公共档案馆发展的公共关系学分析绪论

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　　【题目】公共档案馆建设问题探究
　　【第一章】公共档案馆发展的公共关系学分析绪论
　　【第二章】公共档案馆与公共关系相关理论
　　【第三章】公共档案馆开展公共关系活动现状及问题分析
　　【第四章】公共档案馆建设过程中的公关策略
　　【结语/参考文献】公共档案馆公共形象构建研究结语与参考文献
　　
   
　　第 1 章 绪 论

　　1.1 研究背景

　　公共档案馆从上个世纪 80 年代传入我国，并已有 20 多年的历史。在我国，专家学者起初是介绍国外有关公共档案馆的建设和发展情况，以及学习他们的理论研究成果，慢慢的逐渐加强了我国自己的公共档案馆事业的研究，并且相继举办了关于公共档案馆的学术会议，编写论文和着作等多种工作，逐渐形成了代表我国本土色彩的公共档案馆理论框架，促进了公共档案馆事业在我国的发展，用理论铺平了道路。在公共档案馆的建设过程中，我国沿海地区在进行公共关系活动中取得了明显的成果，如上海、广东、天津、深圳市在建设新馆时充分考虑到将综合档案馆向公共档案馆转型相结合，加快对社会公众开放的脚步，敢于创新服务理念，提高服务质量，为我国其他地区公共档案馆事业的发展提供了学习的榜样。

　　于此同时，在我国各个地区对公共档案馆的建设与发展都有不同程度的重视，这让我们看到了我国公共档案馆的发展前景。公共档案馆的建设是一项复杂的过程，涉及到馆藏、技术、人员、服务等多种要素，同时更要注重对社会因素的研究和重视，注重社会公众的需求。在 2010 年召开的档案局馆长会议上，国家档案局局长杨冬权针对当前档案馆事业的发展情况，总结出档案馆在今后发展面临的有利机遇，即“八个前所未有”,既肯定了以往档案工作中全国各地所取得的工作成就和工作质量，同时也对未来的档案工作的开展也更有信息，并且设定了一个更加积极的、宏观的展望。在国家档案局制定的《全国档案事业发展“十二五”规划刚要》中明确提出了实施“安全第一”、“以人为本”、“服务为先”三大战略思想，加强档案馆公共服务能力建设，转变传统工作模式，加强档案宣传工作，增强与社会公众的互动性，全面推动公共档案馆事业在我国的发展。

　　经过我国档案学者多年的理论研究，一线工作人员实践摸索，我国公共档案馆事业取得了不错的成绩。我们也应当清楚的看到随着我国社会民主化进程的不断前进，市场经济体制逐渐完善，推动着社会公众民主意识不断增强，人们对信息的渴望和需求越发明显。传统的档案馆运行模式已经难以胜任当今社会的发展的需求。因此，公共档案馆的建设应当逐渐转变成为以社会公众的需求为起点，注重与社会公众之间的关系，转变档案馆服务理念，提高社会服务质量，与社会建立一套有效的沟通机制，从而实现最大限度的实现既定目标和档案价值。公共关系作为一种处理组织与社会之间关系的学科与艺术，将其融入到公共档案馆的建设与发展中，能够更好的协调公众与档案馆两者之间的关系，塑造公共档案馆的新形象，实现公共档案馆与社会公众之间的和谐共赢。

　　1.2 研究意义

　　1.2.1 理论意义

　　公共档案馆作为一种社会文化服务机构，要想实现其工作目标，必须与其所在社会环境建立并保持较好的沟通与协作关系，树立公共档案馆良好的社会形象。通过分析在建设公共档案馆的过程中面临的困境和问题，结合公共关系学的相关理论研究，加强档案馆的公关意识，从而积极主动的寻求与社会公众之间的联系，在社会和公众之间打造一个社会化、公益化、专业化的档案馆形象，开放档案信息资源，提高社会的档案意识，实现公共档案馆建设的“有为”“有位”的发展目标。

　　1.2.2 实践意义

　　在我国，公共档案馆事业的发展具有重要意义。首先，自 2008 年 5 月 1 日开始执行《中国政府信息公开条例》标志着我国现阶段社会民主化进程取得一定成绩，进一步维护了公民的信息权利。条例中明确提到：“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。①基于此，公共档案馆在为政府和社会公众提供信息服务的过程中就显得更加便捷和合理，同样，公共档案馆的建设应该把握这次难得机遇，开展一系列公共关系活动，将开放进行到底，主动贴近人民群众，进行行之有效的沟通与交流，塑造”以人为本“的档案馆形象。

　　②目前，公共档案馆建设在我国各地相继展开，将传统的档案馆转变成为具有社会性质、现代意义的公共档案馆。众所周知，公共档案馆的建设需要投入大量的资金和人员，在我国经济发达的地区，如上海，广州等，公共档案馆的建设与发展处于我国领先地位，而对于绝大多数地区来说，这些资源投入却是一笔不小的负担。因此，要想真正实现公共档案馆的价值，满足社会公众日益增长的信息需求，需要我们从实际情况出发，结合当地实情，通过开展一系列的公共关系活动，了解群众需求，从而真正提高公共档案馆建设的价值与意义，避免出现敷衍了事的现象。

　　与社会公众之间建立良好有效的沟通与协作机制，是我国未来一定时期内公共档案馆和档案事业发展的重中之重。档案馆就应当打破传统管理模式，转型成为多方合作、沟通顺畅的新型服务机构，与兄弟馆和博物馆、图书馆等相关机构建立良好的沟通渠道，实现信息共享等；与社区环境建立密切的联系。在这一过程中各种各样的问题将会直接考验公共档案馆的建设，因此，参考和借鉴公共关系学的相关理论研究成果，将其与公共档案馆的建设事业相结合，帮助公共档案馆与社会之间建立良好的沟通渠道，可以更好的发挥档案馆职能，同时对于加强与社会公众的沟通具有重要意义。

　　1.3 研究现状

　　在写作文章之前，笔者查阅了各类着作、会议论文集、网站、期刊数据库（以中国知网全文数据库为主）及其他相关资料，对各位学者的研究成果进行归纳总结，总结如下：

　　1.3.1 国外研究现状

　　面对日益激烈的市场竞争环境，一个组织如果不想被残酷的市场环境淘汰，那么与社会公众之间建立良好的沟通关系，打造亲民、为民的公众形象，就变得尤为重要。国外档案研究学者也意识到这一点，从 20 世纪 70 年代开始，逐渐将理论研究的课题设定为公共档案馆与社会公众之间公关关系的研究。

　　（1）公共档案馆建设问题的研究18 世纪法国资产阶级革命是最早提出”公共档案馆“这一概念的。在召开的国民议会上表决并通过了《国家档案馆条例》，其中明确提出公共档案馆应当以对社会和公众免费开放作为基本原则，标志着国家档案馆由封闭转向开放。该原则也逐渐发展成为当代档案馆发展的核心目标，并且为其发展提供了可靠的法律基础①.英国公共档案馆在20 世纪初期成立，是第一个在世界上具有真正意义的公共档案馆。与此同时，《公共档案馆法》的颁布进一步在法律上保证了公共档案馆的地位。

　　1966 年，美国的《信息自由法》对政府文件的性质进行了清晰的定位，在保证国家安全不受侵犯的前提下，任何公民了解政府信息，利用政府文件的权利①.美国的档案从业人员始终贯彻方便公众利用为主的基本原则，全心全意为社会公众提供档案信息服务②.加拿大着名档案学者特里·库克（Terry Cook）承认世界范围内人们对档案馆的认识已经发生了翻天覆地的变化，不再将其局限于国家机构，而是更多的开始向社会机构转变。”社会档案观“这一思想的提出为公共档案馆事业的发展提供了一个更加广阔的发挥空间，能够将档案的价值发挥到最大化③.放眼世界，许多国家对公共档案馆的建设都取得了一定的成就，而美国和加拿大依靠先进的工作理念，公共档案馆在当地乃至世界各国已经成为一个倍受青睐的具有娱乐、文化、休闲一体的标志性建筑，并且带动着当地旅游经济的发展。新加坡也将公共档案馆打造成为永久保存档案和爱国教育的基地；同时，澳大利亚、瑞士、挪威等国家也纷纷建立了自己的公共档案馆。在世界范围内，公共档案馆的数量已成规模，馆藏资源丰富，这也引起了各界的广泛关注。

　　（2）关于档案馆与社会关系的研究1974 年，加拿大在首都渥太华召开了第十五届国际档案会议，将主题定为”档案馆的社会联系“,表明国际档案界已经注意到档案馆与社会是紧密相连的，开展公共关系活动对档案馆来说也是十分必要的。会议提出档案馆的公共关系可以分为宣传、出版、展览和教学服务等四个方面。⑤1980 年，在伦敦召开的以”档案利用“为主题的第九届国际档案大会上，首次提到了”普遍利用“的理念，号召世界各国的国家级档案馆应当重视对社会公众的宣传工作，让社会公众享受到更加优质的档案信息服务⑥.通过公共关系活动的开展，打破传统的服务模式，以此来塑造并提升档案馆形象。英国档案学家迈克尔·库克（Michael Cook）在其着作中谈到，社会文化服务机构也应该讲公共档案馆纳入进来，发挥综合档案馆馆藏丰富的特点，打造一个”社会化“”亲民化“的社会形象。在 20 世纪 80 年代后期，美国档案学者也逐渐将”如何获取社会公众的接受和认同“作为档案工作的重点研究课题。美国出版的《美国档案工作规划》首先突出强调档案工作者应当努力提升自身素质，为公共档案馆更好的实现社会价值创造良好的工作形象。①此后，加拿大档案学者在国际会议上提出”公众档案意识的战略计划“②.

　　2000 年 9 月，在西班牙塞维利亚举办的第十四届国际档案大会上，与会人员探讨了档案工作者的职责和社会形象，并提倡全体员工应当以开放的工作态度，学习和利用先进的技术等为公共档案馆事业的发展创造良好的环境③.此后第十五届国际档案大会在奥地利召开，会议是以 ”档案、记忆与知识“为主题的，会上各国专家和学者一起讨论了作为人类记忆库的档案馆必须要转变传统保守思想，加强与社会之间的联系这一趋势要不断发展和强化。2008 年，马来西亚的吉隆坡举办了第十六届国际档案大会，会议将”档案，治理与发展绘制未来社会的蓝图“作为主题，强调了档案专业与社会之间的联系，档案工作要充分考虑社会群众的需求，加强与社会之间的合作，塑造档案馆的社会形象。④在与社会进行联系的工作中，各国都设立了具备开展公共关系职能的机构或岗位。如美国国家档案馆就有专门的公共关系专员，负责档案馆与社会的联络。英国公共档案馆的工作人员也有与社会媒体互动的职能，与媒体建立密切联系，定期召开新闻发布会，通报档案工作进展情况，让更多的人了解档案工作。⑤加拿大也设有专门负责档案宣传的公共关系部。近年来也开始注重网络宣传，在网上举办档案展览等。⑥
　　
　　1.3.2 国内研究现状

　　截至到 2014 年 1 月，笔者以”公共档案馆“关键词，在河北大学图书馆中国学术期刊网（CNKI）中检索文章，检索出 1980 年至 2013 年期间发表的有关公共档案馆的相关论文和会议文集。结果共检索出 643 篇文章。按年份排列的话如图 1 显示：
　　
　　从上图中我们可以清楚的看到，随着社会的不断发展，我国档案学术界对公共档案馆的研究也呈现出一个高峰期。仅在 2010 年一年当中，就发表了以”公共档案馆“为关键字的文章共计 91 篇，达到一个顶峰。

　　笔者还按照期刊作者的来源单位进行汇总，如下表 1:
　　
　　从内容方面来看，各位学者对公共档案馆研究的视角不同，大致可以分为两个方面，一是馆公共档案馆基础理论的研究，包括公共档案馆的定义、职能、意义、原则等基础理论；另一方面是有关于公共档案馆的建设，这涉及到档案馆与政府之间的关系和宏观政策的内容。

　　各位专家学者虽然从不同的角度提出了有关公共档案馆的相关理论，但对公共档案馆都有着同样的认识，即公共档案馆是由国家设立的，为国家和全体人民提供馆藏资源利用，以为社会公众提供信息服务为基本工作职能。

　　笔者还按照”档案馆“和”公共关系“为主题，共检索出 65 篇文章。国内关于档案馆公共关系的文章，最早是厉佛新的发表的《试论档案馆公共关系》，文中谈到关于对档案馆公共关系的定义、必要性、方式和目的等内容。①随后，谭彩敏也注意到网络环境对档案馆公共关系的影响，提出档案馆应当在信息收集、信息传播过程当中与公众之间应当建立有效的互动。②曹兴华指出政府信息公开为公共档案馆开展公共关系活动提供了良好的契机，提出要转变工作观念，抓住难得机遇，积极配合并参与政府信息公开；借用新闻媒体的力量做好档案馆的宣传工作；注重对用户信息的反馈等。③王芹提出了档案馆作为公共文化基础设施，饱含丰富的文化资源，应当顺应时代潮流，最大限度发挥档案馆的文化和娱乐休闲功能，创造一个独特的公共文化休闲中心。并且从公共关系的角度探讨了档案馆文化休闲功能的意义、预期障碍以及解决方案。④周林兴创造性的引入企业识别系统（CIS）的理念塑造档案馆形象，将档案馆作为一种企业进行管理，进一步吸引社会公众的眼球，提高档案馆的社会地位⑤.有关公共档案馆的研究除了期刊论文之外，还有一些研讨会议和着作对此进行专门的介绍，从而从更加微观的角度对此进行深入研究和探讨。

　　着作方面，冯惠玲、张辑哲在《档案学概论》中谈到档案工作发展自始至终都受到社会环境的影响，两者之间相互影响，相互促进。一方面，档案工作的生存与发展受到社会环境的影响和制约。另一方面，通过有效的管理活动，让档案馆与社会之间形成一种良好的公共关系，进而为档案工作的发展创造良好的社会环境⑥.在薛匡勇编写的《档案馆论》中针对构建档案馆系统和提升档案馆的社会形象提出了自己的理解和建议⑦.

　　综上所述，公共档案馆的发展需要理论联系实践，我们既要档案学者的理论支持，又要兼顾档案工作者来自实践层面的建议和意见。所以，我国公共档案馆的发展之路依旧充满坎坷，既要完善自身，又要与政府、公众建立密切的联系。所以，笔者就以公共关系为切入点，探讨我国公共档案馆在建设过程中形成”对内团结“”对外开放“的具有现代意义的公共文化服务机构。
　　
　　1.4 研究思路和研究方法

　　1.4.1 研究思路

　　本文兼有档案学和公共关系学的理论基础，通过学习前辈关于公共档案馆、档案馆公共关系、图书馆、博物馆公共关系等研究成果，以我国公共档案馆发展的实际情况为出发点，归纳总结出各领域针对公共档案馆和档案馆公共关系两者关系的研究成果，分析出建设我国公共档案馆过程中开展公关活动的现状以及遇到问题，并根据这些问题提出了公共档案馆建设中应当如何开展公关活动的相关策略。

　　1.4.2 研究方法

　　（1）文献综述法。笔者归纳和总结之前有关公共档案馆的着作和论文，得出一定的结论。

　　（2）定量分析法。笔者对关于公共档案馆的研究论文和着作采取了量化分析，同时还针对档案馆形象的认识对 B 市的居民进行了调查访问，以便能够对公共档案馆事业的研究更加科学合理。

　　（3）综合研究法。本文是以公共档案馆研究为主要线索，在分析和解决问题的同时引入了管理学、传播学、公共关系学等多门学科的理论与方法。

　　（4）案例分析法。文中介绍了我国一些发达地区公共档案馆建设的发展情况，笔者对此进行一定的实证分析，虽然不能代表国家全部的发展水平，但从某个角度也能说明一定的问题。