第 3 章 A 润滑油工厂会计制度设计
在对 A 润滑油工厂进行案例分析之前，先简单介绍一下 A 润滑油工厂的大致情况。A 润滑油工厂总投资额 3000 万欧元（约合 2.8 亿元人民币），总占地面积 44000 平方米，以多元化的产品供应机动车用、工业领域及初始设备制造市场，工厂还将生产集团特有的燃油经济型润滑油产品，为车辆、重型设备和工程设备提高燃油效率，降低油耗。
工厂的经营范围是生产种类齐全的润滑油产品。集团是全球第五大石油与天然气一体化上市公司，在法国和欧洲地区是市值最大的公司，业务遍及世界 130多个国家和地区。集团公司是法国 PSA 标致雪铁龙集团全球唯一的润滑油供应商。在中国，A 润滑油为神龙汽车的东风雪铁龙和东风标致提供车用润滑油。同时，上汽通用五菱、上海通用、上汽集团、长城汽车、海马汽车、三一重工、普茨曼斯特及金城摩托车等均认可并选用 A 润滑油产品。
A 润滑油工厂投产后将生产全系列的润滑油。工厂最大年产量预计将达 20万公吨， 于 2011 年 11 月 1 日开工，计划于 2013 年 5 月正式投产。A 润滑油工厂旨在进一步完善集团在中国的润滑油战略布局，现有广州和镇江的业务覆盖华南地区，A 润滑油新厂将覆盖华北和西部市场。新建 A 润滑油工厂采用世界一流的技术与设备，将生产种类齐全的润滑油产品，供应汽车及摩托车、工业、初始设备制造（OEM）及航运市场。产品均达到最严苛的欧洲质量标准。此外，工厂的建设和运营也将严格执行国际最高的安全和环境标准。新厂建成后，将为本地和国际合作伙伴提供高附加值的产品与服务。新厂还将提供集团特有的燃油经济型润滑油产品，为车辆和重型设备降低油耗。
在第 2 章中，详细介绍了会计制度设计的理论基础，本章的框架结构根据第2 章的五个内容展开叙述，并佐以 A 润滑油工厂的实际案例进行分析。
3.1 会计科目及会计凭证设计
会计科目和会计凭证是账务处理中最基础的部分，如果把财务比作金字塔，这两部分就是金字塔最底层，也是最必不可少的部分，构筑起金字塔的地基。所以本章中，采用一定篇幅来叙述这个课题。
3.1.1 会计科目设计
A 润滑油工厂的会计科目是遵从集团全球化的统一设置。对于商业活动中发生的每一种费用类型都可以找到相应的科目进行归集。工厂使用的是 SAP 系统，集团在全球范围内都采用这种财务系统，科目用 8 位数来表示，归类如下表会计科目设置的非常完善，如果是会计人员直接做账，会比较容易的识别出费用类别，然后入到相应的科目中去，这样当然是比较准确的，但是工厂的交易非常多，如果所有都靠会计人员亲自做账，这样要请一个庞大的会计人员系统，会浪费很大的人力、物力、财力，系统可以省事、省钱、省时。工厂使用的是SAP 系统，这个系统不仅仅财务部门在用，采购部、客户服务部、员工都在使用这个系统，他们的操作会通过 SAP,直接进入到会计科目当中，就生成了明细账。
比如，客户服务部门负责下订单，他们在 SAP 里操作，订单根据后台已经设置好的收入成本匹配规则，数据会相应进入收入和主营业务成本科目。采购部负责与供应商的操作，和供应商相关的采购，根据后台配置，进入相应的应付和其他应付科目。员工在做自己费用报销的时候，会选择相应的费用类型，这些费用类型也会配置到相应科目中去。这样就节省掉会计人员手工做账所耗费的时间。而与科目一一对应的是一种材料代码，在给员工选择的时候是这些材料代码，然后材料代码会把金额和内容一一匹配到会计科目当中去，会有好几种材料代码对应一种会计科目。员工手上会有材料代码表，材料代码表有两列，一列是材料代码，另一列是材料代码所代表的内容。员工只要根据自己要操作的内容去选择相应的材料代码，然后在 SAP 里操作即可。
但是在建厂初期的时候，员工对于材料代码不熟悉，对于自己报销或者操作的内容，没有选对正确的材料代码，而导致入错科目，这样就会对明细账的准确性造成很不好的影响。会计人员及时发现了这个问题，并且商量采取一些措施纠正及避免错误的发生。针对问题，会计人员提出了两个措施：
首先，总账会计在月底查阅本月的明细账，发现明细账中描述与科目不相符的，及时在 SAP 系统中做出科目调整。为防止有错账遗漏，应付会计在做员工报销和采购付款的时候，发现材料代码和科目不匹配的情况，也会及时通知总账人员，进行科目调整，避免遗漏。但这还是存在一定的隐患，一个是由于明细账的条目众多，人的肉眼有限，对于错误的会计科目，可能还是会有遗漏的情况发生。另一个是看不到这条明细账错误的根源和导致者，看到这条明细账的时候，能追查到操作的用户是总账会计，要找到最初的使用用户比较困难和周折。
其次，改错是一个方面，这样只能把错误造成的严重后果弱化或者消除，但这并不是解决问题的惟一途径和最好办法。最好办法还是从源头避免错误的产生，即避免员工由于选错材料代码，而导致会计科目用错。怎么避免呢，会计人员向员工提供完整的信息，同时组织培训，对员工进行专业的讲解和训练。
会计人员从系统中，导出材料代码和会计科目的匹配表，认真比对，没有错误，并且应该把材料代码的描述润色为员工所熟悉的费用描述，这样方便员工选择。然后为工厂全体员工组织一个培训，为期一小时，因为工厂全体员工都会用到系统进行报销或者采购。召集大家在一起培训，把材料代码按顺序，详细地给大家讲述一遍，然后再针对用材料代码比较多的部门，进行特别培训，把他们使用频率较多的材料代码特别标示出来，提醒他们注意，要求他们把自己使用频率较多的材料代码打印出来，贴在座位上，每次用的时候，方便随时查看，从而避免大范围的选择错误。培训后，把会议相关资料发给工厂员工，然后监督他们是否打印出常用材料代码表，贴在座位上。这样全体范围的培训，先组织一次，看一下效果怎样，如果效果不错的话，以后只需要定期对新入职的员工进行培训即可。如果有些部门执行起来的效果不好，先是发邮件提醒，抄送部门负责人，最后实在不行，再对这个部门进行一个特殊培训。
由于以上的两个措施，强化了大家对材料代码的使用，会计科目的准确使用得以保障，明细账的准确性也大大提高，减轻了总账人员调整会计科目的工作量。工厂正式运营后，发现这样的错误，也越来越少，员工对本公司的系统和财务费用类型，也越来越熟悉。
3.1.2 会计凭证设计
会计凭证的格式，是由集团统一规定，包括字体型号、字体大小、内容等。
在中国，集团的所有公司包括控股公司、子公司都是一样的，中英文双语，涵盖了会计的所有信息。内容包括：公司抬头、页数、输入者姓名、凭证号码、货币种类、记账日期、凭证日期、项目、会计科目、业务说明、总账账号描述、成本中心（归集和分配费用的单位）、外币借方金额、外币贷方金额、人民币借方金额、人民币贷方金额、复核人、批准人。信息非常齐全和完善，工厂新建厂后，使用的是集团全球化的统一模板，不需要进行任何修改，只要沿用即可。但是对于员工提交过来的原始凭证，每个企业要求，最基本的发票是必须有的，但还需要别的什么呢。这个就需要财务管理人员进行规定，然后向大家提出要求，要求员工这么执行。在最初建厂的时候，对于原始凭证，分类型进行要求。员工报销的凭证，需要提供原始发票、上级主管审批的员工报销单（报销单内容包括票据发生时间、地点、内容、金额，按照票据张数罗列）。采购付款申请比较复杂，简要说明一下，有采购需求的时候，需要填写采购需求申请表，经上级主管审批，发送到采购部，采购部会找多家供应商进行竞标，竞标完成后，挑选 3 家供应商给使用部门进行选择，使用部门选择好后，和供应商签订合同，合同是集团规定的制式合同，一般包括交易双方名称、交易内容、交易金额、付款条件、违约责任等。待到使用部门填写付款申请请求财务部付款的原始凭证中，需要附上原始发票、上级审批的付款申请、合同复印件。固定资产付款申请的原始凭证，在建厂初期，只需要和采购申请一样的附件就可以了，包括发票、上级审批的付款申请、合同复印件。但随着工厂生产日益完善，面对四大会计事务所的年底审计以及集团定期的审计，还有结转固定资产的完整性，财务部门对于固定资产的原始凭证提出了新的要求，还需要员工填写固定资产项目的完工报告，这样方便看到整个项目的完工情况。而对于供应商提供发票，像工程改造这样的施工项目，供应商一般根据付款金额分次提供发票，而这样的项目一般会有质量保证金，在一年之后再付，如果供应商一年之后再提供发票，就会使得这个工程的资产总价少了一块，相应每个月的折旧费用也少了一块，不准确，于是为了保证资产原值的准确性，财务部联系使用部门和供应商协商，在支付尾款的时候，就要求供应商开具全额发票，然后结转固定资产的时候全额结转固定资产，这样就保证了资产原值和每月计提折旧的准确性。以上是对会计原始凭证的设计要求。
会计记账凭证，则要求会计人员对于每一笔会计记账凭证，都有理可依，有理必依，即每一笔会计凭证的记录都是要有原由的，并且附上一定的支持件，证明该笔会计记账凭证的必要性。
会计凭证的保管，是会计记账凭证的整理、装订、保管、存查工作。A 润滑油工厂的会计凭证是按照凭证序号排序，然后分年份、月份存放。A 润滑油工厂有一个专门的财务凭证存放室，里面存放着所有的会计凭证。先把凭证装订成册，按照明细账列表，打印出账页订在成册的会计凭证上备查，每册会计凭证就放在专业的财务凭证存放盒中，再罗列于柜子里，方便备查。会计凭证都会有规定的保存时间，例如原始凭证、记账凭证 15 年，日记账 15 年，明细账、总账、辅助账 15 年、年度会计报表永久。我们严格按照规定的年限保存会计凭证。
对于会计凭证的借阅，也有严格的规定，有专门的登记册，会计们或者同事如果要借阅以前月份或者以前年度的会计凭证，必须在登记册上登记：何时借阅、借阅公司名称、凭证号、签名，待归还会计凭证的时候，签上归还日期及签名即可。如果审计需要查阅凭证，一个方法是借阅凭证，在登记册上登记，并及时归还；另一个方法就是到财务凭证存放室查阅凭证，但全程需要有财务部的专人陪同。
3.2 财务报告设计
财务会计报告的作用：为企业领导和管理人员提供会计消息；为主管部门提供会计信息；为财政、税收、银行和审计部门提供会计信息；为投资人、债权人和其他利害关系人提供会计信息。综上所述，财务会计报告具有非常重要的作用，它可以把企业的财务状况通过报告的形式展现出来，让大家一目了然。单单看几笔会计凭证是看不出企业的经营状况和现金流量的，只能通过财务报告，才能体现出来。所以，无论是企业的管理者、债权人、财税部门都很看重财务报告，这样更要求财务报告的准确性，才能真实地体现企业的经营成果和财务情况。
A 润滑油工厂有两种财务会计报告体系：一种是呈现给集团总部的财务报告体系，即集团报表；另外一种是呈现给财政、税收、银行和审计部门的财务报告体系，即中方报表。两者的差别是报告口径和形式不一样，共同点是都基于相同的会计资料，即相同的明细账。这两类财务报告都是按月提交的。
集团总部的财务报告，根据日期顺序，罗列如下：
1、每月 25 日：财务情况预估表，仅需要利润表。这个预估表，是要把本月的利润情况预估出来，月份结束后真正出来的利润表，是要和本表做比对的，有差异，是需要向管理层进行解释的。如何制作此表呢。首先可以从 SAP 系统中导出，截至到 25 日的利润表情况。SAP 有这样的功能，即根据现有的明细账，自动生成设计好格式的利润表。导出利润表后，把从业务部门收集过来的数据，按照类型一一加入利润表中。从 25 日到 30 日，需要添加的数据包括：预估的产量、与这些产量相应新增的收入、新增的成本、固定费用（仓库租金、人员工资、办公室租赁费、快递费、电话费、促销费等）。加上这些信息后，一张全月的财务情况预估表就出来了。下表为示例：
2、次月 1 日：需要提交本月的固定资产统计表。统计本月新增的固定资产金额以及全年累计新增固定资产的金额。由于固定资产是工厂资产中一个庞大的组成部分，每月都有很多新购固定资产，所以回顾和关注它的金额进展情况，是很有必要的。做法：从 SAP 系统中导出本月新增的固定资产，根据资产类型在上月报表数据的基础上填入固定资产汇总表中，这样就得出全年累计数。后面跟着的是全年累计的预算，与实际发生数进行对比，差异要进行解释。固定资产的购买计划应该平均的分布在全年，而不建议在某月集中购买，比如在 1 月初购买全年所需要的固定资产，或者在 12 月份突击花钱，把全年的固定资产都购买在此月，这样做的后果，一个是预算没有平均的分配，与预算的匹配度不符，另一个也不方面做明年的预算，财务预算一般是在 7、8 月份制定，如果在制定的过程中发现全年的固定资产预算的使用部分不及全年的 1/2,管理层就会觉得说，是不是当年的固定资产预算不合理，给得太多。所以这张表的目的也是每个月来审视固定资产购买的使用情况，以提出建议，监督业务部门有序使用固定资产预算。
3、次月 2 日：资产负债表、利润表与现金流量表。（1）资产负债表：SAP系统里，除了有 8 位数的会计科目外，每个会计科目都会隶属于一个集团科目。
集团科目大于会计科目，即几个会计科目隶属于一个集团科目。而资产负债表中都是以集团科目来统计的，把集团科目中的数按照类型填入资产负债表中。填好后，需要对报表里的数进行微调，如资产数应为正数，负债及所有者权益数应为负数，如果在负债及所有者权益数中出现正数，应把这个数调到资产中去，如，应交税费属于负债类科目，如果本月增值税的进项税额大于销项税额，则本月增值税，不需要缴税，会在应交税费中，出现正数，这样就需要把进项税减去销项税的差额调到资产中与应交税费对应的非流动资产中去。这样微调后，还是没有结束，需要将本月的数据与前几月的数据进行比较，发现本月数比上月数增加或者减少特别多的，就要仔细的分析一下，是什么原因，是否异常，如果属于合理差异，可以忽略，如果是不合理差异，就要看看什么原因，是否是报表做错或者账务处理错误。比如，本月的应付账款，金额比上月增加了很多，就要检查是因为什么增加的，最快的方法是看资产方面，看资产方面是否有与上月相比，增加了很多的项目，如，固定资产、存货等，如果这些项目也增加了很多，那么应付账款增加，就是有原因的。如果从资产方面还是看不出原因，可以去应付账款明细账中查询，本月新增的应付账款，都是什么。再比如，负债类科目本月新增了应付票据的数据，而资产类科目中的预付账款金额本月也特别大，这样看是看不出原因的，只能把预付账款和应付票据的明细账都导出来，两者一对比，才会发现预付账款中有一笔大数，和应付票据的数是一样的，这是因为会计在月底的时候没有清账，应付票据的数和预付账款的数是可以对清的，会计没有及时清账，会导致资产、负债的数额虚增，这样数据就不是很准确，继而会影响营运资本的分析，所以在做表的时候，需要资产、负债类科目都减掉这个数。资产负债表做对的一个最基本要素是：资产=负债+所有者权益。两边的数应该相减为零。
（2）利润表：是反映公司经营状况的体现，是管理层特别看重的报表，看到这张表，才知道公司这个月挣了多少钱，减去相应成本，到底是盈利还是亏损了，看到这张表，才知道经营这家公司的意义所在，盈利了，公司才能持续经营下去。这张表以 SAP 系统里导出的利润表为模型进行制作，与 25 日做的财务预估表格式一样。但做完这张表后，财务管理层需要对这张表进行分析，并把分析观点上报给集团。主要分析这个月的盈利情况、利润好坏、影响利润的原因，还需要与本月的预算进行比较，费用高了或者低了，是什么原因，写出解释，同时还要与 25 日做的财务预估表，进行比较，数字是否与财务预估表一致，5%的差异是合理范围内的，高于 5%以外的差异，就需要寻找差异原因，进行解释。
（3）现金流量表：现金流量表是反应一定时期内（如月度、季度或年度）企业经营活动、投资活动和筹资活动对其现金及现金等价物所产生影响的财务报表14.
作为一个分析的工具，现金流量表的主要作用是决定公司短期生存能力，特别是缴付账单的能力。现金流量表是基于资产负债表的基础上制作的，一般会直接链接资产负债表的数据。要求现金流量表的最后结果正好等于资产负债表的货币资金数。中方的财务报告，主要用于上报税务机关、银行和财政局。一般在次月 15日之前完成，就是主要的三大报表：资产负债表、利润表和现金流量表。
资产负债表根据传统的模板形式制作：把 SAP 系统里的会计科目按照资产负债表里的口径类型进行匹配。利润表是反映企业在一定会计期间经营成果的报表，由于它反映的是一段期间的情况，所以是一种动态报表。现金流量表与集团财务报告中的现金流量表类似，也是基于资产负债表和利润表的基础上做成的，最后的结果也是要求要与资产负债表的货币资金数对上。
以上是集团及中方要求的几种财务报告。随着工厂的不断发展，管理层还会要求更加详尽的财务分析报告，财务报告体系也会不断完善。
