软硬结合做好企业档案管理工作

　　档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。它产生于丰富的社会实践中，是各项工作的重要组成部分，任何一项管理工作都离不开档案工作。它是机关工作的查考凭据，是生产建设的参考依据，是政治斗争的必要手段，是科学研究的可靠资料，是宣传教育的生动素材，是企业的资料库和信息中心。具有凭证价值和查考价值。档案管理者要用科学的原则和方法管理好档案，做好档案工作，为社会各项事业服务。

　　做好档案工作我认为：硬件是前提，软件是基础。硬件主要是指整理、存放、保管档案的设施设备，软件主要是指档案工作。两者相辅相成，相互促进，使档案工作更好开展，有序推进。

　　一、良好的工作环境是做好档案工作的首要条件
　　
　　“档案法总则”规定：各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济社会发展计划；档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。《档案法》规定，我国一切组织和公民不仅都有保护档案的义务，而且享有充分利用档案的权利。上级部门、行政领导是否重视档案工作，在很大程度上影响着档案工作的命运，如果领导者不重视就会影响档案工作的发展。所以，在四川省《企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准》中要求：企业管理中要设置相应的档案工作机构或专兼职档案人员，档案人员相对稳定。档案工作要列入单位发展规划和年度计划，并有单位档案工作发展规划和年度计划。要有分管领导，并列入分管领导岗位责任，及时解决实际问题。建立“三纳入”、“四参加”、“四同步”.并要求参加市、州级以上档案业务培训率达100%.如果领导能认识到档案工作做得好，对企业的各项工作、整体工作有促进作用，它的优劣直接影响着企业的形象，就会积极为档案工作提供必备的硬件设施设备及库房和良好的工作环境（人力、物力、时间）及发展的空间。所以说，领导对档案工作的重视程度决定着档案工作的发展程度。外部环境是做好档案工作的前提条件，在档案工作中起着决定性的作用。

　　二、高素质的档案专业人员是做好档案工作的必要条件
　　
　　《档案学》对档案人员素质是这样阐述的：一有精细之心情；二有整洁之习惯；三有较强记忆力；四对工作感兴趣；五对工作守秘密。选用档案人员的条件有三：一有服务之修养；二有丰富之常识；三有谦和之态度。在四川省《企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准》中，对档案人员文化程度、职业技术职务及接受档案业务培训专门作了要求：一是要达到大专以上文化程度；二是中级以上专业技术职务不低于40%;三是参加市、州以上档案业务培训率不低于80%.所以，现代档案工作者应具备以下基本素质：

　　1.具备较高的政治、业务素质。一名合格的档案工作者，须有鲜明的政治立场和坚实的理论基础，这是干好档案工作的关键。档案工作人员应认真学习业务知识，不断提高个人的业务技能。

　　2.具有良好的工作习惯。工作中做到：一要明确单位在某一时期的主要工作，分清轻重缓急并围绕其开展档案工作。二要严守秘密，严把质量关、价值关。档案工作岗位是一个涉密岗位，在企业档案中还有一些不宜公开的科技档案、人事资料；这就要求档案工作人员认真学习和掌握有关法律、法规，严格执行保密制度，对一切尚未公布的机密文件材料严把关口。严把质量关、价值关，就是要灵活运用档案工作的各个业务环节，在保证完整齐全收集整理好档案资料的同时，要搞好鉴定，对文件的价值和案卷质量严格要求，切不可有文必档，造成库房臃肿，这是衡量档案工作水平的重要标志。三要做到眼勤、手勤、腿勤。勤观察本单位的工作动态，及早发现档案工作的不足，开发好档案信息资源，急单位之所急，为领导和部门（处）顺利开展工作服务；勤动手翻阅检索工具，熟悉本单位的档案资料，努力提高档案利用效率，做到手脑并用，能够快速、准确地提供利用者所需案卷；勤到利用档案资料较频繁的部门征求他们对档案工作的要求、建议、意见，积极改进工作方式、方法，让“死档案”变成活信息、活资料，为单位提供优质、可靠的服务。

　　3.具有较强的档案意识。一名合格的档案工作者应具有高度的责任心和敬业精神。在按照本单位的实际情况系统地整理好档案资料的同时，还应注意在内部从整体上培养档案意识。首先，要让各个部门意识到档案工作的重要性，主动把档案工作列入计划中，及时解决档案工作中存在的问题；其次，基层人员在利用档案中，通过档案的作用来认识档案的重要性，从而形成自觉的归档意识，使档案工作在企业中稳步、健康发展。

　　4.具备一定的学习能力。按照学习型社会和档案继续教育的要求，提高档案工作者的综合能力素质，专业培训是提高档案工作人员素质的有效途径。培训的形式有多种，可以是业余学习，技术交流或请上级业务主管部门进行业务实际工作指导，边实践边学习，可实地参观档案工作开展比较好的单位等。通过学习，既提高了个人的专业技术水平，又增强了岗位适应性，在实践和学习中逐步达到身处复杂的环境处理复杂的工作问题，应付复杂局面的能力。

　　5.具备档案现代化管理技术的素质。随着时代的进步和形势的发展，档案工作者必须与时俱进，以适应当前档案向高科技发展的新形势，档案工作者必须运用现代化的技术武装自己，掌握现代化档案管理技术、档案数字化信息化技术和办公自动化技术，使档案工作依靠科技进步和高科技为单位增效，为企业服务，发挥其独特的用途。

　　6.具有团结进取精神。档案是一个单位的宝贵财富，对单位今后开展工作具有举足轻重的影响。众所周知，档案管理工作不仅仅依靠一个人或几个人完成。档案产生于一个单位、一个部门和每一个工作人员的工作中。众人拾柴火焰高，每一位兼管或分管档案工作的同志在工作中都应团结一心，积极主动，不能以任何借口拒绝或推诿，影响档案工作的顺利开展。所以，档案人员应密切联系群众，搞好与各部门之间的协调工作。

　　档案人员的素质决定着档案工作的质量，档案工作者首先要认识到档案工作在企业发展中的地位和作用以及做好档案工作的重要意义。端正工作态度，养成良好的档案工作习惯,认真研究档案管理方面的理论与知识，加强思想修养，业务提升，不断提高个人政治、业务素质和能力水平，自觉不断提高自身的素质修养，为企业发展做好服务工作。使档案在各项工作中发挥出更大的作用。

　　三、充分了解企业及其发展是做好档案工作的基本条件
　　
　　档案反映的是一个单位的历史沿革，是企业社会活动中形成的各种形式的原始记录，是企业的资料库、信息中心。所以，作为档案工作者，不仅要掌握档案业务技术，还要了解单位的基本情况（组织机构、工作职责（内容）、上下关系及联系、发展方向等），只有这样，才能做好档案的分类、正确判断它的价值。在了解的过程中，和企业一起成长、发展。因此，在《企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准》中，要求档案人员要相对稳定，不能随便变动。

　　总之，做好档案工作是各级、各部门和档案部门配合努力的结果，档案工作的成绩和各级、各部门的重视分不开。档案工作是一项长期的、复杂的、繁重的、重要的工作，是不可能一蹴而就的。档案工作者必须做到细心、耐心，必须有强烈的责任感和较强的综合能力素质才能做好档案工作。

　　参考文献：
　　[1]《中华人民共和国档案法》。
　　[2]吴宝康《档案学概论》1992年6月。
　　[3]四川省《企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准》。