摘要：基于网络环境为图书馆档案管理工作带来的挑战与发展机遇,本文对图书馆档案管理工作现状展开分析,并提出有效方案,希望对该领域研究工作有所助益。
关键词：网络环境,图书馆,档案管理,有效方案
伴随着信息技术发展的日新月异,图书馆档案管理工作向着信息化、智能化、可持续发展方向大幅迈进。在信息技术的推动下,图书馆档案管理工作实现了组织形式等层面的深度变革,有效提高了档案管理工作的效率与质量,节省了人力物力等运营成本。一方面,在网络环境下,档案信息的安全面临着一定的威胁;另一方面,图书馆档案管理工作存在不足,为图书馆档案管理工作带来一定的挑战。因此,档案管理人员要辩证看待网络技术的重要作用,实现网络环境下档案管理工作准确、高效、智能、安全、可持续发展的目标。
一、网络环境为图书馆档案管理工作带来的优势
(一)档案管理工作向信息化方向实现转变。
在网络环境下,图书馆档案管理工作实现了信息化发展,这一方面体现在传统的纸质档案转变为电子档案,另一方面体现在档案存储的方式转变为在网络信息平台存储。档案存储信息平台的优势在于能够存储更多数量与不同种类的档案数据,档案数据的类型得以从文档为主拓展为音频、视频、文档等多元化的类型。这不仅有效减轻档案收集、归档、存储层面的工作难度,同时也有效节约了档案管理在存储层面的成本,同时也为档案的进一步利用建立了良好的基础。
(二)档案管理工作得到创新。
在传统的档案管理模式中,装订、分类、编码、装箱、存储等多项管理工作由管理人员负责,档案查询时间取决于工作人员服务的时间。但在网络环境下,伴随着办公软件、人工智能等多项信息技术的融入,大量的简单操作如编码、收集等被机器所取代,人力资源成本得到有效的降低,档案管理团队向精细化管理、信息化管理、综合性人才方向发展,这有的促进了档案管理行业的发展创新,意义十分深远。另外,伴随着自助查询机、查询网站等技术的推广运用,档案查询服务打破了时间、空间层面的限制,甚至能够满足用户的个性化需求,有效地提高了用户对档案管理服务的满意度。
(三)档案管理的质量与利用效率得到提高。
较之于传统的档案管理形式,网络管理有效减少了档案损坏、丢失等层面的问题,提高了档案的完好度与准确度,提高了档案管理的质量。同时档案转递、审批、查询等工作全部都在信息平台处理,管理的流程得到有效的简化,档案管理的效率因此得到有效提高。此外网络环境下开展档案管理工作也与办公无纸化、环保化等可持续发展的要求十分符合,从多个角度降低了档案管理的成本。
二、网络环境下图书馆档案管理工作现状
(一)信息化建设存在不足。
在当前网络环境下,图书馆档案管理工作存在信息化建设不足的现象。一方面,体现在部分图书馆开展档案管理工作时,仅仅将网络化、信息化档案管理工作停留在资料信息的数据化保存和档案收集这两个方面,信息化工具的使用存在局限性,信息存储平台相关功能也不够完善;另一方面,体现在部分档案管理团队在档案管理服务信息化程度层面存在不足,对外档案查询、数据库共享等层面还存在局限性。
(二)档案管理团队管理水平有待加强。
在网络环境下,档案管理团队的信息技术水平至关重要。但部分图书馆缺乏专业的网络管理人才,档案管理人员的信息技术水平也存在不足。另外,部分图书馆以及相关管理单位缺乏对档案管理人员的培训,导致档案管理人员信息技术水平无法得到有效进步,创新能力愈发不足,无法满足网络环境下档案管理能力目标的要求。
(三)档案安全面临挑战。
部分图书馆保存着大量的科研数据、历史文献等极其重要的信息,一旦丢失损失不可估量,因此在网络环境下档案信息的安全至关重要。但实际上,部分图书馆缺乏网络安全防范的意识,缺乏网络安全防范体系,对网络设备缺乏定期检查与更新,缺少重要档案备份、病毒隔离等多项有效防护措施,图书馆档案管理面临着较大威胁。
三、网络环境下开展图书馆档案管理工作的方案
(一)提高档案管理意识。
在网络环境下,为高效实现图书馆档案管理工作,档案管理人员要升级管理思想,用科学的思想引导实践工作。为此管理人员要正确认识网络环境下档案管理工作的内容,要正确认识到网络环境下档案管理工作已不单纯是档案信息的数据化保存以及收集,要依托网络技术提供档案管理、档案管理领域信息化建设、档案管理服务信息化建设等全方位的档案管理以及服务意识,为提高档案管理的质量与效率提供理论上的保障。此外,在网络环境下管理团队也要与时俱进提供更为先进的档案管理服务形式,以此提高档案管理的质量以及利用效率。一方面,管理人员在线上要加强图书馆网站等相关服务设施的建设,以此提高档案下载、浏览以及查询的效率;在线下要加强宣传,提高相关服务的宣传力度,并推动移动查询软件建设,深度打破档案服务的时间空间限制,提高档案服务的质量,实现档案管理服务的信息化建设;另一方面,管理团队要加强信息化技术的投入力度,如投入进出库手持移动终端、大型办公软件等信息化管理软件,并定期维护与更新,使之满足不断发展的档案管理信息化技术要求。
(二)优化档案管理团队建设。
在网络环境下为高效实现图书馆档案管理工作,管理团队可通过优化档案管理团队建设保障图书馆档案管理工作的持续稳定开展。为此可从以下几个方面入手:第一,健全管理体系。为健全图书馆档案管理体系,管理团队要深入解读网络环境下图书馆档案管理的要求,根据相关经验以及本单位实际情况,建立一套涵盖档案收录存放、整理收集、安全保密、档案等级分类、档案管理责任制度、人员管理等多个层面内容的档案管理体系。并根据管理体系明确档案管理各个环节的职责范围,使图书馆档案管理工作有法可依、有章可循,以此实现档案管理工作的有序、高效开展,为档案管理的质量与效率提供制度保障。此外,管理团队要加强对档案的接收、传递等各个流程的监督力度,确保各个流程的规范、有序,以此保障档案管理的质量与效率。第二,提高档案管理团队信息化水平。在网络环境下,图书馆档案管理工作需要的是集图书馆技能与信息化技术为一体的复合型人才。因此管理团队要加强内部信息化技术以及档案管理技术的培训力度,提高员工的信息化技术水平以及档案管理的水平,以此保障网络环境下档案管理工作的持续开展。员工自身也要树立终身学习的意识,不断阅读相关书籍,用常换常新的管理思想促进图书档案管理工作创新发展。第三,提高团队网络安全防范意识。管理团队要建立涵盖系统安全技术、数据安全维护、网络安全防范等多维度的网络安全防护体系,以此保障电子档案的安全。同时管理人员要定期维护系统,确保系统的稳定运行,对重要的数据要采取加密、备份、病毒预防隔离等手段。此外,管理人员要建立完备的应急预案,提高应急能力和备份技术,以此保障网络环境下图书馆档案管理工作的安全性与稳定性。
结语
综上所述,网络环境下图书馆档案管理工作机遇与挑战并存,因此要实现网络环境下的高效管理,管理人员要认识到自身不足,深度解读网络环境下档案管理工作的全新要求,发挥网络技术的优势,正视网络技术带来的挑战,以此实现网络环境下图书馆档案管理工作的创新发展。
参考文献
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