水利工程档案资料的作用与收集整编

　　水利工程的建设过程中有诸多的建设环节项目需要进行档案记录，主要包括水利工程的建设项目的提出、建设项目的立项与审批、水利工程地质勘探、工程设计、施工、施工监理、竣工验收记录以及运营过程记录等。档案资料的形式多种多样，包括文字资料、图片资料、图表资料与声像资料等，而且数量较大，，是水利工程建设、运行管理以及工程效益发挥的重要依据。笔者结合自己资料整编教学与研究经验，从水利工程档案特点出发，浅谈资料整编的有效方式。

　　1 水利工程档案以及其特点

　　档案管理工作一般存在有滞后性与被动性的特点，常规上档案管理工作只是由档案管理部门负责，与主要的工程业务部门没有过多的工作交集。就具体的工程项目而言，资料档案涵盖面较小，资料相对简缩，业务部门在档案整编工作中往往由于配合度不够，为档案管理部门造成一定工作上的困难。水利工程档案除了档案资料除了要具备完整性、学科性与服务性等基本特点外，还应当注重对种类繁多的且具有专业学科性的信息进行综合处理，以保证水利工程档案的综合性与多元性[1]。

　　水利工程档案资料的主要特点为历时周期较长、资料内容涉及面广、文书科技档案一体化管理以及水利工程档案本身的独特性等。

　　2 水利工程档案的作用

　　水利工程档案资料的建设管理以及整编工程在整个水利工程建设、运行与对外服务中发挥着重要的作用。水利工程档案资料首先反应工程建设的整个过程、整体质量以及建设运行成果等。其次，水利工程主管部门通过工程档案的建设可以为外界各种信息性的需求提供有效的参考数据。另外，水利工程档案可以为未来水利工程的改造扩建以及各项管理决策提供基础依据。水利工程的档案资料可以实现对工程建设以及运营历史的全面记录，其中包括水利工程质量的评定、工程事故的相关登记以及原因分析、工程纠纷的记载、工程建设与运营中人事管理制度的变更等，这些信息也与水利工程有着较大的联系。

　　因此借助这些方面的记载，人们便可以十分方面快捷地了解到工程的一些其他状况。在水利工程档案建设管理中，如果工作人员不够细心负责而造成档案资料信息的不完善或者不准确，都会影响到水利工程档案整编的科学规范性，为档案资料的服务能供带来不利影响。

　　3 水利工程档案资料的收集整编

　　在水利工程档案资料收集整编工作中，应当坚持真实、全面、客观、准确与科学原则。无论是水利工程项目设计审批、工程建设实施、工程建设管理、工程质量审查以及工程竣工验收等工作，还是水利工程运营期间的安全质量考察、工程运营事故等都应当坚持以上原则，在资料收集整编过程中保证入档资料的准确性、完整性以及系统性[2]
。

　　3.1 水利工程资料整编的重要意义

　　水利工程的资料的归档整理需要从水利工程建设项目立项、工程建设的可行性、工程设计的科学性、施工图纸审查、工程建设阶段、竣工验收阶段以及水利工程相关项目审批文件等方面出发，对涉及到水利工程项目的文本资料、上级文献信件以及通知、图片资料、图表资料和声像资料等进行考察收集。资料整编的意义在于使水利工程单位的建设、管理、运行与发展过程中有一个切实的登记记录，保证水利工程单位本身可以实现自身的观照与审察，促进水利工程的科学运转，保证一定的运营效益；另外水利工程可向外部提供资料档案服务，促进水利工程单位于外部环境的协调发展。

　　3.2 对水利工程资料档案整编管理人员的要求

　　水利工程单位资料档案管理人员必须具备较专业的资料档案整编知识与技能，才能做好资料整编工作。在水利工程单位工作的资料整编人员还应当对水利工程方面的知识有充分的了解掌握。资料整编技术人员应当同时具备文书档案整编与科技类档案整编的综合能力，并且能够准确对不同类别的资料档案进行分类。有些水利工程单位在聘用资料整编与档案管理人员时为了降低成本，采用了一些资料整编专业素质较差的临时性资料整编员或者临时工，很难讲资料整编工作做好。另外，水利工程单位在资料整编人员管理中，不重视提高其业务素质，也没有相应的考察审查制度，以至于资料档案整编管理质量较差。因此，水利工程单位应当强化对资料整编技术人员的技术要求与职业素质培养。

　　3.3 资料收集的方法措施

　　在资料收集过程中，资料整编技术人员应当身临其境，到实际的设计现场与施工场地了解考察工程的进展状况，及时准确掌握水利工程的相关信息，如果遇到不明白的地方，应当向工程师或施工技术人员请教。资料整编工作人员在工作过程中应当由监督小组进行工作绩效监督。在一些工期较长的水利工程建设项目中，资料整编技术人员应当认识到工程的时间跨度与工作复杂性，在资料档案整编归档中应当提升自身的细心度，加强与同事之间的协作，切实保证资料整编的完整性与连续性。

　　3.4 资料整编归档的方法

　　工程项目资料的收集应当贯穿工程的全过程，直至项目的竣工、验收，交付使用。在项目的开始阶段，要落实文件资料答理的责任者，明确任务的要求，随时登记收集，做好材料记录工作。水利工程兴建活动进行中注意对原始记录、阶段小结、设计计算等材料的形成和积累中间的监督、检查和指导施工时间较长的水利工程，资料的收集要及时。采取分类方法，按项目的立项、可行性研究、设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步整编归档，分类管理。

　　4 结语

　　总而言之，资料的收集整编对于水利工程的建设管理发挥着重要的作用，因此，水利工程单位资料收集整编人员应当努力做到资料收集整编的全面性、系统性、科学性与准确性，以保证资料档案本身的科学规范，为水利工程建设管理提供优质资料服务。为此，水利工程资料收集整编人员应当深刻认识到资料整编的重要意义，在工作过程中掌握科学正确的资料收集整理方法，并且提高资料收集整编的职业素质，注重在工作中积累总结经验，全面提升水利工程档案资料整编质量。

　　参考文献：
　　[1] 马亚丽 . 大型水利工程档案的特点及管理 [A]. 山西省第十一届青年优秀水利科技论文选集 [C].2012:4.
　　[2] 方婧 . 我国水利工程档案管理体系的问题与对策 [D]. 武汉 :华中师范大学 ,2014,4,1.