第二章 保险档案信息化建设的宏观管理
作为我国档案信息化建设的有机组成部分，我们有必要将保险档案信息化建设上升到国家的高度，不能脱离国家层面的总体指导。同时保险档案信息化建设是一个系统的工程，不能把各个环节独立开来。所以必须对我国保险档案信息化建设进行宏观管理，明确其指导思想及原则、加强规划和组织管理并建立相应的保障体系。
第一节 保险档案信息化建设的指导思想及原则
保险档案信息化建设，是一项关系档案事业发展全局的战略举措。保险档案信息化建设必须适应我国经济社会发展、保险事业发展及档案事业的发展。为确保保险档案信息化建设顺利进行，在建设过程中必须要明确指导思想并遵循相应的原则。
一、保险档案信息化建设的指导思想
保险档案信息化建设，需要以党的重要思想及科学理论作为指导，必须适应国家信息化和保险档案事业发展的要求，将保险档案网络建设作为保险档案信息化建设的基础工作来抓，将保险档案信息资源建设作为保险档案信息化建设的核心内容来做，并且要以扩大保险档案信息资源开发利用为目标。努力实现数字化的保险档案资源与标准化的信息管理及网络化的信息服务紧密结合，促进保险档案事业持续快速健康发展，更好地为现代化建设服务。
各保险机构应该以国家信息化和全国档案信息化建设的指导方针和指导思想为依据，结合自己的实际，以全面、协调、可持续发展为标准，促进保险档案事业的发展，以求更好的为社会主义现代化事业服务。
二、保险档案信息化建设应遵循的原则
保险档案信息化建设必须要遵循一定的原则才能将建设控制在合理的范围内。总之，遵循这些原则的目的是为了确保保险档案信息化建设落到实处。
（一）文档一体化原则
文档一体化是档案信息化建设的先决条件，保险档案信息化建设也不例外。保险档案信息化建设是保险单位信息化建设的重要组成部分。要想做好保险档案信息化建设，就必须把保险档案信息化与保险单位信息化相结合，协调发展。具体做到文档实体生成、文档管理、文档信息利用以及文档规范的一体化。
文档一体化原则，是保险档案管理在当今办公自动化背景下所必须要遵循的原则，是保险档案信息化建设的保障。各保险单位在组织实施本单位的信息化建设时，要本着文档一体化原则，将保险档案信息化建设纳入其中，做到保险档案管理工作与保险单位信息化建设同步发展。同时，保险档案部门也要积极参与到本单位信息化建设中去，根据实际对保险单位信息化建设的规划与实施提出档案管理方面的要求和建议。
（二）归档双轨制原则
根据当前我国档案事业发展的实际可以看出，在今后相当一个时期内，纸质文件还将与电子文件长期共存。所以，保险档案信息化建设要遵循双轨制的原则，实行电子文件和纸质文件的双轨制归档。
（三）确保网络安全原则
保险档案涉及到大量保险客户的安全隐私，因此要确保保险档案工作系统的网络安全，防止信息泄露或损毁。这要求各保险单位在加快推进保险档案信息化建设的同时，做好网络安全工作，防止安全问题出现。为确保信息的安全，必须将保险单位的信息化系统与外网进行隔离。存储涉及客户隐私的个人信息的信息设备不得与外网相连。保险档案部门要根据保险档案管理工作的实际，对本单位信息化建设的规划和实施提出有针对性的技术要求，力求切实提高保险档案管理的现代化水平。
第二节 保险档案信息化建设的规划和组织管理
保险档案信息化建设是一个长期发展的过程，所以，保险档案信息化建设实施必须在国家档案行政管理部门及保险监管机关的指导下下，制订出与保险档案工作相适应具体规划。同时要进行科学的组织管理，以确保规划的实施。
一、保险档案信息化建设的规划
科学的前期规划对保险档案信息化建设的实施起着重要的引导和指导作用，能够确保其正确有序的发展。
总体来说，保险档案信息化建设的总体规划应当包括宏观和微观两个方面的内容。其中保险档案信息化建设的宏观规划是指档案行政管理部门对全国或仅仅是某个地区的保险档案信息化建设的周期、任务及目标进行的部署，以指导全国或某地区的建设工作。保险档案信息化建设的微观规划是指一个保险机构对本机构信息化建设周期内的工作作出总体安排，包括建设周期、内容、任务及目标等。
（一）制定保险档案信息化建设规划应遵循的原则
第一，科学性原则。保险档案信息化建设是保险机构用信息技术提高保险档案现代化管理水平的一个过程，其目的是为了应对信息技术对保险档案工作的影响。因此，在制定保险档案信息化建设的总体规划时，必须要严格把关，力求规划的制定更加科学，更能够用于指导实践。
第二，实用性原则。保险档案信息化建设规划，其终极目标是通过指导保险档案信息建设，从而实现保险档案工作和服务的现代化水平。因此，在制定保险档案信息化建设规划时要严格遵循实用性的原则，只有这样，保险档案信息化建设才能切实满足当前需要。
第三，灵活性原则。之所以要遵循这个原则，是因为当前保险档案信息化建设的主要核心技术就是计算机信息技术为代表的现代信息技术，但以计算机技术为代表的信息技术，更新换代的周期非常短，更新换代非常迅速，因此在制定保险档案信息化建设的总体规划时，应该侧重于保险档案管理系统功能、保险档案信息资源建设、标准规范建设等方面内容，不需要对计算机硬件设施和拟采用的信息化技术提出具体硬性要求。所以，保险档案信息化建设的总体规划要遵循灵活性的原则。
（二）制定保险档案信息化建设规划应采取的步骤
任何建设都要按照事先计划好的步骤按部就班的来实施。为确保保险档案信息化建设规划的科学性、实用性及灵活性，制定规划应遵循以下步骤：第一，组建规划起草小组。小组要由保险档案管理部门的主管领导和信息化建设相关技术人员以及熟悉保险档案工作内容及流程的保险档案工作者构成，负责保险档案信息化建设规划的起草。此外，小组成员应当明白制定保险档案信息化建设规划的意义，还应掌握制定规划的基本理论与方法。第二，开展调研。调研是为了充分了解保险档案信息化建设的现状以及存在的问题，以保证制定出的规划能够有效指导保险档案信息化建设。调研的内容应当包括两个方面：首先对国家及地方保险行业信息化的发展战略、规划、发展水平进行系统的调研；其次对保险档案机构的信息化建设现状进行调研。第三，制定初稿。初稿的制定要以详尽系统的调研为基础，不能具有随意性或想象性。第四，初稿的组织论证。初稿制定完成后，应该组织专家学者以及保险档案相关管理人员进行论证，以保证保险档案信息化建设规划的科学可行性，并广泛征求基层保险单位的意见，确保保规划能够体现出科学、实用及灵活的特点。 第五，发布规划。初稿经论证最终定稿后，还要征求各方面意见然后报领导审批，最后进入正式发布实施阶段。发布实施后，要注意在实践中检验其合理性，发现问题要及时做出调整，确保规划能够发挥应有的效应，达到预期的效果。
二、保险档案信息化建设的组织管理
为了切实保障建设的顺利实施，保险档案信息化建设的组织管理应该包括建立领导和建设实施步骤两个方面。
（一）成立保险档案信息化建设领导小组
为了切实保障保险档案信息化建设的顺利实施，必须加强对整个建设的组织领导。
保险档案信息化建设贯穿整个保险机构，这要求保险档案部门的主要领导对建设的意义具备清晰的认识，并给予相当的重视。领导小组必须要保险档案部门主要领导亲自挂帅，这是保证建设顺利进行的根本手段。
（二）明确保险档案信息化建设实施步骤
首先要做好保险档案信息化建设的统筹规划工作，制定各地区、各部门保险档案信息化建设的具体实施方案。实施方案的制定要根据各保险机构保险档案管理的实际情况来制定，具体问题具体分析，同时还要与国家档案信息化建设实施纲要的内容实现全面对接。只有做到保险档案信息化建设实施方案与全国档案信息化建设实施纲要对接，才能真正意义上实现保险档案信息资源的共享，也才能保证保险档案信息化建设与我国国家档案信息化建设的步调协调一致，这样才能真正意义上实现我国国家档案信息化建设的总体目标以及我国保险档案信息化建设的目标。
此外，我国保险档案信息化建设还应该推行应分级逐步实施策略，具体做法就是将保险档案信息化建设的目标分成各时期、各阶段的不同发展目标，根据实际情况实行目标的逐层分步实施。同时针对各项具体目标的实现，还要要采取先易后难的步骤，先上马比较急于实施的项目。
第三节 保险档案信息化建设保障体系
完善的标准规范与科学的人才队伍是我国保险档案信息化建设的保障，它决定着整个建设项目的质量。
一、保险档案信息化标准规范建设
标准规范建设，目的是保障整个建设按照合理的方式和流程进行。要做好这项工作，首先要了解建设的意义，其次还要了解建设的内容。
（一）保险档案信息化标准规范建设的意义
实现保险档案信息资源的网络化共享，是我们进行保险档案信息化建设的目标。然而，如果不采用统一的标准，那么在多个分布式异构信息系统中就无法实现保险档案信息的有效检索及利用。传统保险档案信息的载体和表现形式多种多样，包括文本、图像、音频、视频等，因此，保险档案信息资源建设中就必须采取统一的技术规范以确保保险档案信息资源能够实现共享。
随着信息技术的飞速发展，各计算机系统都面临着快速的更新换代。这导致保险档案信息不得不面对设备和系统的兼容性问题。因此，我们必须制定出适应信息社会发展的统一的标准规范来应对这些即将面临的问题。
（二）保险档案信息化标准规范建设的内容
档案信息化建设的标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。保险档案信息化建设作为我国档案信息化建设的有机组成部分，需要参照我国档案行业现有的标准规范建立适应保险行业特性的标准规范，目前可借鉴的档案信息化建设相关标准规范有：DA/T 4-1992 缩微摄影技术在 16mm 卷片上拍摄档案的规定、DA/T 5-1992 缩微摄影技术在 A6 平片上拍摄档案的规定、DA-T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范、DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范、GB/T 20530-2006 文献档案资料数字化工作导则、GB/T18894 一 2002 电子文件归档与管理规范等等。
保险档案信息化标准规范，应该由在保险界、档案界、信息产业界等领域的专家学者以及一线的保险档案管理人员共同组成的专家小组共同制订。此外，保险档案信息化标准规范的制定也应该先制定计划，经过论证后再实施，要有组织有计划按步骤进行，并要确保其系统性。同时，保险档案信息化标准规范还应该充分吸收借鉴其他行业的相关技术标准规范以及国际上通行的与保险档案标准规范相关的标准规范，并深入结合我国国内保险档案管理的实际情况，提出切合我国保险档案发展实际的标准规范，经过严密论证及实践的检验可行后推行，并最终形成我国保险档案信息化的标准规范体系。
二、保险档案信息化人才队伍建设
要做好保险档案信息化人才队伍建设工作，首先我们要了解当前人才队伍建设的需求。其次要弄清人才队伍建设的目的，这样建设才能更有针对性。最后还有明确人才队伍建设的内容。
（一）人才队伍建设的需求
当前保险档案信息化建设工程的实施，主要包括保险档案信息资源建设、网络建设及应用系统建设等内容。这需要一批能够从事保险档案信息资源及设施的建设、运行、管理及维护工作的人才队伍来保证建设的顺利实施及运行。并且，我们要求这批人才队伍不仅要热爱保险事业及档案事业还要熟练掌握现代信息技术及档案工作相关专业知识，能够适应当前保险档案信息化建设的需要。
（二）人才队伍建设的目的
保险档案信息化人才队伍建设的目的，是通过人才队伍建设，培养一批热爱保险及档案事业、熟练掌握现代信息技术、熟练掌握档案工作的理论及方法以及相关技术的使用与研究以及保险档案信息化建设运营与管理等方面的复合型专业人才。
（三）人才队伍建设的内容
保险档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。其人才队伍建设重在提高保险档案管理人员的业务素质。保险档案管理人员的业务素质问题关系到保险档案信息化建设成败。保险档案信息化建设涉及保险档案信息资源建设、计算机网络建设、应用系统建设等内容，是一项保险档案技术工程。这就要求保险档案管理人员既要掌握档案学基础理论和管理知识，还要熟练掌握适应保险档案信息化建设和发展的相关信息技术。此外，我们在注重在提高保险档案管理人员的业务素质的同时，也要注意提高其思想素质。力求打造一支既具有较高业务素质，又具有坚定的政治信念及较强的事业心的现代化、高素质保险档案管理人才队伍。
（四）人才队伍建设的途径
保险档案信息化人才队伍建设的途径，主要有两种。一是内部人员的培训，二是外部招聘。内部员工的培训可以通过各级各类档案教育培训机构或者选择与开设档案管理专业的高校合作。外部招聘主要是指吸引各高校档案管理专业的专业性人才来保险档案部门工作，以提高该部门人员的信息化水平。
为确保保险档案信息化人才队伍建设的顺利实施，各级保险档案部门和领导干部要把档案信息化人才队伍建设工作摆上议事日程，定期讨论研究。将保险档案信息化人才队伍建设落到实处。
本章小结
在我国，各保险机构在保险档案信息资源占有量、信息技术、网络通信、数据仓库、经费支持等方面有着相当大的差距，因此， 只有加强保险档案信息化建设的宏观管理， 加强协调控制，才能使保险档案信息化建设顺利发展。
