如何做好企业档案信息化

　　1 前言

　　档案管理的好坏直接影响着企业的生产与发展当中的各个要素。在互联网时代来临之际，信息化的要求也越来越高。如果企业不顺应时代的发展，在对档案管理上依旧采用传统的管理方式，那么企业的发展将很难跟上时代的发展。所以，这就要求企业的档案管理人员认真学习信息化的档案管理模式，并在熟练掌握信息化的档案管理的基础上，探索出更好的管理方式，这样才能使企业在信息化时代中有更好的发展机遇。

　　2 企业档案管理信息化建设的重要作用

　　根据最新的数据显示，我国企业的档案管理采用信息化的方式起步晚，但是其目前的发展势头不容小觑。这样的发展，对企业来说是有益处的。

　　传统的企业档案管理完全依靠人工操作。企业的档案内容众多，并且数据繁琐。在档案的录入、统计过程中容易出错，不及时发现这些错误的话，事后查找起来就要花费大量的人力、时间。企业档案管理实现信息化之后，在对信息进行录入或统计的过程中，一旦有错误出现便能一目了然。就算错误没有被及时发现，事后通过计算机的检索功能也能够及时的将错误信息找出并进行更正。

　　另外，传统的企业档案管理方式对档案的保密性不高。企业的档案中包括企业员工的个人信息、企业产品参数，以及企业未来的发展规划，这些都属于企业的商业机密。传统的档案将这些机密内容用纸质储存，由于纸张不易携带、查看人员不受控制，很可能造成机密的泄露。信息化的企业档案管理可以将档案存放在相对封闭的地方，通过设置密码的方式，控制档案的可见范围。档案的安全性也有了较好的保障。

　　档案和信息一样具有一定的时效性。传统的档案管理方式完全依靠人工，所以一旦有过期的或者是无效的档案，档案管理人员不能及时的对其进行处理，就导致无效档案的堆积，严重时浪费了不必要的空间资源，也为新档案数据的录入和统计带来了一定的出错概率。档案信息化管理之后，就能对档案进行按时间的划分，可以在计算机上设置时间提醒，档案一旦过期，计算机就会自动将其清除，档案的时效性大大增强。

　　3 如何做好企业档案信息化

　　企业档案信息化管理的建设不是一蹴而就的。企业对其投入是需要有一定的策略性的方式和方法的。

　　3.1 提高档案工作人员素质

　　过去，企业的档案管理是由企业的人力管理部门进行管理，这样的管理存在管理漏洞的风险。由于企业的档案管理并不是有专门的部门或者专门的人员进行管理，所以在管理的方式上就缺乏技术性。信息化进入到档案管理中，对能够掌握高科技技术，采用现代化的对企业档案进行管理的专业人才需求就显得尤其的重要。目前的招聘市场中，这样的人才是很稀缺的。

　　针对这样的问题，企业可以对这类人才实行自主培养。企业可以从原来进行企业档案管理部门中抽调优秀人员，对其进行有针对性的专业技术技能培训，增强相关人员的计算机软件操作能力、文字管理能力，以及文档检索能力等。同时这些人员也应该具有一定的职业素质和思想政治素质，这样一来，企业档案的安全性就有了保障。

　　档案工作人员的自主学习能力也需要有一定的水平。随着信息化的发展，同时能够顺应企业发展对企业档案管理的要求，相关工作人员要不断的提高自身专业素质，还要能够抵制不良诱惑，最大程度的做好自己的本职工作。

　　3.2 加强档案信息化的基础建设

　　企业档案信息化建设的过程中，加强对计算机、网络的利用率。如果能够更加的充分利用计算机和网络，那么企业的档案的时效性就更显着，同时对废旧档案的处理也能做到及时清理。在网络的辅助下，企业的档案建设能够全面化，加之企业局域网的建设，企业各项工作的进行能够更加的协调。

　　3.3 加强档案资源建设

　　企业的档案资源是企业档案实现信息化的基础，同时也是其最终目的。企业的档案要从过去的纸质形式转化为信息化的存储的方式，原有的档案一一录入效率较低，采用现代化的扫描设备，就能够将档案数字化。在档案形式的转换过程中，要注意档案信息的准确性以及录入数据对企业的价值。如果企业的档案需求无法在过去的档案信息中找到时，就需要对档案进行后期增加，把具体、实际的信息进行补充录如。

　　将企业传统的纸质档案资料进行数字化的转换只是信息化的起步阶段。此外，还要把信息化建设中所需要的网络建设特点融入进来，才能真正的实现企业档案管理的信息化。就目前的形势来看，大部分的企业并没有把这两个步骤结合起来，这样就会阻碍数据库建设步伐，最终让整个企业档案管理系统存在漏洞，失去了信息化档案管理的真正意义。

　　3.4 科学规划，加大资金投入

　　从企业资金投入到档案管理的信息化建设中来看，违反了企业是以盈利为目的的机构这一原则，所以企业更多的是将资金投入到企业的生产环节和销售环节当中。然而，从长远来看，企业的档案建设的好坏影响着企业的发展。因为企业档案中所包含的内容对整个企业的运作、发展，甚至是企业内部情况都具有很强的说服力，如果把档案中的信息运用好，能够对企业的管理起到实际的作用。

　　根据企业档案的内容，可以很快的了解到员工的业绩、各个部门的发展情况，对企业发展中存在或出现的问题也提供了重要的参考。与此同时，企业的档案能够帮助企业根据具体的盈利情况，与企业客户实现互利共赢的合作成果。所以，企业的高层管理者应该正确对待企业档案信息化管理的投入问题，重视信息化档案管理的建设。

　　最后在档案的信息化建设中，要做好计划、定好标准，不能过于盲目投入，要把整个建设过程的任务确定到人，对资金的投入注意分阶段，做好整个计划的统筹工作。

　　4 结语

　　企业档案管理的信息化建设市提高企业管理水平的重要措施。好的企业档案管理信息化建设将对企业的发展有促进作用。

　　随着计算机和互联网的高速发展，企业的信息化建设的便利性也将得到提升，这将有益于企业的档案管理的高效化。

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