浅析企事业单位档案管理的信息化问题

　　档案管理在我国是一项极其重要的工作，档案记录了一个人或者是一个单位的成长过程和发展轨迹，而且档案管理涉及到一个人评聘职称、职务提升、退休等大问题，不管是个人还是企事业单位都应该对档案的保管给予最大的重视。信息技术时代，一切社会工作都被计算机技术和网络技术给彻底颠覆，这种颠覆促进了社会的文明和历史的进步。在企事业单位档案管理的过程中，信息化技术同样不能缺少身影，而且这种技术的应用对于档案管理具有极大的促进作用。信息化管理的档案，给管理者、使用者都提供了极大的方便。所以深化档案管理的信息计划建设，是新时期档案管理工作发展的趋势，也是一种科技文明的必然结果。下面就谈谈企事业单位档案管理的信息化问题。

　　一、档案管理信息化是发展趋势

　　在档案管理信息化过程中应用信息技术手段，可以将档案的检索和使用进一步改革。在实体档案材料保管的过程中，能够依据实体档案向信息化形式使用为重点进行改革，为档案的使用提供最为便捷的方式，更好的为档案使用者提供优质、高效的服务。在实施信息化档案管理中，档案管理人员要解放思想、锐意改革。同时要不断进行自身信息化技术的学习，掌握相关的计算机知识和网络知识，为档案管理的信息化改革做好精神和物质上的准备工作。档案管理信息化是档案管理人员在新时期遇到的一个大挑战，也对新时期档案管理工作提出了更高的要求。从档案的搜集、归档、保管、检索、应用等几个环节开始实施信息化管理，力争使档案管理的触角向更远处伸展。作为档案管理人员要具有档案资料搜集的意识，拓展档案搜集的途径、提高档案归档的效率，保证搜集到的档案资料完整和准确。这样进行改革后的档案管理工作可以使档案管理系统发挥更大的作用。实施信息化的档案管理可以将传统档案管理的复杂程序精简，可以使档案管理更加规范化和系统化。对于文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案的搜集整理、归档保管全部实施信息化，这样会更方便检索和使用。对于上级部门的检查也是提供了极大的方便，轻轻一按鼠标，一切尽在眼前。并且信息化技术下的档案资料具有长期可读、形象直观的特点，非常适合现代社会发展的需要。

　　二、档案建设要有长期有效的规划

　　企事业单位是我国社会主义体制的一个重要构成部分，对于企事业单位的档案管理工作要有一个长期发展的战略规划，并保证这种规划服务于、适合于企事业单位发展的长期战略。规划的建立应在大量充分的实践调查基础上进行构建。规划要符合本单位的特点，切合新时期的新形势。经过科学论证后才能制定长远规划、近期目标，并在人员的努力下不断实现预定的目标。构建一个企事业单位信息化档案管理的整体框架，形成一个档案管理全覆盖的网络体系，从而快速推动档案管理的科学化、信息化发展的进程。同时，规划建设和网络体系的构建也要具备长期性，具备前瞻性和宏观性，为未来企事业单位档案管理预留下相应的发展空间。

　　促进档案管理的现代化建设。档案现代化水平的建设是档案管理科学化的一个重要步骤，现代化建设不仅要利用现代化的技术水平，还要加大对档案的资金技术投入，及硬件设备的使用和投入，利用计算机网络技术、数据库技术等先进的科学技术。分步骤的实现现代化建设，这样能够促进档案管理的高效。此外，最好建立一个健全的计算机管理系统，对档案进行科学有效的管理，这样不仅节约了时间，还减少了雇佣人员的成本，提高了工作效率。

　　三、促进档案管理的信息化建设

　　政府对档案管理的信息化建设具有中要的推动作用，政府能够给与充足的资金支持，促进计算机档案管理的建设，使计算机应用系统进入到档案管理的内部，增加档案管理的储存空间。

　　提高相关管理人员的素质。提高档案管理人员的素质对档案的科学化管理有着重要的作用，档案管理人员处于主要的地位，他们的行为直接影响着档案管理工作的水平。社会在不断的发展和前进，每个时期对档案管理工作的要求都有所不同，对档案管理人员的要求要跟上时代的步伐，除了一些应该具备的基本素质之外，还应该掌握现代化的管理水平和相关的使用技巧。使他们能够使用计算机进行档案的整理和分类，熟悉最基本的计算机操作技巧等。

　　建立健全档案管理机制。没有制度就没有规矩，没有规矩就没有方圆。档案管理的背部人员应该建立一套完整的档案管理机制，在建立机制的过程中，应该结合档案管理的特征和需求。

　　在进行统一的管理过程中，还要讲员工的任务分配到个人，将责任落实到个人，使档案管理具有多方位的管理体系。政府还应该加强对档案管理的管理与指导，使档案管理工作更加规范符合要求。

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