电子档案在企事业单位档案管理中的应用举措

　　一、信息技术下的企事业单位档案特质

　　在数字化时代背景下企事业单位档案管理工作应当紧跟世界发展潮流，通过对信息化技术的利用来实现企事业单位内部档案信息资源的共享与利用，从而降低企事业单位在档案管理工作方面投入的成本并提高企事业单位在档案管理工作方面的效率。电子档案在企事业单位档案管理中的运用离不开信息技术、标准化以及数据的支持和保障，其中信息技术的使用具有普遍性，标准化让企事业单位档案管理工作具有了集成性，而数据的采集和存储则需要对相关的档案数据进行有效处理，所以信息技术在企事业单位档案管理中的运用让企事业单位档案信息具有了普遍性、集成性以及动态性。

　　（一）普遍性

　　随着信息技术的发展，信息技术已经影响到了企事业单位档案管理活动的各个方面，从当前来看，我国企事业单位档案管理在对信息技术的应用方面虽然起步较晚，但是由于信息技术的高速发展与普及，对信息技术的运用并没有与其它专业对信息技术的运用具有明显差距。企事业单位档案管理工作要全面实现对电子档案的运用，就需要关注与承认信息技术在档案管理行业中的普遍性，并在此基础上顺应档案管理行业发展趋势。信息技术在档案管理工作中的运用能够让档案管理工作的效率发生根本性的变化，所以企事业需要在档案管理理论以及实践等各个方面对信息技术开展充分利用，在此过程中，企业事业单位档案管理信息化建设工作也就呈现出了普遍性特点。

　　（二）集成性

　　当企事业单位档案管理工作实现信息化管理之后，企事业单位中的档案信息只需要进行一次性的整理与录入，当这个过程完成之后，整体的档案管理工作就能获得基本完善，此时，数据整理、输入和应用得到了集成，而数字化时代下企事业单位档案管理工作的集成性也被集中体现出来。档案信息在具有集成化特点的基础上可以得到高效率的利用和共享，从而提高档案信息的服务能力。完整性与高效率是电子档案信息系统的重要特点，也就是说，在企事业单位运用信息技术开展档案管理的过程中能够让档案管理呈现出高效率以及高适应性的特点。

　　（三）动态性

　　利用信息技术开展企事业单位档案管理，其动态性特点转换在三个方面：一是档案信息采集具有动态性。当数据信息收集以后，可以随时传送到数据库中，这个输入过程所需要的时间极短，所以说档案数据库可以进行实时更新，而这种动态性在传统的档案管理工作中是难以实现的，而在企事业单位档案管理中运用电子档案，则能够十分简单的实现这种实时更新；二是档案数据可以得到动态化。档案信息一旦进入数据库，数据库系统就可以开展数据处理工作，如果数据存储服务器容量较大，则处理过程所需要的时间也十分短暂。这个过程能够降低以往人工操作中产生的错误和失误，而且能够提高数据处理效率；三是在实现数据收集以及处理的动态化后，档案数据的发布和利用也就具有了动态化特点，档案信息需求者可以较快的了解动态信息并进行利用，从而能够提高企事业单位在档案管理工作方面的工作效率。

　　二、电子档案在企事业单位档案管理中的应用举措

　　（一）技术保障

　　电子档案在企事业单位档案管理工作中的应用首先要求企事业单位能够对档案信息化管理系统进行建立健全。企事业单位需要以多媒体技术、网络技术、数据库技术为依托，对企事业单位中的档案管理软件进行升级、改造与更新。同时企事业单位要对管理档案软件技术进行构建和完善，对档案资源开展统一的规划与集中的管理，在符合企事业单位管理工作特点的基础上，构建方便快捷且具备较高技术含量的电子档案管理系统，从而让档案管理工作中的信息收集、信息分类、信息鉴定、信息保管以及信息调用实现信息化以及档案管理的数字化和自动化，确保档案信息在利用过程中能够方便快捷并使档案信息的寿命得到延长。电子档案与传统档案最明显的区别在于存储介质的不同，而在使用这些存储介质进行存储的档案技术在利用过程中必须使用支持档案存储媒介的软件与硬件，所以二者的完善是运用电子档案的重要前提。其中软硬件主要包括网络设备、文件数字化设备、服务器以及其它能够支持档案构成的基础设备等，对软件的要求是具有稳定的性能以及实用、可靠的特点等。

　　（二）人才建设

　　人才队伍建设在运用电子档案的过程中发挥着关键作用，运用电子档案过程中对人才的需求主要体现在三个方面：

　　一是在技术改进以及档案管理工作方式转变中需要高素质人才；二是档案管理质量以及服务质量提高过程中需要高素质人才；三是在实现电子档案管理规范化过程中需要高素质人才。所以企事业单位在运用电子档案的过程中要重视研究型人才、管理型人才以及操作型人才的培养，并根据实际需要对三种人才进行合理配置。在人才培养方面，首先要求企事业单位能够树立正确的人才观。认识到人才是企事业单位档案管理工作中的第一资源，在重视和研究档案管理人才培养的基础上调查单位中对档案管理人才的需求以及档案管理人才培养计划，同时要制定规范、科学的人才培养机制以及人才激励机制等，从而确保档案管理队伍专业素质的提高以及档案管理工作人员积极性的调动；其次在人才培养途径方面，企事业单位可以利用激励机制来调动档案管理人员对自身知识进行更新的自觉性和积极性，也可以聘请社会专业人士开展讲座来提高档案管理队伍素质，同时可以采用走出去战略将档案管理人员送到单位外培训机构进行培训，其中高等院校就可以成为企事业单位进行档案管理人才培养的重要基地；再次，企事业单位要促进档案管理队伍的人才流动，通过实行严格的考核制度来推动档案管理队伍的优胜劣汰，同时通过聘任制度的完善来对档案管理队伍进行完善，从而对档案管理队伍开展稳定、动态的更新与管理。

　　（三）安全保障体系建设

　　在电子档案运用中，安全问题一直被档案管理工作者所关注，构建安全保障体系是确保企事业单位档案管理质量的重要方面，对提高电子档案归档质量、利用能力以及服务能力具有重要意义。企事业单位电子档案安全保障体系的构建包括硬件设施安全保障、网络安全保障以及应用系统安全保障三个方面。在硬件设施安全保障中，应当重视对服务器运行状态的监控，重视对档案日志的更新，同时要强化机房环境保养与监控，对老化的设备与线路进行更换；在网络安全保障方面，需要对存储于客户机和服务器中的档案文件进行定期检测与扫描，在设置浏览权限的基础上避免感染病毒，同时要通过对防火墙技术的利用来合理内网与外网，并在内网与外网的连接方面制定严格的规则；在应用系统安全保障方面，首先要构建其用户访问平台与日志文档中心，其次要根据系统的更新来检查所应用的安全措施是否有效。另外要重视档案管理人员安全素养以及安全管理意识的提高。

　　参考文献：
　　[1] 李春艳 . 浅谈事业单位档案管理的现状及对策 [J]. 华章 ,2013(13).
　　[2] 高培军 . 新时期事业单位档案管理工作的思考 [J]. 青春岁月 ,2012(23).
　　[3] 林丽 . 浅谈事业单位档案管理现状与优化对策 [J]. 才智 ,2012(30).
　　[4] 乐利珍 . 浅谈事业单位档案管理的现状及对策 [J]. 科技风 ,2008(24).