企业内部控制视角下的物资管理措施探究

　　“物资管理”在建筑企业中是一项吃力不讨好的工作。每天碰到是：项目上要供料，今天要，明天到，急得不得了；张三要钱，李四要钱，急得不得了；看到材料成本，好像总是不理想，这个材料价格高了，那个材料价格也高了，烦得不得了；项目退场时，退库的物资一大堆，堆得仓库都放不下，乱得不得了。同行们深感于工作的压力，物资管理部门和相关人员对在企业快速发展过程中存在的问题，进行了广泛的讨论，大家一致认为，要想解决目前工作中的困境，就要从企业内部制度上进行设计和约束。江苏省建设厅负责同志在讲话中指出：“在企业管理中，个人独资企业靠个人，家族企业靠亲情，现代企业要靠制度。物资管理工作要规范，也必然从制度上着手。”笔者深有同感。

　　企业内部控制是企业决策层、管理层和全体员工共同实施的实现控制目标的过程，也是保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略的过程，且其过程是动态的。每一家企业虽然都有管理制度，但还是要进一步梳理采购业务流程，建立和完善物资管理的相关制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限。按照规定的审批权限和程序办理采购业务，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足生产经营需要，并且要为企业资产安全提供扎实的制度保障。

　　一、必须做好事前计划工作

　　计划是一切管理工作的出发点，没有计划的工作往往是事倍功半，甚至失败。采购计划安排不合理，市场变化趋势跟不上，就会造成库存短缺或积压，可能导致项目施工进度停滞或资源浪费。以前项目一接下来，根据预算，跟着会做一个“人、材、机”的分析，实际上这就是项目的总计划。近年来由于任务增多，人手紧张，忽视了这方面的工作。因此，必须加强采购计划安排。在每月的月度生产会上，要根据生产进度，制定相应的明确而详细的要料计划。这样，整个物资管理工作便处于事前控制中。比如，根据事先准确的计划，以及科学的市场预测，在资金允许的情况下，可以低价采购作为项目库存。对于生产中缺少图纸或变更增加的例外事项，更要通过严格的审批，方能请购。

　　二、采购环节是物资管理工作中的重中之重

　　1. 现代企业以价值最大化为基本目标。材料价差是施工利润的重要源泉。公司明确要求杜绝材料亏本、不赢利的状况发生。对于大宗材料，要求控制在 10%利润空间以上。完成这样的指标对我们来说具有非常的挑战性。为了在保证质量、货期的前提下，满足项目生产需要，物资部门与造价部门、项目部门要共同配合，做好前期投标及施工过程中的材料认价工作；同时，采购部门要加强市场调研，开展多方面询价，通过供应商、本地市场、项目部、网络信息，进行全面有效的比价，力求最低价采购。例如，在确保质量的前提下，我们可以采用网购的方式进行采购。

　　2.企业应当建立科学的供应商评估和准入制度。要按照 ISO 三合一体系标准要求，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，在集团内信息共享。

　　对供应商提供物资的质量、价格、交货及时性、供货条件及资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。目前受制于资金压力，大宗材料的供应商垫资在数百万以上，对于价格谈判时还是有影响的。为了既定的利润目标，还需要再寻找新的供应商，这样也会造成供应链的不稳定性。供应商选择不当，采购方式不合理，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。

　　3.为了防范采购过程中的风险，企业应当根据确定的供应商、采购方式、代购价格等情况拟订采购合同。要明确双方责任权利、义务和违约责任，并按规定权限签订合同，相关项目责任人全程参与合同订立并签字确认；所有合同应当归档。为了确保采购业务的可追溯性，需要加强物资供应过程的管理，做好采购业务各环节的记录，及时跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，需到生产厂家实地查询，防止拖拉，耽误时机；造成损失的，要及时进行索赔。因计划不准确造成退货问题，合同中也需明确。

　　三、物资验收和使用是项目管理的重要环节

　　1.项目必须杜绝材料数量的超支，保证合理的节约率。为了达到上述目标，现场材料人员应熟悉公司物资管理相关规章制度。在验收环节，项目要有两人共同收货，核对要料计划与来料清单，做好详细记录。对于过程中发现的异常情况，验收人员应及时汇报，查明原因并及时处理；材料与财务之间账目应清晰，做到分文不差。对于已入库但发票未到的材料，为了同期真实准确地反映项目成本，可以暂估入账，待凭证到达后再正式入账，并冲减暂估量。项目按月做好盘点工作，这是项目经营管理的需要，更是项目核算盈亏的需要。

　　2. 物资使用中要加强对劳务队组的管理，保证工完料清，限额领料，并与之结账相挂钩。劳动力是建筑业的一项重要资源，企业要规范内部劳务管理制度，加大对劳务队组的评审力度，加强对劳务队组的科学化、人性化管理，逐步建立起劳务人员的档案制度，在内部形成良性竞争，做到奖罚分明，优胜劣汰，为材料节约做好人力资源准备。

　　四、材料人员的素质及业务水平是物资管理成败的决定性因素

　　1. 内部控制是全员参予的工作，材料岗位不像技术岗位，我们干的就是一份劳神的活，肩负着重大的责任。所以责任心是选配和考核材料人员的一个重要标准。一方面，材料员的思想素质和觉悟必须绝对正派，拒腐防变，守住一颗平常心，经得起考验。材料把关不严，采购过程监督不到位，就容易造成漏洞；另一方面，不相容职务要分离，加强财产控制，建立反舞弊机制，加强内部监督。

　　2. 材料岗位人员存在年龄结构不合理，收入偏低，不受重视等方面问题。为保证内控制度落到实处，要加强对新进场大学生的业务培训，做好“传帮带”，另外，在切实可行的条件下，进行轮岗制度。企业要加强企业文化建设，凝聚员工的归属感、积极性和创造性，重视人的因素，强调精神文化的力量，用一种无形的文化力量形成一种行为准则、价值观念和道德规范。企业应当加强文化建设，培育积极向上的价值观念和社会责任感，倡导诚实守信、爱岗敬业、开拓创新和团队协作精神，树立现代管理理念，强化风险意识。

　　内控既是制度，又是方法。制度是呆板的，人是具有灵活性和创造性的，两者是协调发展的。我们不能沦为制度的奴隶，丧失能动性，但制度作为最基础的保障，不可缺失。按照德鲁克的观点，就是在破坏中成长。二者既对立，又要统一于“稳中求进，创新致胜”的企业精神与企业战略目标实现这一最终主旨上。

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