企业档案管理工作现状和转型升级路径

　　摘    要：　数字化转型是近年来的研究热点，在大数据和互联网等新兴技术快速发展的时代，每个行业都面临着改革和转型发展。当然，企业档案工作也不例外，伴随着新时代电子档案的逐步成型，企业档案工作数字化转型成为企业数字化转型的必然要求和重要内容。档案部门要顺应时代潮流的发展，积极应用数字技术实现企业档案业务的转型升级，才能使企业档案工作不断适应社会发展的需要。

　　关键词 ：    企业，档案工作，转型升级

　　在党的十九大中报告中提出创新改革与法治的新要求。国家档案局明确指出，要以十九大会议精神为核心，不断跟进企业档案工作改革与创新，不断发展与改进步工作路线，展现新作为。在“十三五”时期，企业档案工作数字化转型只是改革的一部分内容，只包括对企业部分门类档案管理的数字化转型，但在“十四五”期间，全范围、全方位和全流程的数字化转型是企业档案工作的显着特点，数字化转型依然是“十四五”时期的重点内容，这将迫使档案工作更有利于面对工作效率、生存空间、服务能力和各类资源的诸多挑战。在2020年6月19日，国家档案局举办了有关区块链技术视频的专题讲座，讲座中强调，“十四五”时期应着重厘清和实现以信息化为核心的档案管理工作，因此企业档案工作数字化转型升级是现实要求也是发展的必然。

　　一、管理现状

　　当前，越来越多的企业开始实施档案建章立制工作，同时还为档案工作设置服务部门，专门为档案工作服务，而且也充分认识到实施档案工作信息化改革符合时代发展的需要。目前，虽然大部分企业档案的保存基本能够达到要求，但在企业的档案管理工作中还存在一些亟待解决的问题。如一些企业档案的相关制度规定没有达到依法治档的要求，部分企业的档案管理手段也不能完全适应新技术发展的要求；另外，部分企业的档案资源收集范围无法满足企业发展改革的诸多需求等，这些问题在一定程度上阻碍了企业的发展。

　　(一)档案制度建设法治化程度不够

　　党的十八大以来，习近平总书记围绕依法治国作了一系列重要论述，其中强调任何工作都应遵循依法治国这一方略，企业档案工作也不例外，应依法治档，促进企业档案工作的发展。目前，很多企业的档案制度没有成体系，虽然部分企业已经制定了相关的档案管理制度，但是还远远不能覆盖企业档案的“收、管、存、用”四大环节。如果不能对企业档案工作实行全过程的管控，就会在一定程度上影响企业档案管理的质量和效率。与此同时，新技术的快速发展和企业信息化建设的深入推进，促使档案管理的内涵、流程和方法等也发生了一定的变化，传统的档案管理制度已不适应企业档案工作转型发展的需要，企业应对现有的档案管理制度体系进行改革与完善。

　　(二)档案管理未实现智慧化

　　对于档案管理的信息化建设，虽然很多企业已经投入了大量的成本，从各个方面发展信息化，但是其进度仍然比较缓慢。很多企业虽然很重视信息化建设，但是没有对业务系统的背景、元数据信息和文件进行有效的收集与集成，而仅仅只是单纯接收电子文件，档案信息化建设明显滞后。一些大企业也是如此，他们需要集中统一所有档案管理相关的业务流程，规范各种各样的表格、单据等。目前，企业亟需完善档案管理系统建设和信息化建设的同步工作，档案管理方法中的智慧化服务和智能化管理两个方面也还存在较大的差距，亟需每个企业档案部门去不断研究和解决。

　　(三)档案资源收集不够“全、快、广”

　　针对企业改革中的档案工作，国家档案局很早就提出所有的档案资源应收尽收、应归尽归的要求。企业的档案资源是做好企业档案工作的基本前提，也是逐步提升档案质量的关键因素。目前，很多企业在发展过程中忽视了电子文件的诸多信息的收集和存储，例如：流程、结构、数据等重要信息，偏向于收集纸质文件、仅靠OA系统做出的相关电子文件等，往往导致很多不同类型的档案资源被遗漏，没有能够完整收集。同时，企业不能及时对改革过程中和新业态发展中产生的重要文件材料信息进行研究，也不能对信息系统和网络环境中存储的有效信息进行收集，企业收集范围缺乏广度，亟需研究怎样全面、广泛且快速地收集有价值的档案信息资源。

　　(四)档案资源无法保证长期保存

　　在当前的大数据时代，企业数据更新频率高，同时数据量也在不断增长。很多企业因为业务信息发展快，产生的数据量大，导致数据长期保存存在问题，使企业信息建设的可持续发展存在困难。一些企业档案利用手段落后，基本以纸质案卷为主，在企业中纸质档案的异地备份始终是一个难题。同时，带有数字信息的电子档案管理的难题更多，如大量数据的存储使得存储系统必须满足分布式和扩展性要求；新型档案载体格式需要解决企业的流媒体档案和企业的三维电子文件等长期保存问题；还有海量档案数据的高速存储能力、企业档案数据高质量存储的能力、企业数据再利用时的恢复能力等等，但是目前很多企业档案资源的长期保存的安全化程度远远达不到标准要求。

　　二、企业档案工作转型升级的路径

　　十九大报告指出，各个领域各个行业都正处在向高质量发展飞跃的阶段，企业档案工作也应紧跟时代，从高速发展向高质量发展飞跃，不断改革档案工作管理机制，坚持创新驱动是目标、深化改革是目的、精益管理是手段的原则，实现企业档案管理的高质量发展。档案工作数字化转型包含的内容丰富，涉及企业的总目标、每一个相关子部门的策略与计划、发展和信息部门的各类活动等等，涉及面较广，需要长时间的统筹规划。企业档案管理制度不健全、档案业务流程混乱、档案工作体制机制不科学等弊端，都会严重影响档案工作数字化转型的顺利进行。

　　(一)紧抓档案制度建设，实现档案法治化管理

　　一套完善全面的法规制度是依法治档的基础。一方面，做好企业档案法规的废改立工作是重中之重，同时也要注意加强企业档案法治建设的统筹规划。从一个企业的顶层规章、企业的操作规则和企业的业务措施等层面分层级制修订企业档案制度体系，以此增强企业档案法治建设工作的系统性、科学性和前瞻性。另一方面，企业每一个业务系统也要严格遵照企业档案业务的相关要求，将企业档案管理流程融入到信息化建设的各个环节，实行全方位的管控，档案的“收、管、存、用”四大环节需要不断适应新业态的新变化，推动企业档案工作走向法治化。

　　(二)紧抓档案信息化建设，实现档案智慧化管理

　　在企业档案工作中，最终的目的是实现档案智慧化管理。基于此，企业需要考虑两个重点问题：第一，要不断地挖掘企业档案工作是如何与标准规范、法规政策等方面进行对接的；第二，如何统筹将企业档案管理工作的全过程融入企业管理、服务、数字化设计等因素。伴随着智慧企业建设的深入推进，企业要借助新技术加快推进企业档案工作的转型升级，通过创新档案管理手段、内容和方法，实现档案管理从手工操向信息化智能化操作转化，从保管纸质档案向保管电子档案转变，从档案资源分散利用向联网在线共享转变，分层地实现档案智慧化管理。

　　(三)紧抓档案管理体系建设，实现档案全收集

　　企业档案全面、快速、广泛收集的基础离不开一个完善全面的档案管理体系。首先，要以《企业文件材料归档范围和档案保管期限》为依据不断完善现有企业文件材料收集范围；其次，实现业务系统与档案管理系统的紧密联系，增强资源流通速度，完善资源整合；第三，关注并重视微信、微博、电子邮件等众多媒体中重要信息的及时收集；同时也要注意新业态、新体制领域中的信息并及时收集保存，逐步在企业中形成统一的、资源共享型的档案信息管理体系。

　　(四)紧抓电子档案保管体系建设，实现档案无风险管理

　　新时代已进入高质量发展阶段，档案部门必须与时俱进，要本着对历史负责、对企业负责的态度，做好电子档案安全管理体制建设，确保企业电子档案的安全。第一，结合国家的倡导和各个领域的数字化形势，做好统筹规划和企业自身的顶层策划；第二，根据企业自身性质的关联行业标准，制定符合本企业文化和发展的档案体系，建立完善的标准与制度体系，增强企业档案管理能力；第三，根据“异地、异质备份”要求，不断完善企业电子档案存储机制，切实保障企业电子档案的安全。

　　企业档案工作是企业管理工作的基础和重要支撑。在新时代信息技术的驱动下，企业在市场经济的竞争中，要保持与时俱进的意识，做好企业档案工作的转型升级，只有这样才能适应新时代企业不断发展的需求。在挑战与机遇并存的环境下，企业档案工作要善于抓住每一个机遇，深入合理应用新技术，实现企业信息资源的全收集，实现企业档案管理的法治化和智慧化。

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