ERP物料模块在油田深化应用中的探索与实践

　　0、引言

　　塔里木油田ERP系统于2009年9月上线，2010年1月1日在中国石油勘探与生产板块第一个单轨运行。ERP系统在塔里木油田处理的业务范围覆盖项目管理、物资采购与库存管理、设备管理、销售管理、生产管理、财务管理等，相应的实施了ERP项目模块、物料模块、设备模块、销售模块、生产模块、财务模块等。系统上线运行四年来，油田改革持续进行，管理不断提升，应用不断深入，导致新需求不断提出，加之中国石油各地区公司及各板块ERP系统相继上线，用户量与数据量急增，因此系统应用中出现了各种新情况和新问题。为了适应各种新情况，解决各种新问题，充分发挥信息系统管理与控制作用，提升ERP系统的生命力，塔里木油田一直在不断探索新思路与新方法，持续进行ERP系统提升，促进其深化应用。

　　1、ERP 物料模块在油田应用中面临的主要问题分析

　　塔里木油田ERP系统物料模块2009年上线时共设计了29个业务流程，覆盖了物资计划、采购、合同、接运、检验、仓储、配送、结算等物资供应链的关键环节，同时ERP系统与总部和地区公司的部分相关系统进行了集成。集成的系统包括集团公司合同管理系统、地区公司合同结算系统、运费结算系统、A1系统、实验检测系统、条形码系统、井场随钻系统、计算机耗材管理系统、办公用品管理系统等九套系统。业务流程广泛覆盖、系统集成众多，应用比较深入。但在深入应用的过程中，一些问题也逐步显露出来，主要表现如下：

　　1.1 系统标准功能不能满足油田实际业务管理的需要，导致部分业务转入手工管理，效率低下

　　典型的业务就是代储代销。塔里木油田代储代销采购占油田物资采购总量的60%以上。代储代销在ERP中对应的标准流程叫寄售。2009年塔里木油田ERP系统上线时，代储代销业务是按标准的寄售流程来配置。标准寄售有两个和油田管理不一致的要点问题，一是入库记账不能进行运杂费摊销，而油田需要在入库时摊销所有采购成本，二是结算金额计算与油田要求不同。

　　ERP中一个结算期内同一项物资结算的金额标准算法是S1=P×∑Qi（S代表总金额，Qi是每次入库的物资数量，P是结算期物资价格），但油田管理要求结算按每一次入库的金额汇总，即S2=∑（Qi×P）。当价格与数量不为整数，而金额只能保留2位小数，那么可能出现S2<>S1的情况，这在结算时就无法满足油田财务的要求。由于标准的寄售在入库记账和结算上与油田实际管理差异太大，在上线应用了3个月后停止使用，使后代储代销业务转为手工管理。

　　1.2 随着应用的深入，需求也不断提升，系统难以适应新情况

　　在ERP初始应用时，只要流程顺畅就满足了上线的需求。随着应用的深入，业务数据逐步积累，关于对特殊业务的处理与管控、各种统计分析、绩效考核、一些创新的管理举措等需求就会逐步提出来，系统往往难以满足需求。2012年油田提出将采购管理中采购方案业务分离为制作采购计划和做采购方案两个环节，并将选商的职能由计划员转移到采办员岗位，这是采购业务中的一次大变更，需要对系统相关环节进行深度改造。而应用中，还提出了统计计划准确率、招标率、积压物资标定与统计等需求，这些需求促进系统必须去持续提升。

　　1.3 数据量越来越大，系统速度越来越慢，综合统计功能越来越不能满足需求

　　主要表现在开发的各种复杂的跟踪查询报表、综合统计报表等越来越不能在可以承受的时间内运行出结果，重点有计划追踪报表、合同跟踪表。原始功能设计都是按多个岗的多个需求集成在一起，多个岗位多个工作共用一个事务代码，这样可减少系统开发工作量，但随着数据的不断累积，一些统计查询报表经过几个小时都运行不出结果，使这些开发的功能失去了意义。尽管总部一直提升硬件水平并进行一些新技术的探索与应用，但现实的功能需求仍倒逼着系统开发人员去寻求新的解决方案。

　　1.4 系统集成度不够，还存在重复录入问题，使员工疲于应付系统操作

　　在ERP模块内部，如物料模块与设备模块之间的集成度不够，物资在物料模块发出后，不能自动将设备物资完整的信息转入设备模块进行管理，还需手工重复输入到设备模块。在ERP系统与计量器具管理系统没有集成、与实验检测系统虽有集成、但不完善；ERP系统与集团公司合同管理系统虽有集成，但只在个别环节，没有从流程上进行根本集成，使得许多业务需在多套系统之间反复录入。

　　1.5 ERP 系统权限管理复杂，手工管理出现不符合内控的情形多

　　ERP的权限管理按岗位角色授权。塔里木油田的物料模块涉及到的岗位和派生角色分别是659和2411个,如此多的岗位和角色通过人工来分辨岗位权限是否互斥，完全不出错是难以做到的。因此前几年在进行内控测试时，总会发现多个权限互斥的问题。

　　2、ERP物料模块在油田深化应用中的探索与实践

　　2.1 扩充新功能，提升系统业务链的完整性

　　（1）探索新的代储代销业务处理方案，谋求将代储代销物资全面纳入到系统管理。采取的方法是在订单制作环节将原始订单复制一份作为代储代销订单，使系统业务流中增加了一条代储代销实物链管理，而收发资金账务处理及结算仍按常规订单的收发与结算方式处理，使代储代销物资按实物与资金两条线分开管理。这样既满足物资业务管理的需要，同时满足了财务入库、结算管理的要求。代储代销新程序自上线运行以来，物资收、发、存、结算业务均能在系统中进行管理，流程运行顺畅，业务全面受控。

　　（2）研究开发了积压物资标定程序与领用统计程序，使积压物资信息的管理日常化。每年年初物资专业人员根据系统提供的物资几年无动态报表，对积压物资定性，定性后业务员在ERP系统中对确认的积压物资进行标定。标定的物资每笔出库系统都会有相关记录，这样每年任何时刻对积压物资的库存情况及领用情况就可清晰掌握。

　　（3）实施了质量管理模块，使强检目录物资做到必检管控。将强检物资目录转化为具体物资分类码，由编码人员在物资编码扩展时固化到系统，作为后续检验管控依据。所有采购的在强检目录中的物资到货后都自动产生检验批，并与油田实验检测系统对接，使信息系统管理的业务链更加完整。
　　
　　2.2 优化原功能，强化业务的跟踪与管控

　　（1）按管理需求，将采购管理中采购方案业务分离为采购计划和采购方案两个环节，并将选商的职能由计划员转移到采办员岗位。该变化涉及将原有采购方案进行功能拆分，在计划员岗位上保留平库、制作采购计划的功能，并核实是否有可用供应商，而在采办员岗位则需确定供货商范围。通过优化该流程，使计划与采购的管控得到提升。

　　（2）取消流程中独立需求制作与审批环节，减少业务操作。该功能是原系统中为实现计划跟踪而配置的功能，但该功能在后续环节的应用使移动平均价不能在整个工厂范围内移动平均，这有悖集团公司的要求，因此在系统上线后该功能的后续应用很快被取消，而独立需求也成为一个无效功能。现重新设计计划环节，取消制作独立需求流程，并将计划与采购前后业务环节对接起来，历史数据的统计查询采取两段式分别处理。这样流程更加畅通。

　　（3）完善平库功能。平库中将期货、已平库数量、已开领料单数量等信息进行综合计算，提供给计划员一个参考采购数量，同时平库的信息锁定到了库存的批次，该批次信息同时让库房保管员掌握；（4）改变系统中到货批次的编码规划，使所有新批次编码唯一性，从而为计划、采购到出入库管理信息的全程跟踪提供了技术基础。

　　（5）在实施与集团公司物资采购管理信息系统（以下简称物采系统）与ERP系统对接时，根据物采系统功能设置特点，在ERP系统的采购计划环节增加了一、二级物资分类判定、供应商范围管理等，使ERP系统与物采系统对接后，油田的采购业务顺利开展。

　　（6）对系统的标准功能进行扩展。扩展了物料凭证清单查询（MB51）、现有仓库库存清单（MB52）、库存清单(LX02)等,在查询条件和查询结果中扩展物料组分类、外部合同号等字段信息，使之更加符合中国石油物资管理实际要求，也使ERP的强大功能更加有效发挥作用。

　　2.3 集成新系统，发挥信息系统的信息共享作用

　　集成了实验检测系统、计量器具管理系统，在ERP系统中的物资报检环节与油田实验检测中心的质量检测系统进行对接，报检单过去、检验结果反馈回来，送检数据和检测结果数据不落地，使业务做到无缝对接；完善了与条形码系统的集成，将ERP中历史库存及变更编码的物资信息与条码系统对接，往条码系统中增加了ERP的“用料单位”“外部合同号”“采购人名称”“验收人名称”“生产厂家”等信息，方便了保管员在条形码系统中的出入库操作应用；在ERP系统与物采系统的集成中，将油田具备资质的供应商范围信息传入到物采系统，使采办员在物采系统中进行选商时可以方便选择地区公司准入的供应商，促进选商效率的提升。

　　2.4 持续提性能，促进系统的好用性与易用性的提升优化 ERP 系统中的自开发报表 。 ERP上线初期 ， 塔里木油田开发了 “ 需求计划追踪查询表”（ZP10MMRP033）、“合同执行情况查询报表”（ZP10MMRP158）、“库存报表”（ZP10MMRP035）等38个自开发报表来满足业务查询与跟踪的需求。随着数据日积月累，达到海量数据，使查询速度成为了应用的瓶颈。针对瓶颈问题主要采取了两项措施来解决。首先从技术层面对程序进行优化，优化了取值逻辑及关联逻辑、建立相关关键字的索引、创建现有报表数据的缓存表等；二是将难以通过现有技术解决的问题通过划小功能单元的方法处理，即是把原来多岗位合并使用的功能按不同岗位的具体需求进行拆分，开发出满足各自岗位需求的功能。主要针对合同管理岗建立了“合同履行台账报表”（ZP10MMRP256），对计划管理岗跟踪计划执行开发了“计划全生命周期统计表”（ZP10MMRP253）、对采购人员查看订单收发明细开发完善了“采购订单收发明细报表”（ZP10MMRP258）等, 这样查询中对无关数据的提取大幅减少，而具体岗位的应用效率大幅提升。

　　2.5 探索新方法，避免 ERP 权限管理的内控风险

　　油田开发了ERP权限内控检查系统，由权限管理人员在授权时在系统中进行权限互斥性检查。系统包括四个功能：权限互斥检查、用户权限查询、事务代码查询角色、角色查事务代码。通过该系统权限管理员不仅可以方便地查询各用户所具有的权限和可操作的功能，更重要的是在添加新角色或权限时可方便检查该用户是否有互斥角色或互斥权限，这样有效避免的用户互斥权限的产生。该系统运行后，油田ERP系统权限内控测试没有再出现相关问题。

　　3、持续改进方向

　　3.1 在油田层面 ERP 系统在功能上还需进行持续完善，应用范围还须继续扩大

　　将进口物资的平库业务纳入ERP系统进行统一管理。进口物资平库业务纳入ERP系统管理后，可以共享整个油田ERP的库存、期货、领料需求等的实时信息，方便进行合理有效的平库工作，可有效降低油田整体库存，同时为后续上线集团公司进口物资管理系统打下基础。

　　按照集团公司“统一平台、分散操作”的原则，将油田矿区事业部的生产物资采购与库存管理业务及油田其他单位的物资相关的小系统的业务也统一到ERP系统中，能替代的系统尽量替代，统一供应商资源、统一物资编码管理，从而实现油田的生产物资的统一管理。

　　建立决策支持系统、集成多系统业务到一个平台、开发待办业务提醒功能等，使已建立的系统、已产生的信息、已积累的数据等通过更好的方式为用户服务、为生产决策服务。

　　3.2 从总部层面，还需在系统集成、技术提升等方面开展工作，促进系统的深化应用

　　应完善总部系统之间的集成。应实施ERP系统与合同管理系统及物采系统三套系统中关于合同立项、选商、招投标管理及合同管理功能的集成，消除三个系统中的重复环节，减轻员工操作系统的工作量，提升信息的共享度。

　　建立总部系统与地区公司系统的数据共享接口。可使地区公司业务信息保持完整性，为方便地区公司进行各种统计分析提供完整的数据资源条件。

　　深入研究ERP系统，挖掘系统的新功能，推广应用到各地区公司中；另一方面，各地区公司已开发应用的一些好功能，可从总部层面进行统一推广应用，促进资源共享。

　　3.3ERP 系统在管理上除了进行技术统一管理外，还需在业务上进行统一管理。

　　ERP系统贯穿了油田所有业务部门和所有与财务有关的生产经营活动，只有在统一的专业部门的统一协调与管理下才能将各种经营活动的业务流程统一起来而不出现遗漏或重复，才有可能打破各模块之间的独立运作，从而建立项目、物料、设备、财务等模块之间、油田各部门之间畅通的工作流程。相反，ERP系统在经营管理方面强大的立体管理效能难以充分发挥。

　　4、结语

　　ERP系统是一个复杂、强大的生产经营综合管理系统，随着应用时间的推移和公司管理需求的不断提升，我们仍需要一直不断地去研究新方法、开发新功能、探索新应用，把ERP的应用不断引向深入。

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