档案信息化建设的内容与思路

　　档案是社会、政治、经济、文化等各项实践活动的真实记录，是档案管理人员收集、整理的第一手资料，是人类继承和发扬先辈们留下的宝贵遗产的重要途径。档案管理工作来自于人类社会，随着科技的不断进步，档案管理工作文明程度不断提高，而且深入到单位和社区的各个层面，起着积极的作用。人类自从进入现代化科技时代以来，归档对于我们认识世界、传播文化、发展经济均起到了不可古估量的作用。因此，加强档案管理，不断推进档案信息化建设，已经成为档案部门和档案管理人员不断进步的动力。档案信息化建设是档案管理工作迈上新台阶的标志，是档案管理工作实现现代化建设的大力之举。

　　1 档案信息化建设的重要性

　　1.1 改善档案管理工作

　　只有实现档案信息化建设，才能突破档案利用的局限性，使档案管理由原来的单一化走向信息化，使档案的保管和利用职能转变为服务型、管理型职能，从而实现现代档案资源的科学配置和合理管理，为社会提供高效、便捷的优质服务。

　　1.2 用翔实的档案信息支持决策和管理

　　完整、可靠的档案信息和独特的综合分析能力可为正确决策提供保障。比如，存放多年的材料不仅为查阅带来了方便，也为科学决策提供了依据。

　　1.3 为科学研究和知识普及提供服务

　　信息化档案可以一次保存、多年享用，实现了资源共享。与纸质档案相比，信息化档案要好得多，不仅保存年代久，而且具有较好的时效性。有了信息化档案，人们不仅可以及时查阅一些历史事件，也可以获取丰富的地方特色知识。另外，档案信息化建设对于不断提高人们认识社会、吸收公众信息的能力以及加快社会信息化建设，推动社会进步起着很大的作用。

　　2 档案信息化建设的内容

　　档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准和规范建设、应用系统建设和人才队伍建设五个方面。

　　2.1 基础设施建设

　　档案信息化建设基础设施包括计算机、程控交换机、服务器、存储器及计算机网络系统、信息数据管理系统、信息存储安全系统等。只有配备先进的计算机设备，才能充分发挥档案信息化管理的高效性。

　　2.2 档案信息资源建设

　　档案信息资源建设包括两方面：①馆藏档案的数字化信息建设；②从各部门收集各种电子文件，然后统一归到档案数据库中。

　　2.3 标准和规范建设

　　标准是快速、有序、健康地开展档案信息化建设的保障。档案信息化建设规范包括业务规范和技术规范两种，其中，业务规范主要包括数字档案的标准术语、描述资源、档案数字格式、对象数据和元数据等；技术规范主要包括软件和硬件基础设施建等。只有推行标准化，才能保证数据的准确性和有效性。

　　2.4 应用系统建设

　　依靠上级档案部门制订的技术指标，选用先进、适用和可靠的档案信息化建设管理软件，这是档案信息资源开发利用和档案信息化建设的技术保障。

　　2.5 人才队伍建设

　　加强对档案管理人员的管理和培训，使他们具有高度的责任感和明确的档案思路。各单位要始终将提高档案管理人员的素质放在首位，积极引进计算机网络技术方面的人才。

　　3 档案信息化建设的思路

　　3.1 总体规划，分步实施

　　要使档案信息化建设顺利开展，就要对档案信息化建设有一个清楚的认识。只有这样，才不会盲目投资，避免物力、财力的浪费，给企业造成一定的损失。相关人员应该不断研究、调查、分析、比对，按照上级有关部门以及信息化总体目标和阶段目标，着眼于未来，不断制订长远规划和阶段目标，使档案管理的目标与院系的目标相互协调。此外，相关人员应该在实施规划之前制订详细的方案，分阶段实施。

　　3.2 突出重点，务求实效

　　电子文件的管理是当前档案管理的重点。在档案信息化建设过程中，可将数字档案信息资源建设移交给纸质档案管理部门。对于一些特殊数据，需要不断调查，力求准确，切忌急于求成，只追求结果，而忽视了过程。此外，要求档案管理人员总结档案整理中可能出现的各种问题，提前做好预防措施。

　　3.3 规范流程，强化服务

　　档案管理是一项烦琐的工作，因此，应该规范档案管理的工作流程。要结合上级部门的要求，细化和梳理档案，重新整理一些过时、散乱的档案；要不断学习国内外的先进管理方法，发展本院的档案管理特色；要不断转变档案管理人员的管理理念，将他们从传统的档案管理员上升到服务型管理人员；合理利用信息资源，不能把资源当作摆设；要先从内部管理做起，及时建立内部档案服务平台，充分利用网络快速、便捷的性能，从而充分发挥档案的信息化作用。

　　4 总结

　　档案信息化建设是档案建设的重要组成部分，是经济和社会信息化建设的体现，因此需要档案管理部门不断改革、不断进步，从而带来更好的经济效益。我们有理由做好档案信息化建设。