智慧时代背景下的电子档案管理系统研究

　　摘要：传统的档案管理模式已经不能完全适应经济社会发展以及干部队伍发展的需要，迫切需要运用现代化的计算机手段实现安全、准确、快捷、高效的管理模式，干部档案的电子化管理也是信息化社会发展的必然趋势，随着“以信息化培育新动能，用新动能推动新发展，以新发展创造新辉煌”的现代化进程的不断推进，电子档案管理系统的不断完善，电子档案管理系统必将备受重视，电子档案管理的步伐必将越来越快。

　　关键词：信息化,档案管理,电子档案管理系统

　　干部人事档案工作是组织人事部门工作中的重要组成部分，是做好干部管理工作的基本前提。随着各行业计算机现代化管理水平的不断提高，传统的干部档案工作管理模式逐渐显露出一定的弊端，工作效率不高，原件易损等。传统的管理模式已经不能完全适应经济社会发展以及干部队伍发展的需要，迫切需要运用现代化的计算机手段实现安全、准确、快捷、高效的管理模式，干部档案的电子化管理也是信息化社会发展的必然趋势，是提高管理水平、工作效率、服务质量的必然要求，是发挥干部档案作用、深化档案管理职能的必然选择。能够促进干部档案管理工作的科学化，推进干部档案管理部门工作的信息化，提高工作效率，健全管理体制，加快信息化建设的步伐。

　　一、电子档案管理系统建设

　　电子档案管理系统包括硬件和软件两个方面：

　　1. 硬件系统的组成

　　(1）服务器

　　标准2U机架式高性能服务器。处理器：1颗六核Intel Xeon E5-2620v3；芯片组：英特尔Intel C600，内置UEFI固件；内存：配置32GB DDR4内存，≥24个内存插槽，最大支持内存容量≥1536GB；硬盘：配置3块1T SATA硬盘，支持SSD硬盘；RAID：独立8通道高性能SAS RAID卡，支持RAID0/1/5/6/10/50/60等RAID级别；网络：标配2个千兆网口，最多可集成高性能四个千兆网口，可选增加2个万兆网口且不占用PCI-E插槽，支持网络唤醒、网络冗余、负载均衡等高级网络特性。

　　(2）高速扫描仪

　　馈纸式A4双面高速扫描仪。参数要求：光学分辨率300dpi/600dpi；扫描速度：单面：65ppm（纵向），80ppm（横向）/双面：130ipm（纵向），160ipm（横向）。

　　(3）平板扫描仪

　　零边距，A3幅面，支持jpg、多页tiff、多页pdf格式。

　　(4）备份设备

　　大容量移动硬盘（4T）。

　　(5）打印机

　　用于档案或文件等档案及目录的输出。

　　(6）刻录机

　　用DVD盘备份数据。

　　(7）台式机或一体机一台。

　　2. 软件系统的组成

　　(1）数字化干部档案管理系统网络版

　　包括电子档案采集子系统（标准档案目录转换导入、管理、编辑、打印，档案数字化扫描、图像处理、数字化审核、档案图片加密、挂接等）；干部档案日常业务管理子系统（档案日常管理、分箱、档案转出转入，散材料收集管理、鉴别、转出转入、销毁、待处理、归档，档案审核、日志管理、档案查询、统计，花名册，用户权限分配，档案字典等）；数字化档案网上查阅子系统（基于B/S架构的查借阅系统，根据不同的分配权限进行电子档案查阅，并记录档案被查阅的信息，便于日后查询）；远程查阅及远程查阅安全认证系统（电子图像数字安全认证、图像文件加密、安全传输加密认证等）。

　　(2）数字化干部档案单机采集系统

　　包括标准档案目录转换导入、管理、编辑、打印；档案数字化扫描、图像处理、数字化审核（图片浏览）、档案图片加密、挂接、向上级组织部门数据报送等功能。

　　(3）网络拓扑结构

　　档案管理系统支持集中式、分布式部署和存储，集中或分级管理模式。对于网络条件比较好的部门，推荐使用集中式部署模式，即采用总部集中建设模式，基于部门内部网络，将档案信息资源集中存放。通过网络实现下属分支机构之间、总部与各下属分机构之间的档案信息共享、汇总、移交和传递。通过通用的Web查询平台和统一的权限管理，在任何分支机构都可以进行跨部门、跨单位、跨地域的档案检索、浏览和下载利用，形成总部和下属分支机构之间的虚拟档案信息中心。

　　二、电子档案管理系统功能模块介绍

　　电子档案管理系统是对传统干部档案管理工作的一次创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过局域网络、组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过分管领导批准、档案管理人员的授权，单位内部阅档人员可以在各自办公室的计算机上查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室进行登记后，通过计算机查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部档案工作服务的水平和质量，实现干部档案由传统管理向干部信息研究与利用的质的转变。

　　1. 系统总体规划

　　“电子档案管理系统”由信息采集部分、档案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基础数据的来源可从“组织干部管理系统”中得到或通过纸制档案的录入、档案材料的扫描、档案目录数据的导入等多种途径进行数据收集。并可通过单位内部办公平台完成档案信息的批量采集、协同处理，构建网络信息采集协同处理平台。档案管理部分包括：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护功能。信息利用部分可完成档案的统计、查询、网上阅档等功能。

　　2. 数字化档案采集系统

　　档案从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫材料、平扫材料，然后进行数据采集。扫描采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成

　　档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。

　　(1）档案目录整理

　　根据档案材料选择人员，并导入人员的档案目录；同时拆分档案，区别出高速扫描材料和平板扫描材料。检查每份材料的页数与目录中的页码是否一致，如不一致则修改目录的页码，同时标记出高扫材料。其主要功能包括：人员选择、人员查询、导入目录、目录编辑、打印目录等。

　　(2）档案数字化采集

　　对材料分别进行高速扫描和平板扫描，将扫描图像添加到采集系统中，对图像进行简单的处理，如纠偏、裁剪、去污、图片挂接等。为了方便用户及时处理散材料，系统提供了零散材料管理模块，零散材料处理由收集和材料整理两部分组成，材料收集是根据纸质材料在系统中登记材料名称，然后通过扫描仪等图像处理设备材料电子化，对电子材料进行必要的处理后，完成挂接操作，然后再通过材料整理将材料进行归档。

　　(3）档案材料审核

　　档案审核主要是审核材料的准确性，对材料进行调整和编辑。确保扫描的档案材料的正确性、清晰度，在数据采集过程中，各环节相互配合，协同操作，流水线方式完成信息的采集、审核过程。

　　(4）系统维护

　　主要是增加、删除用户、修改用户口令、修改用户角色，系统的日志管理，数据备份、数据恢复等功能。

　　3. 电子档案管理系统

　　电子档案管理系统可以实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理。系统由四大模块组成：档案业务管理、信息管理、系统维护、管理工具，其中档案业务管理是数字化档案管理系统的核心，其功能模块包括：案卷管理、材料管理、档案审核和任前审核。

　　(1）档案案卷管理

　　案卷管理是档案系统业务处理模块，主要用于完成对整本档案的管理工作，包括档案的转入、转出、分箱、查阅、借阅等功能。档案转入是接收外来单位转来的干部人事档案。首先由送档人将“档案”及“转递登记表”送交接收单位。接收单位管档人员收到档案，对照“转递登记表”，核对干部人事档案，审核通过后，在“转递登记表”回执上签字盖章，返回“回执单”，将档案按程序入库存放。

　　档案转出业务主要完成干部人事档案转出移交业务，系统对档案转出情况进行详细登记。

　　档案的利用，对于档案的查阅、借阅，利用人填写“查借阅档案审批表”内容，经审批后，方可进行档案的查借阅。借阅人员，需在借阅的20日之内归还档案，到期未归还系统自动提醒。

　　档案的查询、统计是对档案利用的两种方式。档案查询主要包括对干部人事档案状态的查询，包含对在库状态查询、接收未入库状态查询、档案分箱位置查询；按单位进行分类查询；对每个人档案材料情况查询；其它情况查询。档案统计主要包括干部人事档案量的统计；干部人事档案工作情况的统计；包括干部人事档案材料收集、鉴别、归档、转出等情况的统计；整理工作情况的统计；干部人事档案提供利用情况的统计；干部人事档案管理队伍状况的统计；其它情况统计。根据日常业务的需要，灵活建立统计方案，完成统计工作。

　　(2）档案材料管理

　　档案材料管理主要完成对档案目录的编辑，材料的转入、转出以及纸质材料数字化等操作。档案材料的收集、鉴别、归档和材料整理是档案管理工作中的重要内容。材料接收后鉴别档案材料，档案核对后区分可以入档和不可入档材料。可以入档材料进行归档操作后，将材料归入档案，系统自动调整档案目录。不可以入档材料，转入“待处理”材料。

　　(3）档案审核

　　档案审核业务模块主要完成三项功能：任前审核、档案审核、统计功能。任前审核是对拟任用人员情况的审核，可生成相关的拟任用表格，如果审核人员已被任用，系统将会在信息数据库中增添此人员；档案审核是对当前所管档案材料完整性，手续完备性情况的审核，系统可生成相应的登记表格；统计功能完成审核中各项情况的统计包括档案审核数量情况统计、档案变化数量情况统计、档案材料变化情况统计、缺少材料统计、提拔情况统计、未提拔情况统计等。

　　4. 档案网上阅档系统

　　通过网上审批授权档案查阅申请，实现在网上对档案的查阅功能以系统专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在进行安全方面考虑：可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

　　5. 备份系统

　　为保证系统数据安全，提供计划备份和手动备份功能。备份的内容包括档案管理数据和数字化材料数据。系统备份由管档人员执行，可以定义一个星期备份一次或随时手动备份。备份数据可采用移动硬盘、刻录机等存储保存。

　　6. 系统还原

　　系统还原与系统备份相对应，当出现硬件损坏、感染病毒、误操作等损坏数据情况时，可还原最近的备份文件来恢复档案管理数据和数字化材料数据。

　　电子档案管理系统的开发应用是对档案管理的新的有益尝试。它结合先进的开发技术及设计思想，根据工作的实际需求，构建安全灵活的数字化档案管理平台，并可完成对档案的网上查询，是档案管理的新思路、是创新之处。近年来，干部选拔任用工作推行一系列重大改革举措，干部考察的方式方法有了很大改进，但要全面地、历史地考察和了解干部，查阅干部档案始终是一条重要途径。通过电子档案管理系统的应用，在选拔任用干部工作中也将发挥重要的积极作用。将会使各级档案管理部门的信息化水平得到进一步提高。

　　电子档案管理系统，是档案工作中的一个新课题，是档案工作开发和利用的新契机。电子档案管理的运用在现代化管理中不仅减轻了劳动强度，而且极大地提高了工作效率，随着“以信息化培育新动能，用新动能推动新发展，以新发展创造新辉煌”的现代化进程的不断推进，电子档案管理系统的不断完善，电子档案管理系统必将备受重视，电子档案管理的步伐必将越来越快、覆盖面越来越广，为自身发展和社会进步做出更大的贡献。

　　参考文献
　　[1] 韩丽.浅谈电子档案管理的内容和价值[J].卷宗，2017年第35期.
　　[2] 山东旗帜软件数字化干部档案管理系统建设项目指标配置.