人员则可以根据这些信息来为学生提供高质量、高效率的服务。

　　(三) 档案保留法

　　档案保留主要是指将老信息留住, 防止其档案流失。对企业而言, 挽留老顾客相比于寻找新顾客的成本要低得多, 在挽留老顾客时, 了解老顾客的流失的原因非常重要。通过计算机数据挖掘技术, 企业能够有效分析老顾客流失的原因, 从而针对性的采取相关措施, 防止其流失。

　　整体来看, 计算机数据挖掘技术能够运用到各个档案管理机构。不同的管理机构有着不同的档案需求, 利用程度同样存在差异。计算机挖掘技术能够为档案部门提供专业化、高效化的服务, 且能够利用数据挖掘技术进行属性分类, 比便于使用人员更加方便、快捷的寻找档案信息。

　　结语

　　当前, 计算机数据已经被运用到各个领域, 且取得显着成效。具体到档案信息管理领域, 计算机数据挖掘技术的出现已经对档案管理领域产生翻天覆地的影响, 更为新时期的档案信息管理提供关键的平台支持。未来, 计算技技术必然会随着计算机网络技术的不断提高, 而在档案信息管理领域发挥更大的作用, 实现真正意义上的档案管理现代化。

　　参考文献
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