数字化档案管理的特点与优势

　　档案是时代发展的产物，是历史的见证，是社会进步的依据，因此，我们要对档案进行有效的管理，充分发挥其作用，在长期的实践过程中，档案管理经历了不同形式的变迁，在社会发展的今天，先进的科学技术已经深入到各行各业，同样在档案管理方面也不例外，计算机的普及为档案管理注入了新鲜的血液，并且有了新技术的辅助，我们能够更加便捷的进行档案资源的共享，不再受到时间与空间的束缚，这对于当今的社会来说，是一种创新性的举措，同时也是时代发展的必然要求。

　　1 现阶段信息化对档案管理的影响

　　我们要明确原有的档案管理主要是通过纸质进行保存的，这种方式经过长时间的保存后容易出现字迹退化、纸质破损的状况。但是随着计算机时代的到来，计算机将这些档案信息转化为文件，进行保存，并且查询起来只要输入关键的词语，就会迅速的将所需资料搜索出来，大大缩短了查阅时间，具有极大的优越性。

　　当前的档案管理经过科学合理的分类，已经逐步形成了较为完善的管理体系，并且种类多样却十分整齐，是新时代发展下存储档案的重要依据。档案管理的过程较为复杂，需要经过信息的收集、整理、编目等多个步骤才能最终将档案完整的展现在人们眼前。因此，急需更加快捷的方式将冗杂的工序变得简便起来，计算机、互联网技术的相互结合正是在这种形势下凸显出了其优越性。也正是在这种情况下，档案管理发生了翻天覆地的变化，现代化的信息技术与档案管理事业相互依存，共同发展，在未来的发展过程中，必将会联系的更加紧密，并且为我国的档案事业做出应有的贡献。档案管理除了具有保管功能以外，还兼具信息的传输，并且后者的功能正在逐渐强化，呈现一种飞速发展的趋势，这一趋势对于档案管理来说意义重大。不仅如此，档案的形式可以是声音、图像、文件等，通过一定媒介的传输，无论身在何处，都能够获取到相应的信息。这使得档案的信息管理空间更为广阔，是当前时代优越性的体现。

　　2 数字化档案管理的特点

　　首先，档案管理的数字化具有一定的先进性。因为数字化集中体现在信息存储的技术更加先进，安全程度也较传统的档案管理提升到了新的层次，传统的档案管理具有一定的局限性，这种局限性主要体现在两方面，一方面是查阅信息的地点的局限性，也就是说只能在档案馆或是存储档案信息的地方进行查阅，并且不能外借，一定程度上制约了档案信息的发展；另一方面，时间上的局限性。因为档案馆的开闭馆时间都有着严格的规定，人们只能在特定的时间内查阅信息。但是信息化的档案管理就不同了，其能够使人们随时随地对信息进行查阅，并且不受时间空间的限制，方便了人们获取信息的方式。简而言之，就是可以利用计算机进行实时查阅，这都要归功于现代科学技术的发展，互联网水平的不断提升，以及各个档案馆之间信息的整合。其次市档案信息变得更加虚拟化，这种虚拟化主要是指管理人员将档案信息扫描至计算机中，通过一定的程序进行资源整合，使得各个档案馆内的资料变得更加充实，馆内资源不再受到限制，在互联网上可以随意进行查询，开展借阅服务，这一特点充分体现了档案信息的价值所在。第三，档案信息的数字化管理使其变得更加智能化。使用者仅需要通过几个简单便捷的步骤就能搜索出所要寻找的资源，并且这些信息是经过安全加密的，因此不必担心信息遭到泄露，一定程度上保证了档案信息的保密性。最后，用户能够更加方便的对档案信息进行使用，这也是最重要的特点，因为一切先进的科学技术都是用来为人们服务的，是以人们的需求为依据的。在此基础上，还大大缩短了查询时间以及有效的减少了人力、物力以及财力。综上，上述的信息化档案管理具有极大的优越性，在当今的社会发展中应该值得推广。

　　3 数字化档案管理的优势

　　3.1 提高经济效益

　　过去，档案管理所需的经费始终居高不下，因为不仅要支付人员的工作费用，还要支付办工场所所需要的费用，无形之中，就占据了一大笔开支，为国家增加了一定经济负担。但是随着档案管理的信息化逐步发展起来，资源得到有效的降低，在方方面面均体现出当前国家所倡导的可持续发展的理念，做到了避免过度浪费。以及各项资源的充分利用，经济效益也就随之提高了。

　　3.2 提高办公效率

　　信息及时准确，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事部门为例，干部的任用提拔都需要详细准确的档案信息资料，然而档案数字化管理便可提供详细、即时准确的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让档案管理人员做到轻轻松松掌握所有资料。

　　3.3 具有较强的时效性

　　档案的整理、管理是一项较为浩大的工程，按照以往传统的方法，不仅机需要很长的时间，而且需要大量的人力、物力、财力。而数字化档案采用新的手段和方法，应用新技术手段，通过网络采集等手段减少中间环节，大大降低了劳动强度，缩短了档案整理周期，提高了工作效率。

　　4 数字化档案管理的意义

　　信息时代发展的必然需求。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。如果还不重视档案数字化的建设，不能在网络上有效地传递利用档案信息资源，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被高速发展的信息社会所淘汰。另外，加强科学研究、普及科教知识、服务社会。数字化档案管理为利用者提供了详时、准确、系统、全面且具有权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究，大型复杂课题所需资料，一般工作需要，而且可以满足社会大众家庭教育等需求，在落实科教兴国科学发展等方面可以充分发挥数字化档案的作用。

　　5 结论

　　档案管理的数字化是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。切实把数字化建设作为实现档案管理现代化的关键，加快档案数字化建设步伐，加强档案的规范化管理，提高管理水平、提高效率，增强档案服务水平。用信息技术来提升科学管理水平，为档案管理提供高效率的全面服务。

　　参考文献

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