档案信息电子化管理中的问题及解决途径

　　引言

　　伴随着国家网络化、信息化程度的不断加深，我国的各行各业都开始步入网络信息发展时代，在相关的行业领域上，各行各业都更加重视网络信息对行业发展的重要意义，在这种网络信息不断发展的新形势下，建设信息化档案管理模式势在必行，进行档案信息化建设、对档案信息进行电子化管理对促进我国档案建设、加强档案的数字化进程具有重要作用。现阶段，档案相关行业工作者不断创新研究，提出了许多科学的方法，为推动我国档案信息的电子化管理做出了重要的贡献，然而，我国档案信息的电子化管理仍存在1为更好地实现档案信息的电子化管理使其为社会经济发展做出卓越的贡献而努力。

　　1 加强档案信息电子化管理的重要性

　　档案信息的电子化是伴随着信息技术和网络技术发展起来的，是以网络技术为基础，将原有的档案资料以数字化的模式存储于虚拟的计算机等电子设备中，实现资源的优化配置，以更好地为人们所利用。在具体的生产生活中，档案信息的电子化节省了原有档案的储存空间，方便了档案的查找与使用工作，符合经济发展需要和科学技术进步的发展趋势，对我国信息资源的建设具有不可忽视的作用。

　　1.1 加强档案信息电子化管理，是电子政务发展的需要信息技术与网络技术不断涌入人们的生产生活中，人们的日常工作越来越依赖于这两种技术，电子政务应运而生，目前我国已经进入到了电子政务的大范围应用阶段，各级政府都是用这种办公模式，作为社会的重要信息资源，档案资源记录了社会发展的历史进程、记载了个人的工作学习经历，是十分重要的信息资源，档案资源建设是电子政务发展的重要组成部分，加强档案信息的电子化管理有利于电子政务的发展，因此加强档案信息化是电子政务发展的需要。

　　1.2 加强档案信息电子化管理，是提高档案资源利用率的需要伴随着科技的进步和信息时代的到来，我国的档案管理工作也步入了新的时代，作为人口大国，我国的档案管理工作具有特殊性，档案基数大、档案管理十分困难，尤其是传统的档案工作与管理模式，在储存和使用上都存在着极大的弊端，对档案信息的使用与保管都十分不利，严重的影响了作为国家重要的信息资源的档案的使用价值，许多档案信息自从建立档案之初就一直无人问津，导致档案失去应有的作用。进行档案信息的电子化管理，从根本上解决了传统档案工作与管理模式存在的弊端，节省了档案的储存空间，将档案信息进行电子化管理，储存于专门的档案管理系统之中，有利于档案的查找与共享，提高了档案信息的使用价值和利用率，因此加强档案信息的电子化管理是提高档案资源利用率的需要。

　　2 当前档案信息电子化管理存在的问题

　　近些年国家加大了对档案信息电子化管理的重视，我国的档案信息电子化管理取得了一定的成绩，但是在不断更新的网络信息技术和人们不断发展和日益提高的档案需求的要求下，我国的档案信息电子化管理仍应继续努力。现阶段，我国档案信息电子化管理还存在以下问题：

　　2.1 硬件和软件设施有待完善

　　我国虽然加大了对档案信息电子化建设的投入，但是许多相关部门仍存在硬件、软件设施不够完善的问题。一些档案馆的档案录入设备不够先进，在进行档案信息录入的时候容易出现漏入、错入等现象，严重影响了档案数据的准确性。还有一些档案管理部门的电子档案储存系统和管理软件存在缺陷，不能保障档案信息的安全性。一些档案部门的计算机配置不够合理，无法实现档案信息电子化管理系统的相关功能，不能完成相关的档案管理工作，对档案信息的电子化管理工作形成了严重的制约。

　　2.2 缺乏标准化、规范化

　　良好的管理标准和制度规范有利于工作的开展。我国的档案信息管理工作缺乏有效的标准制度，许多档案管理部门没有合理的、有效的规范制度，仅依照工作经验和部门所需进行档案管理工作，导致档案质量差、内容不全面、错误多，在进行档案信息的电子化管理过程中，由于缺乏统一的标准和规范，档案管理过于混乱，导致档案信息在使用和共享的过程中出现问题，造成了档案信息资源的浪费。

　　2.3 档案人员素质有待提高

　　二十一世纪的竞争归根到底是人才的竞争。人才是经济建设与发展的重要力量，在档案信息的建设与管理中，人才尤其重要。尤其是档案信息的电子化管理，对人才的要求更为严格，需要相关人员同时具备档案管理与计算机技术。目前，我国的档案工作部门管理人员的业务素质水平普遍低下，缺乏相应的计算机知识和档案管理知识，严重制约了档案信息电子化的进程。

　　3 新形势下加强档案信息电子化管理的途径

　　进行档案信息的电子化建设与管理是现阶段我国档案管理工作的重中之重，相关的领导部门和从业者应该从各个方面出发，积极解决档案信息电子化管理中存在的问题，努力提高我国档案信息电子化管理的技术水平，为我国的经济发展与社会进步做出相应的贡献。

　　3.1 完善硬件和软件设施

　　相关的职能与管理部门应该根据档案工作部门的具体现状和使用需求，加大对硬件及软件设施的投入，完善计算机等硬件设施的功能，使之能够适应档案信息电子化管理的需求，同时应加大对档案管理系统软件开发的科技投入力度，研发适合本部门的档案信息管理软件，以实现档案信息的利用率。

　　3.2 提高档案标准化、规范化水平

　　在完善档案信息管理软硬件设备的基础上，相关职能部门还应该制定出适合本部门的档案管理规范和标准，从根本上解决档案信息电子化管理不规范、漏洞多的问题。在制定相应规范和标准时，可以参考一些成功的标准案例，但不可照搬照抄，一定要根据本部门的具体情况制定，确保规范标准对提高档案信息电子化管理有益。

　　3.3 提高档案人员素质

　　作为档案信息电子化管理的关键，人才的作用不可忽视。面对我国档案信息管理人员普遍业务素质水平不高的问题，相关的领导部门应该对档案信息管理人员进行相应的培训，对他们的业务水平进行提升，增加他们的计算机技术水平和信息技术水平以及档案信息电子化管理水平，使它们成为符合档案信息电子化管理需求的档案信息管理人才。

　　4 结束语

　　综上所述可以看出，虽然我国的档案信息电子化管理工作取得了一定的成绩，但是在发展过程中仍旧存在一些弊端，在今后的档案信息电子化管理工作中，工作人员应该更加细心、细致，不断学习，提升自身的业务能力，拓展自己的业务广度，使自己更好地服务于档案信息电子化管理工作，提升档案管理工作的水平。

　　参考文献

　　[1]贾佳。浅谈电子档案与传统档案之区别[J].内蒙古电大学刊，2007（10）。

　　[2]蒋艾云，牛传东。新形势下做好档案管理工作的几点思考[J].

　　[3]杜崇玲。档案管理工作的现代化[J].船舶工业技术经济信息，2000（12）。