医院人事档案管理的数字化研究

　　摘要：随着医疗系统改革的不断深入，医疗系统人事档案管理水平的提升和价值的发掘成为医疗系统完善内部管理、提升医技水平的重要保证。信息化时代，本文针对医院人事档案管理的现状，探讨如何做好档案管理的数字化建设。

　　关键词：医院,人事档案,数字化,改革

　　近年来，随着我国国家机构改革方案的出台，各级行政管理部门都在积极按照改革方案部署实施。医疗系统是本次国家机构改革的范围之一，按照《关于开展建立健全现代医院管理制度试点的通知》，2019年开始，全国试点范围内的148家医院逐步深入深化改革，各地、各非试点医院也在不断推行人事制度、管理制度、治理体系的改革，逐步对标国家改革要求，建立适应各自医院的管理体系。本文主要针对医疗体制改革中涉及的人事管理问题，探讨人事档案管理的改革方向和利用人事档案为医院改革做好保障及支撑的意义。

　　一、目前各级公立医院人事结构

　　我国公立医院从建国开始逐步推广建设，经历了计划经济、市场经济、企业化改革、市场化改革、管办分离、新医改、集团化改革等多种经营模式，各类从业人员结构复杂，主要分为以下几类：

　　（一）正式在编人员。

　　各级公立医院都经历了多年的历史变迁，计划经济时代，逐年的政策要求有毕业分配的工作人员、军转地的安置人员、外单位调入的管理人员。近年来在业务开展的过程中，各医院招聘了一部分专业技术人员，都统一列入政府事业编制。

　　（二）合同制聘任人员。

　　随着全民健康意识的不断增强，各级医院不断扩大医疗规模，增设科室、增加病床、提升管理，都需要更多的专业人员进行补充。受体制内事业编制的限制，各级医院开始自行招聘各类医技人员和保障人员，充实到医院一线，而这部分人员没有政府序列的事业编制，属于医院内部招聘，由医院承担工薪、福利等。

　　（三）外请高技能人才。

　　科技的不断进步，医疗水平的不断提升，各类高技能人才越来越稀缺，医疗系统内部不仅仅需要专业技能和知识，更需要丰富的临床经验。各级公立医院为了适应市场发展和业务需求，会从外地或上级医院、甚至国外请一些业务技能高、临床经验丰富的专业人员进行诊疗、手术等，外请人员的劳务报酬和人力管理一直困扰各级医院的内部管理，甚至游走在灰色地带。

　　（四）医技和内勤人员。

　　除以上各类专业技能人员以外，医院内部需要内勤和管理人员，例如：档案管理人员、水电维护人员、文秘等。在医院这个高技能的工作单位，这类人员因为不在一线工作，往往不受重视，但对医院内部管理，起着不可或缺的作用。

　　二、各级公立医院人事档案的现状

　　（一）多年的纸质档案。

　　各级公立医院由于多年的历史原因，各类人事档案包括派遣证、调动通知、工资调整通知、一些毕业证书、从业资格证书等都是纸质保存，虽然经过多年的电子信息采集和系统化管理，但很多原始档案依旧以纸质形式存在，保管难度大、易损毁、易丢失的情况依然存在。现今更多的档案调阅需要和校对原件，周转和保管都成为各级档案管理人员最为头疼的问题。

　　（二）档案的不完整性。

　　人事档案在多年的保管和调阅过程中，存在遗漏、遗失、损毁等实际情况，导致部分人员的人事档案不完整。由于医院高技能行业学习、培训从业的特殊职业属性，大多专业技能人员都存在后续培训、进修深造等经历，这些后续经历有的无法及时完整归档，成为造成档案不完整性的主要原因。再加上医院行业从业人员流动性较大，一些具备专业技能的人员，取得较高级别从业资格后，离开当地医院工作，但人事档案仍保留在当地，也是造成不完整性的主要原因。

　　（三）档案管理的不专业性。

　　当今是数码和信息高度发展的时代，档案管理同样需要精通现代化信息技术条件下的档案管理和应用，但现今各公立医院档案管理人员大多是单位年龄偏大、工作量较小的人员从事档案管理工作，导致很多档案管理的不专业和不规范。

　　（四）档案的价值无法开发。

　　信息化时代，人力资源的档案不仅有记录载体和查阅功能，人力资源档案本身隐藏了很多可为内部管理和业务拓展提供效率和增加收益的功能。有效地利用好人事档案，更好更准确地通过人事档案进行价值开发，激活档案室沉睡的档案，为现代化的医院管理和业务拓展服务，才是档案保管的真正价值和意义。

　　三、建立医院档案数字化管理的必要性

　　综上，各级公立医院，在多年的历史沿革和现代化发展进程中，都存在诸多的遗留问题和档案保管方面不完善的情况，随着信息化时代的到来，建立一套完整的、统一的、高效的数字化档案系统，是提升内部管理的重要保证。

　　（一）数字化档案有利于储存、保管、调阅。

　　人事档案的数字化管理，是通过现代信息技术手段，将各类人事档案保存成统一格式的数字电子化档案。数字化档案采用电子信息化技术，存储介质由过去的纸质档案，变为磁盘、光盘等介质，更容易保存和传输，同时由于数字化档案存储介质的改变，完全不必担心纸质档案保管需要注意的防火、防水、防虫、防鼠等问题；数字化档案更方便于借阅与转移，不存在转移过程中人为丢失、不可预见因素造成的原始档案的损毁情况，通过档案管理软件区分调阅权限，针对不同授权级别进行调阅，便于加强档案的管理。

　　（二）数字化档案有利于提升档案的完整性。

　　数字化档案通过现代信息手段对档案原始材料进行采集，由于数字化采集设备具有标准统一、采集终端统一的特性，可针对不同时期、不同类别、不同材质的档案的采集，采集后转为数字格式的统一标准，可有效复制原件模式，完全有别于过去档案原件不易保管、信息不易采集的情况。同时可以对各类后续补充或取得的档案资源进行采集，并与过去采集的档案资源进行合并，有利于提升档案管理的完整性。

　　（三）数字化档案有利于交流和开发。

　　档案通过采集进行数字化保存后，再通过专业软件进行编排，可以编排出一套完整的档案资源。通过管理软件可以对人员信息、年龄结构、从业经历、薪资情况、专业技能等诸多选项进行有效检索和分类，通过分类检索可以极大地提升工作效率，同时有利于档案的二次开发和利用，对人员晋升、外出进修、培训提高等经营管理有极大的帮助。

　　四、建立医院数字化档案管理的手段

　　（一）医院对档案管理的重视。

　　各级医院内部管理倾向于一线和医护人员，弱化工勤和管理人员，对档案管理岗位的工作人员安排，一般都是年龄偏大、技能薄弱，专业性不强的工作人员，同时对档案管理方面的投入不足，导致各类型档案管理无序，部分医院人事档案的管理机制不健全，相关的管理制度和规定都不完善。档案管理的数字化，需要医院管理者加强档案管理的认知，不断提高医院档案管理的水平和能力。

　　（二）专业的档案管理人员。

　　医院由于其特殊的工作属性，目前公立医院更注重医技方面的人才培养，弱化档案管理的专业人才需求。对档案管理方面的数字化和信息化建设投入不足，大部分医院的人事档案管理不能适应当今时代信息化和数字化的需求。随着数字化档案系统的建立，各医院管理人员应充分考虑档案管理的专业性、技术性和发掘价值，使用有专业知识和经验的人员充实到档案管理工作岗位，使得档案管理水平得到有效提升。

　　（三）建立现代化的档案采集系统。

　　现代化的档案采集系统，包括硬件系统、采集系统、管理软件和安全分级系统。建立完善的现代化档案管理系统，要从基础抓起，采取分步实施、可兼容、可扩展的办法，循序渐进、逐步完善。档案扫描和图像智能处理系统，可根据需求对原件进行3D扫描和智能处理，能真实反映出原件的结构和效果；多功能信息采集终端可以采集纸质档案、图片档案、视频档案、声像档案，现在的采集终端配合软件可以扩展到人像采集、虹膜采集、指纹采集，提升档案的完整性和可靠性；OCR采集设备、高拍仪等众多终端采集设备可有效提高档案的真实可靠性，加之智能化的软件处理流程，可极大提高工作效率，提升档案管理能力。

　　（四）档案系统的更新与维护。

　　数字化档案系统建立完成后，要使得档案系统持续发挥更大作用，后续的更新和维护是系统持续稳定使用的重要环节。根据使用过程中发现的问题，及时提出修改意见和更正办法，持续不断地对软件进行完善和升级，保证系统的正常使用和业务的正常开展。

　　参考文献
　　[1]韦丽阳.浅谈数字化时代提高医院档案管理有效性的策略[J].行政事业资产与财务,2017(23).
　　[2]胡琼.浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径[J].中国科教创新导刊,2014(7):252-253.