摘要：建立文档一体化管理模式, 从根本上打破法医鉴定文件和档案的界限, 使档案部门提前介入文件生命周期, 减少工作环节, 节省劳动力, 最大限度地提高工作效率, 实现真正意义上的现代化的数字管理。
关键词：法医,鉴定档案,文档一体化,管理模式
进入21世纪, 人类已经进入了高度信息化时代, 以“互联网+”、量子通讯、卫星传送等高新科技手段为主要支撑的数字化时代已然到来, 引发了全球经济和社会的深刻变革, 冲击着当下的各行各业。其中信息技术的飞跃发展, 为法医鉴定档案管理工作提供了全新的技术手段。法医鉴定档案属于公、检、法、司、卫、高校各个系统自己管理, 没有形成统一的管理机构, 各个机构因人员和规模而没有设置专职的法医鉴定档案管理员。这意味着数字化建设因缺乏统一的领导而步伐迟缓。这与国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》 (2016-2020) 是不合拍的。文档一体化模式在吉林省的探索实践和宜昌市文档一体化的成功上线, 为法医鉴定档案管理提供了成功范例。如何运用先进的档案学管理理念和科学的管理模式, 在现代化的高速进程中跟上时代的步伐, 法医鉴定档案管理工作作出顺应时代发展的探索实践, 是我们这一代法医鉴定档案管理工作者的首要任务。
1 从文档不分到文档分制
古代中国, 文件、书籍、档案不分, 商代统称为“册”, 周代称为“中”, 并“藏之太庙”或“天府”, 是至高神圣之所在, 由此开启了文件书籍档案统一管理的先河。秦汉以后, 称“典籍”, 魏晋称“文书”“文案”, 唐宋称“文卷”“案卷”“案牍”等。档案学界一般认为, 直到清顺治年间, 才有了与现代同义的“档案”一词。民国时期, 西学东渐, 国民党政府为提高行政效率, 于1935年成立了“行政院档案整理处”, 这一独立档案行政管理机构的设立, 标志着文档分制管理模式的正式确立。新中国建立后, 于1954年11月成立了“国家档案局”, 进一步明确了文档分制的管理体制。
文档分制起源于欧洲, 古罗马人把文档按发文和收文进行分类保管, 5-11世纪, 封建庄园和教会把文档分为“开式 (一般性文件) ”和“闭式 (机密文件) ”, 16-17世纪, 出现了按君主、臣民、外交三大类别整理档案的方法。18世纪, 欧洲一些国家已经建立了国家档案馆, 与国家档案馆并列的是数以万计的封建庄园档案馆、教会档案馆、城市档案馆、社团档案馆以及形形色色的私人档案馆, 他们星罗棋布, 彼此独立, 各行其是, 各自以自己认为合适的方式来收藏和管理档案, 彼此之间既没有纵向的隶属关系也没有横向的业务联系, 使档案工作的管理方式、服务目标和价值意义呈现多元化, 也开阔了档案工作者的视野[1]。
2 从“文件生命周期”到“文件连续体”理论
第二次世界大战期间, 美国海军的文件和档案呈海量增涨, 存储空间和管理人员严重不足, 人们将文件和档案归在一起进行管理。1940年, 美国档案学者菲利普·布鲁克斯在理论上提出了“文件生命周期”概念, 文件生命周期指的是文件从产生直到因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。菲利普·布鲁克斯认为文件与档案属于同一事物的发展过程中的不同阶段。在这一理论的指导下, 美国于1949年成立了总务管理署辖下的“国家档案与文件管理局”, 并赋予其指导监督联邦政府文件管理的职责。1970年成立了“美国国家档案与文件署”, 可以视为纸质文件和档案统一管理成功的社会实践。
由于纸质文件从生成到归档的运动过程是线性发展的, 从文件格式和整理顺序都实实在在反映出来。电子文件的出现和运行方式, 在多数情况下则可作逆向运动, 呈现出非线性运动轨迹。文件生命周期理论显然已不能完全适应电子文件的发展运动轨迹。20世纪80年代, 澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德认为电子文件的生命周期可以理解为“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程。”并据此提出了“文件连续体理论”。文件连续体理论更好地适应电子文件的运动特点:文件可以同时存在于运动过程中的不同时空点上, 呈多维性特点。文件连续体理论是对文件生命周期理论的修正或补充、继承和发展, 揭示了文件管理和档案管理正朝着一体化的方向发展, 对今后档案管理的方向、模式、职能机构设置有深远的指导意义。
3 文档一体化理论
欧美档案学者提出的“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”, 是文档一体化的理论基础, 旨在文件和档案在同一系统中进行管理, 数据可以共享、可以交换、可以协同、可实现一次录入多次利用的设想。文档一体化是文件生命周期理论和全程管理与前端控制思想应用于电子文件管理的典型模式, 强调的是文件自生成到生命活动周期结束的全过程, 具有连续性和完整性的特征。文档一体化利用管理系统将文件处理与档案管理相结合, 充分利用文件处理过程中形成的数据信息, 避免档案部门的重复劳动, 使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体, 从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化, 档案部门也摆脱了繁琐立卷工作, “保存即归档”。
文档一体化在我国首次提出是在1985年6月教育部和国家档案局召开的档案专业教育改革座谈会上。吉林省和长春市档案局创造的“吉林模式, 体现了80年代, 我国档案界针对文件和档案一体化管理的现实模式的探索。”该模式与传统模式的主要区别在于, 它是将文件的登记、立卷、着录 (包括标引) 同时进行, 称其为“三位一体法”。最大特点是将文件的归档提前, 使之与文件的“收发文登记”合一, 其他分类立卷、着录标引也同时进行。“吉林模式”是当时真正地现行文件与档案管理的一体化模式[2]。据统计, 实施“三位一体法”后, 原来的收文登记、发文登记、收文处理登记、发文处理登记、卷内目录填写、案卷封面编目、案卷备考表编制、案卷目录编制、档案着录等9个与登记和着录相关的工作程序, 简化为填制卷皮 (一卷一事) 、填制案卷目录2个程序, 登记和着录项目也由63个简化为39个[3]。2013年国家档案局将《宜昌市市、县、乡、村电子文件与电子档案一体化管理》课题列为国家档案科研课题, 2015年, 宜昌市县乡村文档一体化管理系统正式上线, 标志着文档一体化模式在中国开始了推广的过程。
4 法医鉴定多元化体制, 管理分散
新中国建立后, 公、检、法机关在“互相制约、互相监督”原则指导下, 在公安机关、检察机关和人民法院系统内部相继设立了法医鉴定机构, 其中公、检、法、司系统各自建立了中央、省、市、县四级鉴定机构, 形成了现有的公、检、法、司各自独立的法医鉴定格局。1987年, 国务院颁布了《医疗事故处理办法》, 要求医院进行鉴定。这意味着, 不仅公、检、法、司各有其鉴定系统, 高等院校、医院卫生系统也各自有自己的鉴定机构, 最终形成多系统多层次的多元制法医鉴定体系。这种多元制法医鉴定体制弊端日益显现, 导致法医鉴定档案长期处于无序的状态下, 各自的档案由各系统各层级分散保管, 利用率极低。当法医学研究者想要在法医病理学、法医毒物学、法医临床学、法医昆虫学等学科领域深入研究时, 这些珍贵的元数据却躺在各个角落里睡大觉。如果法医医学研究者或者法医鉴定档案管理者要在这些元数据的基础上作精确的案例分析, 无法也无从获得。比如说湖北省黄石市求实司法鉴定中心的法医鉴定档案由求实司法鉴定中心保管, 黄石市公安局刑侦支队的法医鉴定档案则属于刑侦支队技术队自已管理保管, 全国的情况大致如此。在当前信息共享的21世纪, 法医鉴定档案的科学管理也应引起档案学者的重视。2017年7月19日中央深改组会议审议通过了《关于健全统一司法鉴定管理体制的实施意见》, 标志着司法鉴定管理体制正在走向健全, 标志着法医鉴定档案的科学管理也将提上议事日程。
5 法医鉴定文档一体化管理模式
法医鉴定文档一体化管理的目标是建立法医鉴定电子文件形成单位、归档单位到永久保存档案馆数据库的无缝挂接通道, 使各系统各层级法医鉴定机构能够将记载法医鉴定过程、建档立卷、归档保存的有价值的电子证据原件完整地、完全地上传到数字档案库, 实现数据共享和社会利用。运用前端控制理论, 结合2017年12月29日国家档案局印发的《电子档案管理系统基本功能规定》, 设计此管理系统:第一, 按国际上通用的标准、规范和协议, 制定设计可实施法医鉴定一体化管理系统标准和规范, 使该系统能最大限度地满足法医鉴定文件使用者和档案管理者的需求。第二, 制定法医鉴定文档管理系统的技术标准, 包括多层级的运行模式、扫描技术、权限设置、存储技术、处理技术、检索技术、利用技术等。第三, 文档特有的格式、版面设计、数据结构、影像的显示以及对档案的归档、立卷、鉴定、着录、保存时间都要在系统的设计之初完成。第四, 设计分层分级的权限设置, 保证信息资源的绝对安全。第五, 建立有强大平台支撑的数据库, 并保证集成接口的无缝挂接。
法医鉴定因其作为一种证据材料的存在, 其电子版也可称为电子证据, 应从委托受理、电子签名、审批审签、高速扫描 (病历资料、影像片CT等、照片视频等) 、制作鉴定意见书、复核签发、防伪水印一键打印鉴定意见书到电子档案的建档、立卷、价值鉴定 (确定保存时限) 、归档保存、权限设置、分类编目、查询检索全过程, 采取统一的技术标准, 包括统一软件、硬件, 统一接口标准等多个系统连续统一、前后衔接的整体运动过程。质量上要求法医鉴定电子证据原件完整清晰, 以保障全程管理和数据共享电子档案管理的质量和管理水平。注重文件运转的全过程, 通盘规划, 在电子档案的形成阶段就鉴定其档案价值, 根据需要加上归档标识, 以防被修改或删除。
总之, 建立文档一体化管理模式, 从根本上打破法医鉴定文件和档案的界限, 使档案部门提前介入文件生命周期, 减少了工作环节, 节省了劳动力, 最大限度地提高工作效率, 实现真正意义上的现代化的数字管理。
参考文献
[1]余明玉.中西档案管理机构发展历史差异及影响探析[J].档案学通讯, 2014 (4) :39-42.
[2]柯峰.文档一体化的整体构想[D].山东大学, 2008
[3]胡津育.“文档一体化”在基层的可行性[J].档案与建设, 1994 (4) :48.
