加强医院物资采购环节的内部控制与管理

　　本文所说的医院物资是指公立医院为开展医疗服务及其辅助活动而购入的药品、卫生材料、低值易耗品、其他材料和各种设备等。医院物资采购环节是医院整个资金运动的一个重要组成部分，如果对物资采购过程不能进行有效控制和监督，势必会造成医院资金浪费、成本居高不下，甚至收不抵支的局面。因此，加强对医院物资采购环节的内部控制和管理尤其重要。本文指出采购环节中的常见问题，并结合实际工作谈一谈如何加强物资采购环节的内部控制与管理。

　　一、存在的主要问题

　　1 ．未设立独立的物资采购部门。目前很多医院物资采购过程几乎是在药品、医疗设备、总务和库房等科室完成的。如药品的采购，药品月计划表、与供应商的洽谈、药品的出入库表、药品月盘点及药品款项的支付等均由同一科室药品科来完成。这样容易造成药品供应品种、量与临床实际需求脱节、各种药品库存量不均及款项支付无规律，进而导致临床用药受限、不合理的药品库存占用大量的流动资金及非正常的药品损耗。

　　2．未设立招标采购委员会和采购文件。由于物资采购由药品、设备、总务和库房等部门各自独立完成采购任务，所以很多医院没有规范的招标采购程序文件和招标委员会，在计划审批、采购方式、办理入库、付款审批等各个环节均未做出规定。这种化整为零、各自为政的采购方式，势必造成采购价格居高不下、采购成本加大，从而影响医院的经济效益。

　　3．物资采购程序不规范。由于医院物资品种繁多、价值差异大、储存方式不一，大部分量多、贵重物资均未列入政府采购，医院在物资采购环节上真正得以控制的仅仅是采购量少、价值较小的办公等日常用品，而医院大量使用的办公用品，如微机使用的硒鼓、墨盒、打印纸，病人用的床上用品等也未纳入医院招标委员会实施比价或招标采购，弱化了医院采购部门的职能。采购人员仅仅只是填写票据报销单，也有些医院的采购人员同时负责物资入库、出库甚至是付款。整个物资采购程序的不规范，难以保证医院各类物资的正常供应，容易出现舞弊现象。

　　4．职责权限不明确。没有建立健全的物资采购管理制度，导致岗位分工不清、授权审批越位、请购无计划、物资验收单据或报告不全、采购合同档案管理不严、内部监督不到位等问题。由于对是否按审批的采购计划实施采购、对采购价格的合理性等不能进行有效的监督检查，致使采购人员高价采购、超计划采购，占用了医院的资金，而且触犯了法律法规。这就需要建立一套行之有效的制度加以规范，防止营私舞弊行为的发生，以确保医院物资的完整性、采购过程的真实性和合法性。

　　二、控制与管理对策

　　建立健全有效的内部控制制度是医院实现良好资金使用和管理的重要保障，同时也是医院内部采购及各岗位人员行为的重要导向。卫生部《医疗机构财务会计内部控制规定（试行）》的通知中明确指出：“县级以上政府举办的各级各类医疗机构按本规定要求制定本单位财务会计内部控制制度”。内部控制制度规定的发布及实施，对推动与指导医院建立健全有效的内部控制制度具有重要意义，医院物资采购环节是内部控制管理体系中的一项重点内容，健全采购环节的监督机制，强化财务管理，加强法制教育，从源头上防范物资采购环节的潜在风险才是解决问题的关键所在。

　　1．设立独立的物资采购部门。

　　采购职能是各个医院所共有的职能,也是医疗服务增值过程的起点,是医院核心业务流程的始端；同时，医院不得由同一部门或一人办理物资采购的全过程。物资采购这一职能有必要独立于计划、库房、财务付款其他部门之外。只有设立独立的物资采购部门，才能将分散于各科且难以实施监控的采购权限集中，才能规范医院物资采购行为，实现全院物资由医院统一采购。

　　2 ．加强对招标工作的管理。

　　建立健全招标委员会和采购相关制度。医院招标采购文件应明确招标委员会成员，明确职责和权限，明确监督程序。物资的采购应尽可能采用公开招标方式进行。当需要对投标人初选或资格预审时，一定要做到公允。此外，物资采购重要环节及结果一定要进行公示和会签。

　　必要时可采用“‘内+外+内’物资采购管理模式”。此采购管理模式是指把整个物资采购管理全过程划分为三个阶段：即外部机构招标前医院内部控制管理阶段、外部机构招标实施阶段和外部招标机构招标后医院内部控制管理阶段。其核心是外部机构招标前，院内组织相关人员重点就价格等情况进行询价摸底；外部招标机构招标时，中标价只作为参考价，也可以视作最高限价；外部招标机构招标后，医院内部组织相关人员与中标单位进行洽谈确定成交价。实行院内竞争性谈判方式采购物资的，应实行“多家、多轮洽谈竞争”的办法，并遵循“采纳意见和建议不确定性”和“相同档次，价位低者优先”原则确定供货单位。洽谈中供货方承诺的各种形式的优惠让利尽量不要单独进行反映。一般应从物资价款中扣除较为适宜。医院也可采用补充协议的方式约定扣除各种优惠让利后的物资净价，以保守供货方的商业秘密。

　　遇特殊原因未能扣除的，应将优惠让利如无偿赠送卫生材料等按正常程序办理入库、出库手续。医院组织相关人员定期或不定期对已采购的物资中标价执行情况进行检查，任何科室未经相关程序审批不得单独上调结算价格，同时还要防止变相涨价现象的发生。

　　3．建立物资管理制度和岗位责任制。明确岗位职责、权限，确保请购与审批、询价与确定供应商、合同订立与审核、采购与验收、采购验收与会计记录、付款审批与付款执行等不相容职务相互分离，合理设置岗位，加强制约和监督。明确计划编制、审批、取得、验收入库、付款、仓储保管、领用发出与处置等环节的控制要求，设置相应凭证，完备请购手续、采购合同、验收证明、入库凭证、发票等文件和凭证的核对工作，确保全过程得到有效控制。依据各类物资的用量和性质，加强安全库存量与储备定额管理，依据实际或以往的供应情况及业务需求确定批量采购或零星采购。

　　4．构建物资采购信息化平台，规范物资采购流程。只有建立行之有效的物资采购信息系统，并借助信息一体化的管理，才能确保医院物品流动的有序和便捷，维护医院物资的正常供应，降低医院物资流动成本，提高医院内部物资流动效率。但要建立行之有效的物资采购信息系统，医院管理者首先思想上要足够重视并大力支持，务必要求实施部门充分做好实施前的调研工作、相关人员前期的培训及基础资料的梳理，从而有效提高各部门的工作效率，实时动态监控资金的运动过程。

　　5．建立健全内部审计监督制约机制。内部审计是医院内部控制的一个重要组成部分，它与其他形式监督最本质的区别是唯一独立于经济活动之外而独立行使监督权。

　　内部审计监督是法定监督、专业监督、业务监督和内行监督。它是建立健全决策权、执行权和监督权既相互制约又相互协调的权力结构及运行机制（三权分立制衡）在实际工作中的具体体现。因此必须充分认识内部审计工作的重要性。内部审计应实施事前、事中、事后相结合的审计监督，有效监控资金运动的过程 。

　　6．加强采购人员的职业化培训，提升其综合素质。通过对物资采购人员的职业化培训，使他们意识到自己所处岗位的特殊性，加强责任感和荣辱观；充分认识采购违法违规行为的危害性，随时都要以法律为准绳，约束行为，遵守职业道德规范，保证国有资产安全不受侵犯。