采购管理优化效果评估

　　第 5 章 采购管理优化效果评估

　　5.1 采购管理方案效果预测

　　公司执行新物资采购管理方案后将提高采购管理水平，取得良好的效益。为了验证新管理方案将来实施后的具体效果，现通过收集相关指标同时预测实施新管理方案后的指标值，进行对比分析，参见下表 5.1：

　　(一)开放的供应商评价系统，让供应商可以随时查看在系统的打分情况，促进供应商不断的改进自己的技术和服务水平，增加供应商之间的竞争意识，也保持了公平公正的原则。通过对供应商的甑选，选择供货能力强，交货及时，信誉好的供应商，以期达到及时交货，满足项目进度需求，提高产品的及时交货率，增强企业在同行业间的竞争力。

　　(二)在供应链采购管理模式下，通过对部门授权的供应商设立相应的库存查询信息平台，可以及时补充货源，减少库存量，争取达到零库存，从而降低供应链上的合作伙伴的物流成本，库存成本。另外企业内部进一步加强对采购计划的管理，合理控制库存，加快库存的周转，减少资金积压，提高库存周转率，缩短库存周转天数。

　　(三)公司内部采购管理系统的建立，保证了采购流程和采购文件的标准化和专业化，保持项目执行水平的一致性，同时对检查工作的有效性也起到了考量的作用。

　　在对供应商培训系统的设立，大大改进了供应商文件良莠不齐的现象，在公司日渐发展的同时，也促进和带动着供应商一起成长，改变了原来只顾眼前订单的短见思想，增强了与供应商之间彼此长期合作的愿景。

　　(四)通过新采购管理方案的实施，进一步降低采购成本，但由于目前市场价格波动大，没有很好的量化指标，不能准确反映采购成本下降的效果。

　　5.2 新采购管理方案设置后可能出现的问题分析

　　公司执行新物资采购管理方案后对提高采购管理水平，规范业务流程有很大作用。但同时，对新物资采购管理模式下可能引起的负面效应也必须认真思考，深入分析，正确对待。现就会有可能出现的一些主要问题提出一些看法。

　　(一)招投标流程影响采购效率

　　由于招投标手续比原有采购模式要复杂等因素，难免发生采购不及时，导致延误工期等现象发生。

　　(二)容易损害部分供应商利益

　　传统采购管理往往倾向于一种物料有多个供应商，感觉上比较保险。而新采购管理模式下长期协议、跟标采购等采购类型的趋势是减少供应商，并建立互信、互利、互助的长期稳定合作伙伴关系。但对公司来讲，不容易把握市场动态，供应商会因为竞争对手减少，减轻了竞争的压力而形成惰性，不去进一步提升产品品质、提高自身管理、进一步降低成本。同样会损害那些原来与公司一直保持良好合作关系，而由于采购方式改变后很长时间没有业务往来的老供应商的利益。

　　(三)新管理方案推进会遇到一些阻力

　　在推行新采购管理方案的过程中，由于机构人员职能设制的变化，甚至由于原采购部门有关人员个人利益的驱使，可能会极力阻止新采购管理模式，给新采购模式的顺利实施带来不必要的困难。

　　(四)容易导致新的腐败行为

　　新采购管理模式虽然比原来采购模式更容易控制采购腐败行为，但由于公司日益发展，涉及的采购机会越来越多、金额越大，在采购过程中一旦监控措施未能有效发挥作用，其容易产生更严重的腐败行为。

　　(五)存在支付体系风险

　　由于新采购管理模式的实施，供应商数目将大幅度减少，单个供应商的物资采购金额可能很大。因此，一旦公司资金周转暂时出现困难，会发生供应商因公司欠款金额太大，不支持继续供货等情况发生，将会给生产带来严重影响。

　　5.3 新采购管理方案设置后的应对措施

　　以上分析显示，新采购管理模式的运作将对公司产生一定的影响，为此，公司可采取以下应对措施。

　　(一) 对招投标固有缺点，容易产生效率损失问题的应对措施。

　　1. 加强对供应商的管理和培训。

　　2. 提高采购管理人员采购信息技术的能力。

　　3．适当提高常用物资或经常发生急需使用的物资的库备量。

　　4．提前计划期。根据项目的情况，提前计划上报采购订单，并由技术设计人员参与编制计划，对各种物资的进场日期进行合理地、准确地安排。目的是将各项目工程物资需求时间不一的订单尽量集中成更大的采购订单。同时也通过提前采购期避免应采购不及时而引起的缺货。但由于各项目工程所需物资是随时变动的，因此需求部门要与采购计划部门加强信息沟通，及时调整采购计划，上报物资给采购部，避免因沟通不足而导致错误采购。

　　(二)对容易损害未中标单位利益问题的应对措施。对供应商实施动态的选择、比较和淘汰机制，可从本质上调动供应商的竞争积极性，也给未中标单位与公司继续合作的机会。

　　(三)对会遇到一些阻力问题的应对措施。领导重视，加强职能部门沟通，确保有效实施：

　　1．新采购管理模式必须得到领导的切实重视，需要高层领导亲自过问、介入、主持采购业务的管理。

　　2．在采购管理模式改革之前要做好详尽的准备和宣传教育工作。

　　3．在实际操作过程中，严格按照流程规范运行，加强采购部门人员的沟通协调，尤其加强物资需求部门与采购部门的沟通交流。

　　4．对物资部人员绩效采取新的、更有效的激励措施和方法。

　　(四)对容易导致腐败行为问题的应对措施

　　要积极采取各种有效的监控措施来避免新采购模式带来的腐败行为：

　　1．加强监督力度。A 公司和业主两方管理监督部门要将对物资部采购过程和各环节的监督作为日常工作来抓。包括在合格供方名录中供应商选择数量的合理性，以及招标、评标、议标过程控制。同时，通过 ERP 系统中的采购信息平台，使公司采购流程透明化，减少腐败几率。

　　2．加强采购人员廉洁教育。要对采购人员实行任前廉洁承诺，任中廉洁谈话等教育活动，从思想源头上防止腐败。

　　3．加强绩效考核。将采购人员个人薪金标准与业务成绩进行考核挂钩，使个人利益与企业整体利益结合在一起。

　　4．定期轮岗交流。加强采购部门内部岗位之间或与外部其他部门岗位间进行定期轮岗交流。

　　(五)对存在支付体系风险问题的应对措施

　　1．按照采购合同付款进度条件，业主公司总部统一集中采购资金管理，做好物资采购资金支付计划，提高付款的信誉，尤其确保业务发生频繁、货款金额较大供应商分期付款的进度和额度。

　　2．积极与供应商进行协调。采购人员应积极地与供应商进行沟通协调，尽力得到供应商的理解，防范和减少供应商出现不合作甚至诉诸法律的情况。