摘要：法医鉴定档案数字化战略大体上可以分四步走:第一, 法医鉴定档案数字化加工。第二, 基于J2EE体系的法医鉴定档案管理系统。第三, 法医鉴定文档一体化。第四, 建立国家法医鉴定数字档案馆。
关键词：数字化加工,J2EE体系,文档一体化
随着国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》 (2016—2020) 和国家档案局《DA/T31—2017纸质档案数字化规范》等12项档案行业标准的出台, 吹响了纸质档案数字化的号角, 标志着我国的纸质档案数字化进入了启动阶段。在纸质档案数字化的大潮中, 时代对法医鉴定档案的“电子档案完整性的保存”数字化战略提出了新的挑战, 针对我国法医鉴定的多元体制, 档案管理呈现出多系统、多层级散在的传统存储方式, 法医鉴定档案管理工作者也给出了自己的探索和思考。
一、法医鉴定档案的数字化加工
法医鉴定档案因其散在的存放方式和特殊的档案类别, 分属于公检法司卫、高等院校各系统自己管理, 没有形成统一的管理机构, 这意味着数字化建设缺乏统一的领导和实施规划时间表。国家档案馆可先行对各级法医鉴定档案机构现存的档案进行调研了解数目、年份、纸张大小等信息, 制订出标准的数字化加工方案, 要求各系统各层级各部门指定专人负责, 提供专业的图像获取处理和管理技术, 对现有的纸质档案进行整理、鉴定、扫描、扫描质检及图像处理、图像质检、电子立卷、数据归档、审核等基础进行工作, 为下一步法医鉴定档案着录挂接做好准备。
二、建立基于J2EE体系的法医鉴定档案管理系统
J2EE是一种分布式组件系统, 其应用模块支持B/S、多层模式的操作, 能够在任何操作系统和硬件配置上运行, 现有的操作系统和硬件也能被保留使用。具有“编写一次、随处运行”的特性、方便存取数据库的JDBC API、CORBA技术以及能够在Internet应用中保护数据的安全模式等等优势, 有良好的向导支持打包和部署应用, 添加目录支持, J2EE能够开发部署在异构环境中的可移植程序。法医鉴定档案管理系统应可连接医学仪器、获取影像、图像信息, 支持对图片进行采集、测量 (周长、距离、面积) , 录像、支持AV、USB、DVI、S端子、HDMI等各类视频接口, 可进行身份证识别, 图像区域截取等强大的处理功能。
法医鉴定档案作为一种特殊的档案类别, 涉及法律层面的个人信息和隐私。如何在有效利用这些珍贵资源开展学术研究的同时, 保护好个人的信息和隐私, 是法医鉴定档案数字管理必须要解决的理论和技术课题。比尔曼认为, “电子信息系统中没有所谓的原件”, 所以“应该防止随意篡改电子文件, 同时记录能证明其凭证性的背景信息和相关线索”。J2EE权限管理系统, 就很好地解决了这个问题。J2EE系统分为五大模块:权限管理、部门管理、机房管理、人员管理、日志管理。每个模块都必须验证相应的权限, 只有具有权限的人员才能进入, 并进行对应的操作。系统基于Struts框架, Hibernate框架以及JSP技术, 直接提供各种安全机制:身份验证机制、数据库资源的授权访问机制、数据库日志、密钥的保密机制, 安全事件事后审计机制等可保证权限内的用户才能访问系统资源, 登录后的用户, 只能依其权限利用、处理和管理档案, 确保其安全。通过高级管理员来配置权限, 然后把权限分配给人, 从而实现让权限控制整个系统, 该系统的权限管理是可以被重用的, 可以通过管理员给用户分配任何一种权限, 当某人员登录到该系统中, 登录之后就获得了该人员所具有的权限, 从而进入不同的页面。本系统提出了基于Struts技术的统一权限系统架构, 采用这样架构, 可以将权限系统从业务系统中独立出来, 多个不同的业务系统能够共享一个权限系统。
三、法医鉴定文档一体化构想
文档一体化是文件生命周期理论和全程管理与前端控制思想应用于电子文件管理的典型模式, 利用管理系统将公文处理与档案管理相结合, 充分利用文书处理过程中形成的数据信息, 避免档案部门的重复劳动, 使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化, 档案部门也就摆脱了繁琐的立卷任务。
文档一体化在我国首次提出是在1985年6月教育部和国家档案局召开的档案专业教育改革座谈会上。吉林省和长春市档案局创造的“吉林模式, 体现了20世纪80年代, 我国档案界针对文件和档案一体化管理的现实模式的探索”, 将文件的登记、立卷、着录 (包括标引) 同时进行, 称其为“三位一体法”。最大特点是将文件的归档提前, 使之与文件的“收发文登记”合一, 其他分类立卷、着录标引也同时进行。“吉林模式”是当时真正的现行文件与档案管理的一体化模式。据统计, 实施“三位一体法”后, 原来的收文登记、发文登记、收文处理登记、发文处理登记、卷内目录填写、案卷封面编目、案卷备考表编制、案卷目录编制、档案着录9个与登记和着录相关的工作程序, 简化为填制卷皮 (一卷一事) 、填制案卷目录2个程序, 登记和着录项目也由63个简化为39个。2013年国家档案局将《宜昌市市、县、乡、村电子文件与电子档案一体化管理》课题列为国家档案科研课题, 2015年, 宜昌市县乡村文档一体化管理系统正式上线, 标志着文档一体化模式在中国开始了推广的过程。
法医鉴定文档一体化管理系统的目标和任务是建立法医鉴定电子文件形成单位、归档单位到永久保存档案馆数据库的无缝挂接通道, 使各系统各层级法医鉴定机构能够将有保存价值的电子证据原件完整地、完全地移交到档案馆, 形成记载历史、传承文化的电子档案。法医鉴定电子证据从形成到电子档案的立卷、归档过程, 是多个系统一个连续统一、前后衔接的整体运动过程, 必须采取统一的技术标准, 前端控制理论要求法医鉴定电子证据原件完整清晰, 以保障电子档案管理的质量和管理水平。
设计此管理系统的任务大体有:1.首先要按国际上通用的标准、规范和协议, 制定设计可实施法医鉴定一体化管理系统标准和规范, 使该系统能最大限度地满足法医鉴定文件使用者和档案管理者的需求。2.制定基于J2EE系统的法医鉴定文档管理系统的技术标准, 包括多层级的运行模式、权限设置、存储技术、处理技术、利用技术等。3.文档特有的格式、版面设计、数据结构、影像的显示以及对档案的归档、立卷、着录、权限、保存时间都要在系统的设计之初完成。4.建立有强大平台支撑的数据库, 并保证集成接口的无缝挂接。
四、建立法医鉴定数字档案馆
建立法医鉴定数字档案馆, 是时代发展的必然。目前, 国内已经有深圳数字档案馆、青岛数字档案馆、杭州数字档案馆、江苏电力企业数字档案馆等多个数字档案馆。深圳市数字档案馆, 曾被人描述为“数字化的流水线”, 其真正实现的是对馆藏数字化的管理, 缺乏对电子文件管理的应有之义。建立法医鉴定数字档案馆, 不仅仅是对原有的法医鉴定档案的数字化加工, 也不是将传统的纸质档案管理向电子档案管理的简单延伸, 而是将经过数字化加工后的法医鉴定档案和文档一体化模式下的信息系统实现无缝挂接到基于J2EE系统的法医鉴定数字档案馆网络平台。2016年11月12日, 国家档案局委托浙江省档案局组织专家对拱墅区数字档案馆系统进行了测试, 该系统构建了馆藏档案综合业务管理、集中式+分布式数字档案室管理、档案资源共享利用、电子公文接收、档案门户网、“异地查档、跨馆服务”远程利用民生档案服务平台等多系统多平台复合应用系统, 达到了国家档案局制定的《数字档案馆系统测试指标》, 很快投入了使用。
法医鉴定档案是法医鉴定机构行使职能的证据, 设计统一接口归档平台和数据自动归档接口, 利用J2EE平台系统和文档一体化的模式忠实地记录这一职能过程, 并且将价值鉴定提前在前端控制系统, 将职能鉴定完成于电子档案立卷移交数据库之后, 使鉴定质量更高更好。这一新的法医鉴定工作模式, 真正地改变了法医鉴定档案管理工作者的工作形态, 机构以职能为中心管理模式将向着更高的以流程为中心的管理模式变革, 使之从原来繁琐的工作中解放出来, 最大限度地发挥法医鉴定档案的社会价值、学术价值、凭证价值、历史价值, 也为法医鉴定档案管理工作者重新展现自己价值的提供了时代机会。
