建立非生产项目合同标准化管理制度

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　　【题目】电力企业非生产项目合同管理问题探究
　　【第一章】电企外委项目合同控制分析绪论
　　【第二章】J公司非生产项目合同管理现状及存在问题
　　【第三章】企业非生产项目合同管理存在问题的原因分析
　　【4.1  4.2】优化合同管理业务流程
　　【4.3】建立非生产项目合同标准化管理制度
　　【4.4 - 4.6】搭建非生产项目链条式合同管理平台
　　【结论/参考文献】电力公司非生产项目管控研究结论与参考文献

　　4.3 建立非生产项目合同标准化管理制度

　　企业合同管理是企业根据业务需求，从合同相关各方进行洽谈、合同起草、合同签署开始，经历合同的履行，到合同结束为止的一个全过程管理。所以在制定非生产项目合同标准化制度时，就要考虑到整个过程中合同管理各阶段的制度该如何去建立、优化，必须要覆盖全面，无论是合同前期、中期还是后期都要重视，进行系统性和动态性的管理。

　　J 公司在制定原来的非生产项目合同管理制度的时候，缺乏全面性和规范性。合同管理从最初期合同签订前的立项审批、签订、履约、变更等到合同完成后档案保管，涉及的内容和范围非常多，J 公司只针对其中某些环节做出了管理制度的建设，同时也有制度虽然存在，但是由于制度本身的制定并不规范，导致在实际的合同管理中依然处于无章可依的情况。

　　根据分析后，着重针对以下几个存在问题较多的环节，制定标准化的合同管理制度。

　　4.3.1 制定合同签署前的审查制度

　　合同的前期调查由合同管理人与合同承办人员共同执行，合同管理负责人、合同管理办公室、财务部门、法律顾问等提供技术支援。合同签订需要调查的具体内容包括：

　　1）签订合同前首先要严格审查对方当事人的主体资格。在合同签署过程中签订主体是否具有签订资格是合同得以成立和实现的基础，订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得与之擅自签订合同：

　　? 对法人必须审查公司法人营业执照原件或营业执照的副本复印件；? 对外方当事人的资格审查，应调查其公司地位和性质、其存在是否合法、公司的法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司注册地。

　　2）签订合同前需要核实代理人的代理身份和代理资格，同时要审核代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。合格的代理人必须能够提供：

　　? 代理人职务资格证明及个人身份证？ 被代理人签发的授权委托书3）签订合同前，必须认真审核对方当事人的履约能力。对方当事人如属于专业性较强行业或限制经营项目，应要求对方当事人提供由政府法定机构颁发的经营许可证或资质等级证书等证明。另外对对方当事人提供的证明资料，必要时需在证明签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。

　　4）对方当事人提供的名片、厂家宣传资料、产品说明等资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但应归入合同档案保存，以备考查。

　　4.3.2 改善合同签署制度

　　（一）规范合同起草。

　　合同的起草应争取由 J 公司或以 J 公司为主承担，发电商务分部负责商务合同的起草，项目承办部门负责技术合同的起草。

　　J 公司需多次重复使用的非生产项目商务合同类型，由发电商务分部起草商务合同示范文本，商务合同示范文本应经外聘律师审核。

　　合同必须遵守《中华人民共和国合同法》，以及相关的法律法规要求。其通用内容一般需要包含以下内容：

　　a）合同当事人的名称或者姓名和地址；b）标的；c）数量；d）质量；e）价款；f）履行方式、限期、履行合同的约定地点等；g）当发生违约情况时需要负的责任；h）解决争议的方法；i）公司《安健环协议书》；j）公司《廉洁采购协议》。

　　合同起草的注意事项：

　　a）合同应一律采用书面形式。凡国家或行业有标准或示范合同文本的，应当优先适用。合同双方协商一致的修改条款、补充合同的文书、电报电传图表、招标文件、投标文件、技术协议书、安健环协议等文件均作为合同的组成部分，但不得以其替代合同；b）合同用语应严密、准确、无歧义、无遗漏；c）合同中的术语、特有词汇等易发生歧义的重要概念应在合同的适当地方予以解释；d）合同中使用"以上"、"以下"、"以内"、"以外"或类似词语计量数额、时间等内容时，应在合同的适当地方注明是否包含本数；e）付款条件中如有预付款，预付款一般不超过合同总价的 20%,且合同金额在 100万元及以上的合同，合同方须开具不低于预付款金额的履约保函；f）合同方人员进入我方现场施工的项目，合同一般应设置金额为合同总价 10%的施工保证金；g）存在质保期的项目，合同应设置金额为合同竣工结算价 10%的质量保证金。

　　项目合同由发电商务分部统一编制合同编号。

　　（二）建立非生产项目合同模板库。

　　为保证非生产项目合同质量稳定性，对非生产项目合同管理的水平进行提升，对合同管理的质量进行改善，对合同相关法律风险进行有效的防范，建立非生产合同模板具有重要意义。合同文本风险终点要考虑标准文本的全面性、内容和适用范围的明确性、在合同管理实践中的适用性几个方面。首先，要考虑合同模板是否覆盖了非生产项目的全部领域，使用范围是否明确，然后确定文本合法性，最后确定其实际操作的可行性。

　　（1）按照采购规模的大小编制各种类型项目采购文件的一般性条款模版（包括招标文件、合同范本、评标办法、技术规范书大纲、报价清单格式），并邀请法律顾问对模板进行审核及修订，最终形成采购文件模版库。采购文件模版库形成后，大部分采购项目的采购文件均可利用库中模板快速编写，既提高采购效率，又能保证采购文件质量，同时也有利于企业标准化管理。（2）根据每个采购项目的特点，在相应的采购文件模版上编写特别条款，通过这些特别条款对各个采购项目合同的风险进行针对性防范，这些特别条款包括：合同付款方式和节点安排、特殊工种资质要求、合同价款变更条件、合同违约责任及处罚条款、免责条款、纠纷仲裁方式及合同终止条件等。在制作合同模板的具体条款时，制作了相应的测试评价表（图 4-14），各条款根据以下评价表进行单项测试：

　　现今 J 公司已开始推行建立非生产项目合同模板的工作有一段时间，在参照国家发改委及各部委发布的合同标准文件范本后，通过对 J 公司几种常用的非生产项目合同的风险点及管控要点进行辨析，结合以上测试的思路，并对合同通用条款及特殊条款框架进行标准化及固化，创新性地建立发电企业的非生产项目合同模板文件库。现合同模板文件库包含了建筑安装施工类、设计类、技术服务类、软件开发类、软件及硬件的系统集成开发类、系统设备检修维护项目承包类、项目固定单价承包类、服务项目承包类、补充协议类等九种合同模板。在实际应用中，合同模板文件库的使用不仅保证了合同的质量，提升了合同的管理水平，降低了合同相关的法律风险，还提高了合同的审查一次性通过率，提升了工作效率，降低了工作负担，将分部员工由日常繁重的重复、低技术含量的工作中解放出来，有时间提升自己及投入更有创造性的商务工作中。在接下来的工作中，将对原有合同模板进行优化、更新，更扩大了合同模板文件库的规模与范围。

　　如图 4-15 为建筑安装施工类合同模板。

　　（三）规范合同草案审查。

　　项目承办人负责起草合同，并经与合同方达成一致意见后，填报合同审批表发起审批。（1）商务分部在审查商务合同时应对以下内容进行审查：

　　a）合法性：①合同的签约各方的主体必须合法，要具有签约的能力，此能力包括权利和行为能力。②合同签约各方所表达的内容必须语义真实有效，不能违背法律法规，保证内容合法合规；③保证合同的形式合法；④保证合同签署程序的合法性；b）严密性：①保证合同条款的完整性，不能挂一漏万；②保证合同用语准确，不能有存在歧义和矛盾的语句；③对合同各方设定的权利义务必须具体、确切；④合同相应的手续要齐全、完备；⑤相应的资质等附件及变更材料要齐全；⑥合同另附的条件必须合法合规；c）合同的安全性：①防范合同风险的条款设置完善、齐备；②对合同涉及到的企业机密或者知识产权等内容必须加以保护、限制的措施；③合同不应存在有损害企业商誉、商业、技术机密或其他利益的内容；d）其他生产经营部需审查的内容。

　　（2）财务部在审查商务合同时应审查以下内容：

　　a）是否符合国家财经法规和公司财务规定；b）是否符合公司财务预算；c）资金使用的财务效果是否可靠、安全；d）资金结算、价款支付方式是否明确、合理、可行；e）合同方资金来源是否合法；f）其他财务部需审查的内容。

　　（3）纪检监察部在审查商务合同时应审查以下内容：

　　a）资金、资产的合规性合法性；b）价款、酬金和结算的确定合理、合规、合法；c）其他纪检监察部需审查的内容。

　　（四）J 公司常用合同审查要点。

　　a. 设备、材料采购合同审查要点。

　　（1）合同标的物交付与责任转移，包括交货方式选择车板还是地面、厂内运输及二次搬运、交货包装、交货规格、设备运输期间保险、财产转移等约定；（2）合同标的物检验与验收，包括工厂试验及检验、设备制造、出厂试验、开箱检查，后期安装、调试、试运行、初步性能验收、最终性能验收等约定；（3）合同标的物缺陷处理，如实际到货品牌及产地、材质、规格与合同不符时违约金的计算，设备整体性能较合同约定降低时整改要求及违约金计算；（4）质保期起计规定（发货起计还是到货验收后起计算），设备厂特别是进口设备厂倾向于发货起计，因此很多厂验收拖拉，导致其设备质保期起计时间不受控，但作为电厂还是要争取货验收后起计算。

　　（5）进口设备采用代理商签约的要核查授权书；合约明确代理商和制造商责权，并采取乙方双签署；进口设备材料结算时要提供原产地证书及报关单。

　　b. 建设工程合同审查要点。

　　（1）合同价款方式合理选择和约定（ ①固定价格；②可调价格；③成本加酬金。

　　其中固定价格又分为固定单价与固定总价两类）；（2）工程分包的约定，明确是否允许分包，分包范围的限制，分包商的资质要求、分包内容及分包单位确定程序等，需要注意不允许存在违法分包的约定；（3）工程发生变更时，工程价款的调整方式（按实际工程量结算 或按实际工程量，但设置合同甲乙双方承担一定风险量）、取费依据（合同价和定额做比较，还要兼顾时增量还是减量的情况，降低不均衡报价对合同变更的影响）、时限要求及变更款项支付方式；（4）实际情况与合同约定不一样时，约定承担风险的范围及幅度以及超出约定范围和幅度的处理原则；（5）甲供物资、乙供物资的保管、保险、领取、检验、使用等约定；（6）安全措施、安全责任的约定；（7）工程保险、设备重置险、意外伤害保险、工伤保险、第三方保险的投保范围及费用合理安排；（8）施工过程中扰民及对周围环境、建筑物、构筑物造成损害责任的预防、应对措施及赔偿责任划分；（9）大型工程中对施工方不按时发放工资的应对条款；（10）竣工资料（含竣工图、竣工验收报告等）提交的种类、期限与数量；（11）合约履行过程中，主要负责人员调整的原则；（12）使用用水、用电、用气责任划分、抄表及费用结算规定；（13）进口设备材料结算时要提供原产地证书及报关单；（14）现场主要负责人（设总、项目经理、各专业主要负责人等）及特殊工种人员（电、焊、压力容器、潜水、化学危险品、高空作业等）的架构、资质及管理要求等，需明确考勤、安建环、购买保险、人员调整原则等；（15）配合取证要求。

　　c. 支撑服务类合同审查要点。

　　（1）服务项目名称、内容、服务范围和质量要求；（2）服务质量的评价方法及相应的奖惩措施；（3）保密条款的可操作性；（4）现场主要负责人（设总、项目经理、各专业主要负责人等）及特殊工种人员（电、焊、压力容器、潜水、化学危险品、高空作业等）的架构、资质及管理要求等，需明确考勤、安建环、购买保险、人员调整原则等；（5）服务成果的提交方式与验收标准；（6）如有审查会的，合同价款是否包括会务费、专家费；合同价款是否包审查通过，及审查通过后付款，不通过则不需支付款项。

　　4.3.3 规范合同履行时的管理制度

　　1. 合同的履行由项目管理部门及发电商务分部共同负责，合同主要分为两大类，一类为商务合同，由公司发电商务分部负责，另一类为技术合同，由非生产项目的承办部门负责。在所有合同未正式生效时，任何情况都不能提早履行合同相关事项。而在合同正式生效后，则各方均应当按照合同的各项条款严格执行。在合同履行过程中，如发现合同他方有违约或先期违约情形的，由负责部门收集相关证据，在合同约定的限期里（或法定限期里）以合同约定的方式（或法定方式）向对方提出书面异议，并可根据合同法规定主张先诉抗辩权或要求合同他方承担违约责任。在发出书面异议或根据合同法规定主张先诉抗辩权或要求合同他方承担违约责任时，项目管理部门与发电商务分部应共同审核。而本公司在收到合同塔防体术的书面异议时，项目承办部门需要在合同约定的限期里（或法定限期里）以合同约定的方式（或法定方式）予以答复。向合同方他方正式答复前，如涉及到合同金额的调整，应将答复内容会签发电商务分部。

　　2. 合同需要变更时，由申请变更部门填写变更审批表，经承办部门、生产经营部生技分部（仅立项为土建或强电类项目时）、生产经营部发电商务分部、生产经营部审核，单项变更金额为 10 万元以下（不含 10 万）或累计不高于原合同金额 15%（不含 15%）的项目变更经主管经营副总经理批准，或单项变更金额为 10 万元及以上或累计高于原合同金额 15%（含 15%）的经总经理批准后完成非生产项目变更审批。变更审批表审批时需附详细变更说明、变更量的计量、第三方有资质核价单位出具核价单据及补充协议。

　　解除合同应由承办人填报并发起审批，经总经理批准后生效。如合同需要变更或者解除，但尚未达成书面协议则仍按照原合同履行相关内容。

　　3. 承办部门负责依据合同条款的约定办理合同结算。非生产项目承办部门依据管理标准办理完成的项目进度验收、竣工验收或质保验收后，依据该项目签订的合同，结算承办人确定应结算的合同款项后通知合同单位提交结算资料。合同约定的预付款或其他无需验收的款项，由结算承办人在合同条件达成时通知合同单位提交结算资料。结算承办人收到合同约定结算资料，审核无误后填报结算审批表并发起审批，经生产经营部发电商务分部、生产经营部、财务部、纪检监察部、主管经营副总经理审核，并经总经理批准（以外币结算时须经过公司董事会批准）后完成非生产项目结算审批。结算承办人将结算审批表、结算资料及相应发票或收据所有过程文件整理后交财务部归档，并由财务部完成付款。

　　4. 合同纠纷由发电商务分部负责处理，双方均应向对方提供必要的协助。其中，仲裁和诉讼事宜应由发电商务分部派员参加处理，有需要时发电商务分部可聘请律师代理仲裁或诉讼。处理合同纠纷的处理方式如下：

　　（1）协商。合同纠纷发生以后，可以先与合同方协商解决，与合同方协商达成一致意见时，应签订合同补充协议。

　　（2）调解。与合同方协商不成时，可依照法律法规的规定、合同的约定或事后达成的协议，请有关部门或者机构开展调解工作，当合同各方就调解意见达成一致后，需要及时以协商的内容补充合同协议并进行签订。

　　（3）仲裁。当进行调解工作后，合同各方仍然不能就调解意见达成一致，如果合同中有相关仲裁的条款或事后达成仲裁协议的，应向仲裁机构申请仲裁。选择仲裁方式时，应注意选择与合同重要性相匹配且有良好声誉及足够权威性的仲裁机构及仲裁员。

　　（4）诉讼：与合同他方协商不成时，且合同中无相关仲裁的条款或事后达成仲裁协议的，则可想有管辖权的人民法院提起诉讼。

　　合同债券债务关系明确，且合同方对债务无异议的合同纠纷，应由发电商务分部负责依法向人民法院申请支付令。合同方逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书的，应由发电商务分部负责依法向人民法院及时申请强制执行。

　　4.3.4 规范合同归档管理

　　合同经合同各方签字盖章后，公司应保留合同文本一正两副，合同正本交综合部文秘分部归档，副本一交财务部存档，副本二由发电商务分部自行留档。合同审批的相关文件（材料）应随合同正本一同移交综合部文秘分部归档。合同结算审批的相关文件（材料）移交财务部办理付款及归档。无补充协议变更审批的相关文件（材料）随合同结算审批文件一同交财务部归档。合同变更的所有过程文件由采购承办部门整理后交综合部文秘分部归档。协议书、调解书、仲裁裁决书、法院判决书、法院裁定书及其他诉讼文书等合同相关文件（材料）应移交综合部文秘分部随合同正本一同归档，副本或复印本可由发电商务分部自行留档。